あなたの中小企業は紙の文書で雑然としていますか？あなたがビジネスの財政を追跡するために紙に頼るとき、あなたはしばしば時間と資源を浪費することになります。効率的な会計プロセスのために、ペーパーレスオフィスを作成するためのヒントに従ってください。
ペーパーレス会計はあなたの中小企業の時間とお金を節約することができます。いくつかの簡単な変更を加えるだけで、使用する用紙の量を減らすことができます。ペーパーレスオフィスに移行するための6つのステップは次のとおりです。
財務書類のコピーを複数用意しておくことをお勧めします。 1つのドキュメントに損傷を与え、重要な情報を失うリスクを軽減します。しかし、財務書類の複数の紙のコピーを作成するにはお金がかかります。また、会計事務処理に必要なストレージスペースの量が2倍になります。
複数の紙のコピーを保持する代わりに、コンピューターにドキュメントをデジタルでバックアップします。書類を電子的にファイリングすることで、不要な書類の保管を回避できます。これは、ペーパーレスオフィスの多くのメリットの1つです。必要なときに必要な数のドキュメントを印刷できます。また、顧客の注文、領収書、その他のドキュメントをスキャンしてコンピュータに保存します。
コンピューター上のドキュメントのバックアップは、ペーパーレス会計事務所の主要なベストプラクティスの1つです。そうすることで、情報が失われるのを防ぐことができます。ドキュメントをオンラインで保存すると、コンピューターがクラッシュした場合に情報が失われるのを防ぐことができます。メモリースティックや外付けハードドライブを使用して、会計書類をバックアップすることもできます。
まだお持ちでない場合は、別のビジネス銀行口座を開設する必要があります。ビジネス目的でのみ使用される銀行口座は、個人資金とビジネス資金を分離します。ビジネスアカウントを開設したら、オンラインバンキングに登録します。
ペーパーレス会計システムの一部としてオンラインバンキングを使用すると、銀行に駆け込み、小切手を書くために費やす時間が短縮されます。オンラインバンキングで、請求書の支払い、別の口座への送金、銀行取引明細書の確認を行うことができます。オンライン銀行口座を使用すると、郵便で紙のコピーを待つことなく、明細書に24時間アクセスできます。
中小企業の所有者は、すべてのビジネスの取引を記録する必要があります。手作業でお金を追跡する場合は、オンライン会計ソフトウェアへの切り替えを検討してください。会計ソフトウェアがあなたのビジネスでの事務処理の量を減らし、時間を節約するので、これは私たちの最高のペーパーレスオフィスのヒントの1つです。
クラウド会計ソフトウェアは、インターネット上に財務情報を保存します。インターネットに接続されていれば、どのデバイスからでも書籍にアクセスできます。ソフトウェアにトランザクションを入力することにより、プログラムは自動的に合計を計算します。ソフトウェア会社はセキュリティと正確性を保証する必要があります。
財務諸表は、進捗状況を追跡し、決定を下すのに役立ちます。ただし、紙のステートメントは迷惑になる可能性があります。手作業でステートメントを作成するには時間がかかり、情報にエラーが発生しやすくなります。
代わりに、財務諸表を作成できるソフトウェアプログラムを選択してください。ソフトウェアは入力された情報を自動化し、正確なエンドバランスを提供します。デジタルステートメントの作成による時間の節約は、ペーパーレスオフィスの多くの利点のもう1つの例です。ステートメントは統一されているため、1か月の財務状況を別の月と簡単に比較できます。
声明の紙のコピーが必要な場合は、それを印刷することができます。それ以外の場合、ステートメントは必要なときにオンラインで保存されます。
ソフトウェアを使用しない場合は、オンラインでアプリケーションを使用するか、デスクトップにインストールして、ペーパーレスの職場向けのステートメントを作成できます。たとえば、Excelスプレッドシートにステートメントを作成できます。数式を入力すると、スプレッドシートは自動的に合計を計算します。ステートメントは、印刷する必要があるまでデジタルで保存されます。
効果的な請求システムは、中小企業にとって非常に重要です。請求書の支払い条件が悪いために、借りているお金を集めるのに時間とお金を無駄にしたくありません。デジタル請求書の送信は、時間と費用のかかる請求の問題に対する解決策になる可能性があります。
請求書をデジタルで送信することで、紙、封筒、切手を購入する必要がなくなります。電子メールで顧客に請求するか、請求機能を備えたソフトウェアプログラムを使用することができます。電子請求書は一貫した請求書テンプレートを提供するため、各請求書を最初から作成する必要はありません。顧客は郵送された請求書よりも早く電子請求書を受け取るので、ペーパーレスの会計システムに電子請求書を含めることで、より早く支払いを受けることができます。
あなたはあなたの中小企業のために連邦税を支払う必要があります。税金には、所得税、自営業税、消費税などが含まれます。連邦税を支払う簡単な方法については、EFTPSに登録してください。
Electronic Federal Tax Payment System（EFTPS）は、連邦税をオンラインで支払うことができる無料のサービスです。 EFTPSを使用して、すべての連邦税を支払うことができます。納税者番号、銀行口座と銀行コード、および名前と住所を使用して、IRSからEFTPSにサインアップします。次に、段階的な指示に従って連邦税の支払いを行います。
中小企業の本をペーパーレスの職場に保管する簡単な方法が必要ですか？パトリオットのオンライン会計ソフトウェア 使いやすく、非会計士のために作られています。米国を拠点とする無料のサポートを提供しています。今日は無料でお試しください。