多くの中小企業の経営者のように、商品やサービスを提供した後に顧客に請求書を送付します。効果的な請求システムにより、顧客はより柔軟な支払いオプションを利用できます。さまざまな状況で顧客に送信する請求書の種類を知る必要があります。
顧客に送信できる請求書にはさまざまな種類があります。請求書の種類ごとに特定の目的があります。以下は、顧客に送信する可能性のある会計の6種類の請求書です。
プロフォーマインボイスは支払いの要求ではありません。このドキュメントは、事前請求書のように考えることができます。顧客の作業を完了する前に、プロフォーマインボイスを送信します。
プロフォーマインボイスには、製品の納品またはサービスの実行後に支払う金額が顧客に示されます。また、プロフォーマインボイスを使用して、ギフトなど、贈るアイテムの価値を示すこともできます。
通常、プロフォーマインボイスは、実行する作業とアイテムの費用を見積もります。プロフォーマインボイスは、何かを提供するというコミットメントを表しています。プロフォーマインボイスの条件は、プロジェクトの進行に応じて変更される可能性があります。
中間請求書は、大規模なプロジェクトの価値を複数の支払いに分割します。大規模なプロジェクトを完了するときに、中間請求書を送信します。
プロジェクトが大きくなるほど、人件費、資材費、およびその他の運用コストに多くの費用がかかります。中間請求書は、大規模な仕事のための中小企業のキャッシュフローを管理するのに役立ちます。支払いを受け取るためにプロジェクトが終了するまで待つ必要はありません。代わりに、中間請求書からのお金を使用して、費用の一部を賄うことができます。
名前が示すように、プロジェクトの完了後に最終的な請求書を送信します。最終的な請求書は、作業が完了したことを顧客に知らせます。プロフォーマの請求書とは異なり、最終的な請求書は支払いの要求です。
最終的な請求書には、提供した製品とサービスの項目別リストが含まれている必要があります。総費用、期日、支払い方法にも注意する必要があります。
最終的な請求書は、作業が完了したらすぐに郵送またはオンラインで送信してください。そうすることで、健全な速度でビジネスに現金を流入させ続け、回収の問題を回避することができます。
場合によっては、顧客が最終請求書の期日までに支払いを行わないことがあります。この場合、延滞請求書を送付する必要があります。請求書が遅れた直後に期限を過ぎた請求書を送信します。
延滞請求書は、支払期日が過ぎたことを顧客に通知します。延滞請求書の最終請求書からのすべての情報を含めます。また、延滞料や延滞金の支払いに対して顧客にペナルティを課す利息も含めてください。
期限が過ぎた請求書が機能しない場合は、支払いを行わない顧客に対して別のアプローチをとる必要があるかもしれません。支払い条件の変更、支払い計画の設定、または回収業者の雇用を検討してください。
定期的な請求書を使用して、継続的なサービスについて顧客に請求します。一部の光熱費と同様に、定期的に同じ金額を請求します。
定期的な請求システムの使用は、サブスクリプションベースのビジネスに適しています。また、顧客が会社のメンバーシップを持っている場合は、定期的な請求書を使用できます。たとえば、ジムを所有していて、メンバーが月額料金を支払う場合は、定期的な請求書が最適な請求オプションになる可能性があります。
起業家のRenzoCostarellaは、Due.comの記事で定期的な請求書について説明しました：
「同じクライアントで進行中のプロジェクトがある場合は、定期的な請求書を使用するのが最適な場合がよくあります。これらを使用して、あなたとクライアントは請求間隔（通常は毎週または毎月）に同意し、請求書は設定された間隔で自動的に請求されます。クライアントは最終的にこの部分をルーチンの一部にするので、あなたはより早く支払いを受けることができます。」
顧客に請求する代わりに、クレジットメモを使用して顧客にお金を借りていることを確認します。クレジットメモは、顧客の元の請求書の金額以下になります。
顧客が返品した、送信した商品が破損した、または間違った商品を送信したために、クレジットメモを送信する場合があります。クレジットメモを使用すると、顧客が最初に支払った金額を返金したり、将来の購入時に顧客にクレジットを提供したりできます。
請求書の種類ごとに独自の目的があります。ただし、通常、請求書には同じ重要な情報が含まれています。請求書に次の項目が含まれていることを確認してください。
請求書の日付： 請求書を作成した日を顧客に知らせます。
お客様の連絡先情報： 顧客は、請求書が自分向けであることを確認したいと考えています。顧客の名前、会社、住所、電話番号を記載してください。
あなたのビジネスの情報： 顧客はあなたに連絡できる必要があります。請求書に名前、会社、住所、メールアドレス、電話番号を記載してください。
購入したアイテム： 提供した各製品とサービスの項目別リストを作成します。各項目の横に、個別の費用を記入します。
未払い総額： 顧客から受け取ると予想される支払い総額を記載してください。
支払い条件： 支払われる予定の日付に注意してください。また、顧客にどのように支払うかを詳しく説明します。たとえば、小切手、クレジットカード、または現金を受け入れますか？顧客が支払いを送るべき特定の住所はありますか？明確な請求書の支払い条件により、顧客は簡単に支払うことができます。
請求書番号： 記録のために各請求書に番号を付けます。請求書番号をメモして、将来の支払いと照合できるようにします。
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