IRSは、総領収書、購入、経費、資産、および必要な控除（娯楽、旅行、贈答品の経費など）の領収書およびその他の記録を保持することをお勧めします。そして、あなたのビジネスが成長するにつれて、領収書の追跡は確かに難しい作業になる可能性があります。ただし、電子レシートを使用すると簡単になります。ペーパーレスになりたいですか？領収書を電子的に整理するための最良の方法に関するクイックガイドを読んでください。
ビジネス用の領収書の作成と整理は常に進化しています。
実際、領収書は書かれた言葉と同じくらい古いものです。最初の既知の領収書のいくつかは、粘土板に記録されました。
ありがたいことに、私たちはもう粘土板を使用していません。重すぎて壊れやすく、ほこりが多すぎます。しかし、紙の領収書も過去のもののように見え始めています。
紙の領収書があるため、電子領収書に切り替えることができます：
電子領収書があるからといって、領収書の整理スキルが自動的に100％に達するわけではありません。電子レシートに切り替える計画がない場合は、ファイリングキャビネットやフォルダが継ぎ目で破裂していなくても、コンピュータがすぐに混乱する可能性があります。
領収書を電子的に保存するための最良の方法を見つけるお手伝いをします。これにより、納税の時期が来て、必要なものを簡単に見つけることができます。
領収書を電子的に整理するには、次のことを行う必要があります。
まず最初に：POS（point of sale）は、収集して保存する必要のある紙の領収書をまだ生成している可能性があります。
デフォルトでペーパーレスインタラクションと電子署名を使用するPOSを使用することで、このプロセスを合理化できます。これは、無駄、保管スペース、および個人的に電子形式に転送する必要のある領収書の数を減らすのにも役立ちます。
POSに電子レシートがあるかどうかに関係なく、ハードコピーのレシートを電子形式に変換してファイルする必要があります。在庫の請求書、旅費、継続教育などは、さまざまな形とサイズで提供されます。
幸いなことに、それらの変換は、携帯電話で写真を撮るのと同じくらい簡単です。コンピュータの処理能力に問題が発生しないように、ファイルサイズに注意してください。可能であれば、JPEGまたはPDFファイルに固執します。
また、コンピューターが検索できる形式にテキストをレンダリングするOCR（光学式文字認識）を備えたアプリを検討することもできます。会計ソフトウェアを使用していない場合は、後で領収書を探すときにOCRが役立ちます。
電子レシートを入手したら、レシートを電子的に整理することを検討する必要があります。それらをクラウド、ハードドライブ、またはその両方に配置する必要がありますか？複数の人がいつでもクラウドにアクセスでき、ハードドライブよりも安全です。
次のステップ：電子レシートを保存するための最良の方法を検討してください。結局のところ、領収書の整理に関してはオプションがあります。使用することを選択できます：
どこにファイルするか、どのようにファイルを整理するかは、古くからの問題です。一元化された場所にあるファイリングキャビネットの代わりに、コンピューターを使用すると、電子レシートを簡単に保管できます。これの主な利点は次のとおりです。
Googleドライブやパソコンのファイルなど、領収書の保存に役立つさまざまなサービスがあります。セキュリティ違反が心配な場合に備えて、CarboniteやLastpassなどのより安全な場所も検討することをお勧めします。
可能な場合は日付を含め、ファイル名が論理的かつ具体的であることを確認してください。各ファイル名は、それが何であるか、そしてそれを読むだけでどこに行くのかを正確に知ることができるように、十分に具体的でなければなりません。フォルダは、最も一般的なものから最も具体的なものまで、階層順に機能する必要があります。
フォルダをネストすることは、すべてのファイルを一度にふるいにかける必要がないため（必要なファイルのみ）、時間を節約するのに役立つ優れた方法です：
最終的に使用するものが何であれ、チェックリストまたはテンプレートを作成して、システムを使用してあなたと該当する従業員が継続的かつ適切に領収書をアップロードできるようにしてください。このテンプレートは、アクセス許可のある従業員が簡単にアクセスできる場所に保管してください。
電子レシートをフォルダに保存したくないですか？会計ソフトウェアを使えば、そうする必要はありません。
電子レシートを適切な期間にアップロードし、必要に応じて説明を添付して、プログラムに残りの作業を任せます。
会計ソフトウェアは、売掛金、買掛金、および財務タスクを整理して1か所にまとめるのにも役立ちます。
パトリオットのプレミアムアカウンティングにより、電子レシートの管理が簡単になります！州の歳入局またはIRSが監査できる限り、領収書を保管しておく必要があります。
多くの場合、3年は経験則として適切です。しかし、物事がIRSに目を向ける場合は、6年間の領収書を掘り起こす準備をしておく必要があります。
正直なところ、6年間の電子レシートは6年間のハードコピーよりもはるかに扱いやすいです。
領収書を処理するためのスケジュールされた時間を作成することをお勧めします（つまり、写真を撮り、適切なファイル名を選択し、それらを正しいフォルダーまたはプログラムにアップロードします）。これらの手順には時間がかかる場合がありますが、週に1回のように細かく分割すると、管理が容易になる可能性があります。
電子レシートをアップロードする可能性のあるビジネスのさまざまな人々を検討してください。彼らは物事を一貫して正しく行うために必要な情報を持っていますか？プロセスとテンプレートが明確で、徹底的で、関係者全員が簡単にアクセスできることを確認してください。
悪意のある人物、自然災害、ファイルの破損からの領収書を保護します。安全なクラウドロケーションを使用することは、暗号化でさえ、まさにあなたが必要とするものかもしれません。