ある時点で、従業員はビジネス関連の購入を行うために会社の資金を使用する必要があるかもしれません。これが発生すると、経費管理が機能します。中小企業の経費管理と、プロセスを合理化して従業員にタイムリーに払い戻しを行う方法についてすべて学びます。
では、経費管理とは正確には何ですか？経費管理は、会社が事業経費の処理、支払い、監査に使用するシステムです。これには、従業員の出張、接待、および払い戻し（事務用品など）が含まれる場合がありますが、これらに限定されません。
経費管理プロセスでは、企業は従業員がビジネス関連の問題に費やした金額を払い戻します。そして一般的に、企業はポリシーと手順を設定して、従業員が経費の払い戻しに何が重要かを知るようにします。
事業費管理は、従業員の経費に関する洞察を提供し、支出を分類するのに役立ちます。言うまでもなく、これにより、コンプライアンスが確保され、監査用のレポートの収集が容易になります。
従業員の経費情報は、次のようなさまざまな方法で監視、追跡、保存できます。
ビジネスに最適な経費管理ソリューションを見つけるには、各オプションの長所と短所を検討してください。
スプレッドシートは簡単で安価です。ただし、それらはより時間がかかり、一部の従業員を混乱させる可能性があります。
紙のフォームは紙の領収書とうまく連携し、経費報告書を管理するための安価な方法です。ただし、従業員と経費報告書の承認者の両方に多くの手作業が必要です。
経費管理ソフトウェアは、タスクを合理化し、関係者全員の作業負荷を軽減することができます。これは経費管理にとって最も費用のかかるオプションですが、ソフトウェアを使用すると、従業員に迅速に払い戻しを行い、間違いを防ぐことができます。
スプレッドシートを管理することが不可能であると思われる場合、常に経費管理の間違いを犯しており、従業員が経費報告書に記入するのに多くの時間を浪費している場合は、経費管理手順を再考する時期かもしれません。
経費管理プロセスを改善し、従業員への払い戻しのタスクを合理化したいですか？これらの4つのヒントを見てください。
経費管理プロセスが滞りなく行われるようにするには、すべてを配置します（はい、すべて ）あなたとあなたのチームのために書面で。そうすれば、あなたとあなたの従業員はあなたのポリシーをガイドとして使用できます。
経費管理ポリシーに以下を含めます。
各従業員にポリシーのコピーに署名してもらい、それを読んで理解していることを示し、署名したコピーを従業員のファイルに保管して保管します。
あなたがしたい最後のことはあなたの経費管理方針について怠惰になることです。そうしないと、記録が不正確になったり、払い戻しを逃したりする可能性があります。問題を回避するには、Tのすべてのポリシーに従ってください。
必ず確認してください：
経費管理プロセスをさらに合理化するには、スプレッドシートを廃止し、中小企業向けの経費管理ソフトウェアに投資することを検討してください。
ソフトウェアのような経費管理ツールは、経費を整理し、誰が払い戻されたか、誰が払い戻されなかったかを確認するのに役立ちます。
ソフトウェアに切り替える前に、ビジネスの長所と短所を検討してください。経費管理ソフトウェアを使用するメリットは次のとおりです。
ソフトウェアの主な欠点の1つは、コストです。ソフトウェアの利用は、スプレッドシートや紙のフォームを使用するよりも費用がかかります。ただし、コミットする前に、自分のビジネスに適したものを見つけて、最良の取引を見つけるために買い物をすることができます。
経費管理ソフトウェアを使用する利点について、保険オタクの財務責任者であるMichaelCummins氏は次のように述べています。
経費管理プロセスを改善することになると、自動化が重要になります。堅実な経費管理ソフトウェアを使用すると、必要なレポートを自動的に生成することで追加の時間を節約し、レポートとフォームに完全にオンラインのシステムを使用して紙を節約し、ソフトウェアの進行状況をいつでも監視できます。最も重要なことは、自動化されたシステムを使用することで、ビジネスに集中し、消費習慣についてより適切な予測を行うための追加の時間を確保できることです。
可能であれば、経理および給与プロセスと統合するソリューションを見つけてください。たとえば、会計ソフトウェアや給与と統合された経費管理システムを見つけることができます。
統合することで、あらゆる面から物事が簡単になります。経理と統合する場合、書籍の更新について心配する必要はありません。また、給与と統合するソリューションを見つけた場合は、従業員への払い戻しをより迅速に行うことができます。
解決策を探すときは、現在のプラットフォームに経費管理統合オプションがあるかどうか、および統合に追加のコストがあるかどうかを確認してください。