従業員がいる場合、経費報告は会計プロセスの重要な部分です。経費報告書は柔軟性を可能にし、従業員が仕事をしやすくします。ビジネスの時間とお金を節約するために、支出レポートポリシーを作成します。
経費報告書は、従業員があなたのビジネスのために行った購入を追跡するために使用されます。従業員が購入したら、事業費報告書に記入して提出する必要があります。経費報告書の一般的なビジネスコストは次のとおりです。
従業員はあなたの事業費を自己負担で支払う責任はありません。従業員がビジネス関連の旅行や娯楽などのビジネス購入を行う場合は、払い戻しを支払うか、前払いします。
払い戻しでは、従業員は自分のお金を使って購入し、あなたは彼らに返済します。事前に、あなたは従業員にお金を与えます。次に、彼らは購入をします。前払金は経費報告書の購入金額から差し引かれます。
経費報告書で行われた購入は事業費であり、給与の一部ではありません。返済された費用は課税対象ですか？従業員の払い戻しに対して、雇用税を源泉徴収したり支払ったりすることはありません。払い戻し額を従業員に支払い、それを事業費として会計帳簿に記録します。
事業費報告書に記入する標準的な方法はありません。ビジネスのニーズに合わせてレポートをカスタマイズできます。ただし、正確な中小企業の経費の追跡と払い戻しのために、次の情報を含める必要があります。
従業員が提出するためのフォームまたはテンプレートを提供できます。従業員は、紙またはオンラインで経費の概要を記入する場合があります。
標準フォームを使用すると、あなたとあなたの従業員の払い戻しが簡単になります。中小企業向けにこの経費報告書の例を試してください。
正確でコンプライアンスを維持するには、事業費レポートポリシーを作成します。従業員は、払い戻しを要求する際にポリシーの手順に従う必要があります。ポリシーには次の情報を含める必要があります。
従業員とあなた自身が簡単に払い戻しできるようにします。複雑なシステムは時間を浪費し、ビジネスの生産性を低下させます。シンプルで合理化された経費報告プロセスで、頭痛やエラーを回避します。ポリシーに次のセクションを含めます。
経費ガイドラインは、あなたがどのような購入を払い戻すか、そして払い戻さないかを示しています。また、従業員への払い戻しが必要な状況についても説明しています。
経費ガイドラインのセクションでは、払い戻しの対象となるものを明確に示しています。たとえば、従業員に最も安い旅行オプションを選択するように要求する場合があります。または、従業員にアルコール飲料を払い戻さないと言うこともできます。
従業員が払い戻しを受けることができる、またはできないすべてのアイテムをリストする必要はありません。ただし、返済する金額に関する主要な制限と詳細を含める必要があります。
時間枠は、従業員が経費報告書を提出する必要がある時期を示しています。また、レポートを送信した後、どのくらいの期間で従業員に払い戻しを行うかについても説明しています。
効果的な払い戻しプロセスのために、経費報告書を動かし続けてください。レポートを早く受け取るほど、中小企業のキャッシュフローは健全になります。そして、従業員は迅速に払い戻しを受けることを望んでいます。ポリシーに妥当なタイムラインを含めて、全員が同じページにいることを確認します。
多額の費用がかかる場合は、商品を購入する前に従業員に承認を求めてもらいます。そうすることで、払い戻しを監視し、従業員が過剰に支出しないようにすることができます。たとえば、飛行機のチケットは一般的に高価であるため、その金額を承認することができます。従業員に経費報告書に承認を添付してもらいます。
経費報告システムを成功させるには、適切な記録が重要です。従業員は、領収書や請求書など、購入のためのサポート文書を保持する必要があります。名前や経費の理由、仕事番号など、領収書にメモを書いてもらいます。従業員が支出報告書を提出するときは、それに裏付けとなる書類を添付する必要があります。
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