非常に初期の段階では、紙ベースの発注書は非常に便利で保守が容易に見えるかもしれません。しかし、すべての事務処理を管理し、それを保存および取得すると、非常に不便になります。購入数は常に増加しているため、発注書を追跡することは非常に困難になります。

したがって、発注システムを使用することが不可欠になります。 それは要件を満たすのに役立ちます。

自動化された発注システムを作成することを覚えておくことが重要です。 スプレッドシートプログラムで作業してデータを入力するのと同じように、簡単ではありません。すぐに使用できる発注システム すべての機能を備えたシステムを見つけるのが難しくなります。カスタマイズの範囲は非常に限られており、ローコード自動化ツールを使用すると、非常に短い期間で個人用POシステムを作成できます。

注文書システムを理解する

購入をエンドツーエンドで管理するソフトウェアは、理想的には購入注文システムとして知られています。 。発注書を生成するだけでなく、他のすべての管理作業を追跡および管理します。自動化されたクラウドベースの発注書ソフトウェアは、通常、発注書プロセスからの冗長性を減らし、購買効率を向上させます。生産性が大幅に向上し、組織の支出に対する可視性が向上します。

それでは、中小企業が発注書システムを必要としているかどうかを理解しましょう。

確かに、中小企業はウェブ発注システムへの投資を検討していません。 。購入の特定の側面を管理するエンドツーエンドの調達システムは必要ありません。 発注システムを構築できる場合 少額のコストで中小企業の場合、最初から自動化された文化を組み込むことは理にかなっています

発注プロセスの機能 スムーズに機能する場合に最適に動作します。事前定義された発注書プロセスフローにより、購買チームは手順を逃さずにPOを処理し、遅延を回避するために簡単にフォローアップできます。システムをスムーズに機能させるために、調査する必要のある一連の手順があります。

1. 発注書を作成する
2. 複数の見積もりリクエストを送信する（RFQ）
3. ベンダーを分析して選択します
4. 契約を交渉してPOを送信する
5. 商品/サービスを受け取る
6. 請求書を受け取って確認します（3者間照合）
7. 請求書を承認し、ベンダーに支払います
8. 記録管理
9. 発注書の閉鎖。

最良の発注システムには次のものがあります：

1. プロセス効率の向上
2. ドキュメント管理を改善する
3. 手動処理とエラーの可能性を減らします
4. 発注書の承認を加速する
5. 注文と在庫管理を合理化する
6. ベンダーとバイヤーの関係を改善する
7. 支出​​の可視性を提供し、意思決定を改善します
8. 調達詐欺を防止する

発注プロセスを後押しする方法

1. 既存のワークフローの分析 ：日常的に使用するように設計された既存のプロセスを追跡して理解するために、時間をかけることが不可欠です。発注書の手動システムでは、意図されたフローは実際の操作とは大幅に異なります。既存のワークフローを完全に理解することは、欠点を特定し、プロセス全体を特定して、非効率性に対処するのに役立ちます。

2。 改善承認プロセスを持ち込む ：非効率的な承認プロセスは、最良の発注書ワークフローに影響を与えます。ワークフローが多すぎると、ワークフローの中断が発生します。それらの許可のみが取得され、すべての参加者がプロセスの自分の部分に関してトレーニングと教育を受けていることを確認してください。

3。 中央サプライヤーディレクトリの確立 ：一元化されたサプライヤディレクトリにより、さまざまな部品サプライヤに関する情報の品質が向上し、組織全体のコミュニケーションが向上します。一元化されたサプライヤディレクトリにより、部門は共通のポイントから互いに話し合うことができ、混乱のレベルを減らし、組織全体で情報を取得および管理するために必要な労力を強化できます。

4。 手動プロセスを自動化および合理化します ：発注書管理の自動化のもう1つの利点は、会社の効率を改善し、エラーを減らし、ドキュメント管理と承認プロセスを合理化し、在庫の可用性を調整することです。また、組織全体の意思決定プロセスも改善されます。

発注書システムを強化し、効率を上げることは、在庫の円滑な機能にもつながると結論付けることができます。それはクライアントとのより良い関係を発展させる上で主要な役割を果たし、絆が長年にわたって強化されることを確実にします。