ファイリングキャビネットが継ぎ目で破裂している場合は、あなただけではありません。中小企業の経営者は、ビジネスライセンス、従業員の記録、企業の昼食の領収書など、追跡する必要のある書類がたくさんあります。

管理が難しい記録のいくつかは、あなたのビジネスの税務書類とそれに付随するすべての裏付けとなる書類です。

税務書類の要件をナビゲートすることは、悪名高いほど複雑であり、中小企業にとっては未開拓の領域であることがよくあります。

デフォルトでは、多くの事業主は、何年にもわたって最後の領収書を不必要に保存することになります。または、さらに悪いことに、彼らは圧倒されて重要な情報を捨ててしまいます。

税務書類を適切に保管することは、成功へのこれら4つの鍵に帰着します

1. 税務書類の保管期間を知る
2. 保存するドキュメントを理解する
3. どのドキュメントを安全に細断処理できるかを理解する
4. すべてを整理しておくための計画を立てる

中小企業は税務書類をどのくらいの期間保持する必要がありますか？

IRSは、最大 7 の返品を監査できます。 申告が不正確であると疑われる場合、または不良債権の控除を請求した場合は、申告してから数年後。制限期間（納税申告書を修正しなければならない期間）は、申告書が提出されてから3年後に失効します。ですから、納税申告書とすべての補足文書を、それ以上ではないにしても、少なくとも7年間は待ってください。

独自のビジネスニーズに基づく連邦税の書類要件の完全な内訳については、IRSのWebサイトにアクセスし、税務記録の保持期間に関するページをお読みください。

では、どの税務書類と業務記録を残しておくべきで、どれを使用できるのでしょうか？

財務記録に関する税法は毎年変わるようです。以下のガイドは、最新の要件をよりよく理解し、保存する必要のあるドキュメント、細断処理できるドキュメント、およびロックとキーの下にあるドキュメントを分類するのに役立ちます。

これら6つの税務書類の紙のコピーを保管する

次のドキュメントは、文字通りのタブを維持したいドキュメントです–毎年、これらの6つの税務ドキュメントを印刷、ファイル、および保存します。

1. フォーム1040
   中小企業は、1040フォームとその他のサポートドキュメントを最低3年間保存する必要があります。
2. スケジュールK-1
   S-CorpまたはPartnershipとして申請する中小企業は、パートナーシップの共有の証拠を示すために、スケジュールK-1のドキュメントを最低6年間保持する必要があります。
3. 従業員の記録
   安全のために、従業員の記録、給与レポート、およびその他の同様の従業員の記録文書を最低7年間保管してください。
4. パートナーシップ契約
   すべてのパートナーシップまたはLLCパートナーシップ契約、およびそれらの契約の修正を、パートナーシップの存続期間中、ハードコピーで維持することが重要です。
5. S-Corp Acceptance Letters and Form 2552
   手紙とフォームの両方のコピーを無期限に保持します。
6. 必要なライセンス
   ビジネスを運営するために必要なすべての州および地方のライセンスのハードコピーを維持します。

電子的に保存する3種類の税務書類

すべての業務記録で、物理的な紙の証跡を維持する必要があるわけではありません。多くの企業と同様に、記録とドキュメントを電子的に管理したい場合は、これらのドキュメントをサーバーまたはクラウドに保存できます。

1. 取引明細書
   銀行やクレジットカードの明細書、またはその他の同様の取引明細書は、すべてではないにしても、ほとんどの買掛金のバックアップ文書です。紙または電子の取引明細書は、取引の税務シーズンの提出後、少なくとも3年間は提出し、保管する必要があります。
2. 法的契約
   契約書または法的拘束力のある文書は、連絡先の存続期間中、およびそれらの文書を再検討する必要が生じた場合に備えて、数年間保管する必要があります。
3. 連邦および州の税務申告
   電子記録を最低3年間維持します。これは、企業が資産を所有している場合、従業員がいる場合、または過去の不正確な申告がある場合はさらに長くなります。

これらのドキュメントを電子的に保存することにした場合、信頼できる実績のあるデータセキュリティで情報を保護することがビジネスの安全にとって重要です。最近のSCOREウェビナー「中小企業がサイバーセキュリティについて知っておくべきこと」では、機密文書のバックアップとリカバリについて触れています。

選択する電子ストレージオプションまたはクラウドベースのストレージオプションが何であれ、そのプラットフォームのデータセキュリティと、ビジネスを保護するためのプロセス、およびセキュリティ違反が発生した場合にデータを回復するためのプロセスを調査することは、時間をかける価値があります。このビジネスクラウドストレージプロバイダーのリストを確認して、機密情報を電子的に保存し、税務書類やその他のビジネス記録を整理するための最も安全な方法を決定するのに役立ててください。

細断できるドキュメント

物理的または電子的に保存する必要のないビジネスレコードにはいくつかの種類があります。実際、個人情報を含む一部のレコードは、そうでない場合よりも何倍も細断処理されています。これには、税務書類、法的書類、および上記のほとんどの記録は含まれません。

あなたのビジネスが維持するために重要な文書であるかもしれないものを細断し始める前に、常にあなたのファイナンシャルアドバイザーと会計士に確認してください。ただし、通常、ほとんどの企業は、個人情報をリストした必須ではないドキュメントを細断処理できます。

制限期間が終了した後でも、これらの業務記録を保持するか保管するかがまだわからない場合は、しばらくの間それらを保持することは決して悪い選択肢ではありません。また、記録をデジタル化することで、過去のドキュメントをさらに簡単に保存できるようになり、ファイリングキャビネットのストレスを取り除くことができます。

システムを作成し、ビジネス記録を整理しておく

ビジネスの財務記録を整理し、物理的なコピーとして保存するドキュメント、電子的に保存できるドキュメント、細断処理できるドキュメントがわかったので、次のステップは、権利をファイリングして保存するためのシステムを考え出すことです。ドキュメント。

ビジネスレコードを整理する最も簡単な方法の1つは、SCOREメンターの助けを借りることです。メンターは、あなたの記録を管理するための最良のリソースにあなたを導き、あなたがあなたの税務書類や他のビジネス記録を整理するためのシステムを作るのを手伝います。今すぐSCOREメンターに連絡してください。