事業主として、あなたの会社を経営する際に注意を払うべきことがたくさんあります。給与、雇用、簿記…リストはどんどん増えていきます。そして、そのリストには、すべてのビジネス記録の監視が含まれています。では、追跡する最も重要なビジネス記録は何ですか？
IRSでは、一定期間、多数の記録（税務記録など）を保持する必要があります。ただし、必須でなくても、注意が必要な記録管理の種類は何ですか。 それらを維持するために？監視するビジネスレコードは6つあります：
あなたはあなたのビジネスのすべての取引をあなたの会計記録に記録します。ビジネスに必要な会計記録には、収入、資本、および経費に関するすべての情報が含まれています。財務会計の記録から、データを財務諸表にまとめ、中小企業の比率を計算できます。
会計記録を次のように追跡する必要があります：
定期的に（たとえば、毎月または四半期ごとに）財務記録を監視します。そして、すべての支出と収入源を追跡していることを確認してください。すべての会計データがないと、記録は不完全であり、不正確な情報を提供します。記録をバックアップするために、すべての領収書と請求書のコピーを保管してください。
連邦政府は、あなたの収入と支出を示す財務書類を保管することをあなたに要求しています。会計記録を使用して、事業所得税の確定申告を行います。
納税申告書を提出した後、税務記録を保管してください。なんで？ IRSでは、これらの記録を特定の期間保持する必要があるためです。申告書を提出しない場合は、税務記録を無期限に保管する必要があります。会計士、州、またはIRSに問い合わせて、個々の記録を保持する必要がある期間を確認してください。
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銀行の明細書には、銀行のすべての口座の詳細が記載されています。アカウントには、小切手、貯蓄、投資、およびクレジットカードの記録が含まれる場合があります。また、銀行口座を追跡する必要のある会計記録と照合することができます。
銀行の明細書を財務記録と比較し、潜在的な間違いがないか確認します。銀行の明細書が会計記録と一致しない場合は、帳簿に誤りがある可能性があります。
銀行の明細書は、ビジネスの進捗状況を追跡するのにも役立ちます。また、銀行の明細書を使用して税金を申告します。
事業者ローンはありますか？もしそうなら、あなたのローンを追跡することは非常に重要です。次のようなものを追跡したい：
ローンのすべてのドキュメントは、簡単にアクセスできる場所に保管してください。ローンをより早く返済するか、延長が必要な場合は、ローンプロバイダーにドキュメントを提供してください。
あなたの本でビジネスローンの返済を追跡します。あなたの本の負債を減らすためにローン口座から借方に記入し、支払いのために現金口座に貸方記入します。
あなたのビジネスローンを追跡する目的は、あなたが支払いを逃さないことを確実にし、リスクを管理することです。また、責任あるローン返済計画を通じて、将来的にローンを受け取る可能性を高めることができます。ローン契約に概説されているように、支払いを逃さず、ローン全体を完済することは、ビジネスのクレジットスコアを上げるのに役立ちます。そして、より高いビジネスクレジットスコアは、あなたがより低いリスクで責任ある借り手であることを貸し手に伝えます。
あなたのビジネスが持っている法的文書はあなたのビジネス構造に依存します。たとえば、法人化された会社（C社など）は、定款を維持する必要があります。その他の法的文書には、パートナーシップのパートナーシップ契約または個人事業主のDBA（別名ビジネス）が含まれます。
あなたはあなたがあなたのビジネスを所有していることを証明するすべての法的文書を維持しなければなりません。所有権の証明を提供する必要がある場合に備えて、これらの文書を安全な場所に保管してください。
法的文書の追跡は、財務記録の追跡とは異なることに注意してください。ドキュメントをどこに保存するかを知っておく必要があります。そうすれば、必要なときにいつでも簡単にドキュメントをプルできます。
州および地方自治体は、事業を運営するためにさまざまな許可または免許の取得を要求する場合があります。また、ビジネスの業界によっては、業界固有の許可またはライセンスを申請して受け取る必要がある場合があります。
たとえば、食品や飲料を販売する企業は、それらの商品を販売するために健康許可を取得する必要がある場合があります。そして、あなたがあなたのビジネスでアルコールを売ることを決心するならば、あなたは酒類販売免許を申請する必要があります。
定期的に更新する必要があるかもしれないので、許可とライセンスを追跡します。そして、あなたのビジネスが持っている許可またはライセンスに関する法律の変更に注意してください。投稿が必要な場所や許可またはライセンスを更新する必要がある頻度が法律で変更された場合は、罰則や罰金を回避するために迅速に遵守してください。
あなたが事業を営むときに購入する必要があるかもしれない保険証券の様々なタイプがあります。購入できる保険の種類の例は次のとおりです。
ただし、保険を利用するには、保険の証明を提出する必要があります。あなたの保険証券がどこにあるかを追跡します。そうすれば、保険金請求を行う必要がある場合に、保険証券番号やその他の識別情報を手元に置くことができます。
保険証券は、次の場合に会社を保護するのに役立ちます。
保険証券のコピーは、損傷しない場所に保管することを検討してください。たとえば、レコードをクラウドにデジタルで保存したり、耐火ロックボックスに物理的に保存したりできます。また、紙の文書の代わりにオンラインで保険をダウンロードまたは表示するためのデジタルアカウントを提供しているかどうか、保険会社に問い合わせてください。
この記事は、元の公開日である2016年4月8日から更新されています。