あなたのビジネスは従業員に小額の現金を提供していますか？小口現金は、切手や会議のドーナツなど、企業が低コストの経費を支払うために使用する少量の現金です。ただし、中小企業で小口現金基金を設立する場合は、小口現金会計システムを作成する準備をしてください。

少なすぎると思われる場合でも、小口の現金取引を記録する必要があります。ささいな現金システムがなければ、定期的に少額の現金を使用すると、あなたの本に大きな食い違いが生じる可能性があります。また、すべての事業費の記録を保持している場合は、税額控除を請求できます。

小口現金基金の設立、小口現金会計の処理、小口現金口座の照合、および税額控除の請求について学習するために読んでください。

小口現金基金の設立

小切手で小切手を書いたり、ビジネスクレジットカードを使って少額の費用を賄ったりする代わりに、小額の現金資金が役立ちます。小口現金資金は、あなたのビジネスのためにアイテムを購入したり、ビジネスアイテムを購入した従業員に払い戻しをしたり、変更を加えたりするために使用されます。

小口現金基金を設立する場合は、次のことを行うと、小口現金の会計責任を簡素化するのに役立ちます。

• 小口現金管理人と小口現金レジ係を選択してください
• 小口現金資金の金額を決定する
• 使用できる小口現金資金を決定する
• 小口現金リクエストの最大額を選択してください

小口現金管理人は、小口現金の管理と従業員への分配を担当する従業員です。小口現金キャッシャーは、小口現金基金が低くなりすぎて小口現金会計を処理するときに、小口現金基金にお金を入れる人（たとえば、あなたや従業員）です。従業員の盗難を防ぐために、これらの役割を引き受けるように別の従業員に依頼する必要があります。

あなたは小口現金資金がいくらに設定されているかを決定する必要があります。一部の企業は50ドルを小口現金資金に投入し、他の企業は250ドルを投入します。資金の額はビジネスニーズによって異なります。

従業員は小口現金で何を購入できますか？小口現金を分配する前に境界を設定する必要があります。たとえば、従業員は小口の現金を使って自分でコーヒーを買うことはできません。

最後に、従業員が小口現金取引を要求できる最大金額を選択する必要があります。従業員が小口現金要求の制限を超えて使う必要がある場合は、ビジネスクレジットカードを使用できます。

小口現金会計

他の種類の取引と同様に、中小企業の会計帳簿に小口現金取引を記録する必要があります。

小口現金会計の処理方法を改善するには、トランザクションごとに小口現金の領収書を要求します。そして、金額、従業員の名前、および従業員に小口現金を渡す日付を示す小口現金伝票を作成します。あなたまたは従業員が小口現金で支払う場合は、領収書を保持し、記録のために小口現金伝票を領収書に添付してください。

小口現金会計の場合、取引の詳細を示すログを作成する必要があります。そして、あなたが小口現金基金にお金を入れるとき、そしてお金が基金を去るとき、あなたは小口現金ジャーナルエントリーを記録しなければなりません。少なくとも月に1回は、小口の現金取引を本に記録することを検討してください。

それで、小口現金簿記はどのように機能しますか？

小口現金ログ

何を購入したか、購入金額、購入日、影響を受けたアカウント（事務用品アカウントなど）、およびどの従業員が資金を受け取ったかを詳細に示す小口現金ログを作成します。

ささいな現金ログの例を次に示します。

小口現金基金にお金を入れるためのジャーナルエントリ

あなたの小口現金レジ係が小口現金基金にお金を入れるとき、彼らはあなたの本に仕訳帳を作成しなければなりません。エントリには、PettyCashアカウントの増加とCashアカウントの減少が表示されている必要があります。これを表示するには、Petty Cashアカウントから借方に記入し、Cashアカウントに貸方記入します。

小口現金帳の形式は、次のエントリのようになります。

小口現金資金が少なくなりすぎた場合は、設定した金額まで補充する必要があります。次に、Petty Cashアカウントから借方に記入し、Cashアカウントに貸方記入する別のジャーナルエントリを作成します。

小口現金基金からお金を取り除くためのジャーナルエントリ

あなた（またはあなたの小口現金レジ係）はまた、小口現金資金が何に向かっているのかを示すジャーナルエントリを作成する必要があります。

小口資金の購入を示す仕訳を作成するには、対応するアカウント（たとえば、物資を購入する場合は事務用品アカウント）から借方に記入し、小口現金アカウントに貸方記入する必要があります。

小口現金会計のために本を更新する頻度によっては、複数の口座から借方に記入する場合があります。

小口現金の会計形式は次のようになります。

小口現金会計の例

小口現金資金に75ドルを指定するとします。ファンドにお金を入れるときは、Petty Cashアカウントから借方に記入し、Cashアカウントに貸方記入するジャーナルエントリを作成する必要があります。

ここで、次の費用のために小額の現金を分配するとします。

• 送料は10.50ドル
• チームミーティングのピザは45.50ドル
• 事務用品は14.00ドル

上記の費用の詳細を確認するには、小口現金ログを更新する必要があります。ささいな現金ログは次のようになります：

従業員から領収書を集めたら、使用済みの小口現金を表示するように本を更新します。郵便料金、食事と娯楽、および事務用品のアカウントから借方に記入し、小口現金のアカウントに貸方記入する必要があります。

小口現金の照合

従業員の盗難や会計上の誤りにより、小額の現金記録が不正確になる可能性があります。不一致を修正するには、小口現金を調整します。

小口現金の調整については、帳簿に記載されている金額から小口現金基金の金額を差し引きます。これは、ファンドから引き出した現金の額を示しています。この金額を領収書に記載されている合計金額と比較して、アカウントが等しいかどうかを判断します。

小口現金税控除

小口現金での購入を含め、事業費の多くは税控除の対象となります。

主張を裏付ける適切な記録があれば、事業税から小額の現金購入を差し引くことができます。

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