ビジネスオーナーとして、あなたの会社を経営することの多忙さに巻き込まれるのは簡単です。このため、領収書、請求書、経費などの会計記録を整理するのは難しい場合があります。いくつかの簡単なストレージソリューションを使用して領収書を整理する方法を学びます。
何かを売ったり購入したりするたびに、領収書を渡したり受け取ったりします。顧客があなたのビジネスで何かを購入した後、あなたは顧客に領収書を提供します。また、アイテムを購入すると領収書が届きます。
たとえば、顧客があなたからコーヒーを購入した場合、その商品を購入したことを示す領収書を顧客に渡します。
領収書を整理することで、重要な財務書類を整理し、税金の準備からパニックやストレスを取り除くことができます。領収書の記録を維持することで、監査プロセスが容易になり、会計帳簿を正確に保つことができます。
中小企業の領収書を整理する場合は、物理的に（例：ファイリングキャビネット）または電子的に（例：オンライン会計ソフトウェア）保管できます。以下の2つの方法を使用して、ビジネス用の領収書を保存する方法を確認してください。
紙の領収書を保管するのは難しい場合があります。紙のファイリングシステムで整理された状態を維持するには、規律を守り、領収書を保管するためのルーチンを作成する必要があります。ファイルやフォルダを使用して整理された状態を保つことができます。
中小企業で次の紙の保管戦略を利用することで、煩雑さを克服します。
領収書を受け取ったら、事業費の種類ごとに領収書を分けます。たとえば、事務用品の領収書を1つの山に置き、食事と娯楽の領収書を別の山に置きます。
経費を分類するために、各領収書にコードを追加することを検討してください（例：食事のコード125）。そうすれば、組織の取り組みを電子システムに拡大することにした場合、領収書をカテゴリ別に簡単に分類できます。
領収書を整理するのに役立つ物資に投資します。フォルダ、ファイル、およびストレージキャビネットは、領収書を安全にアクセスできるようにするための優れた方法です。
フォルダのラベルに領収書の種類を含めます。たとえば、フォルダを社用車関連の領収書専用にすることができます。
キャビネット内のファイルをアルファベット順に整理して、見つけやすくすることを検討してください。
ビジネスで多くの領収書を保管する必要がない場合は、代わりに封筒を使用してください。各封筒にラベルを付けて、小さなファイリングシステムまたはフォルダーに配置します。
領収書をフォルダに入れるときは、各領収書を時系列に並べてください。領収書を時系列に並べると、特定の領収書を探す必要がある場合に役立ちます。
最新の領収書をフォルダの前に置き、古い領収書を後ろに置きます。
領収書を保管する期間は異なります。企業は、監査の場合に備えて、少なくとも3年間は領収書を保管する必要があります。領収書を3年以上保管しても問題ありません。一部の企業は、レシートを7年などの長期間保存することを好む場合があります。
年末に、ファイルとフォルダーを課税年度から別のフォルダーまたはファイリングキャビネットに移動します。領収書の発行年を示します（例：2019年のビジネス領収書）。新年の新しいファイルとフォルダを設定します。
一部の企業は、月末に領収書を整理するのを待ちます。後で受け取るのを待つのではなく、入ってきたときに領収書を提出することで整理された状態を保ちます。
領収書を保管するときは先延ばしにしないでください。領収書を受け取ったらすぐに整理します。一度にすべてを行うことでストレスを取り除き、可能な限り整理された状態に保ちます。
領収書をすぐに整理しない場合でも、1か月以上待って整理するのではなく、一度に少しずつ完了するように努めてください。毎日数枚の領収書を整理すると、仕事が減ったように感じられます。
これまで以上に、領収書の整理を簡単に自動化できます。古い学校のファイルキャビネットを捨てたい場合は、デジタルシステムへの切り替えを検討してください。
領収書を電子的に保存するには、ソフトウェアを使用するか、スキャンした領収書をコンピューターに保存します。
重要な財務情報が失われないように、デジタルレシートをバックアップする必要があることに注意してください。領収書を電子的に保存するさまざまな方法を以下で確認してください。
会計または領収書管理ソフトウェアを使用すると、領収書をアップロード、記録、追跡できます。
ほとんどのシステムでは、領収書を広範囲に整理し、紙のストレージでは提供されない機能にアクセスできます。たとえば、ソフトウェアにリマインダーを追加して、領収書をアップロードして整理できる場合があります。
デジタルシステムを使用するにはより多くのお金を投資する必要があるかもしれませんが、ソフトウェアを使用するとペーパーレス化できます。また、領収書を長期間保存して整理するのが簡単になります。
ビジネスオーナーは、領収書をデジタルフォルダに保存することもできます。スキャナーを使用して、紙からコンピューター、スマートフォン、タブレットなどの他のデバイスに領収書を転送できます。
ソフトウェアやスキャナーの料金を払いたくない場合は、領収書の写真を撮ることができます。次に、それらを手動でコンピュータにアップロードして、保管と整理を行います。
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