あなたの書面によるコミュニケーションはあなたとあなたのビジネスについて多くを語っています。間違いは、ブロッコリーが歯に刺さっているようなものです。意図的ではありませんが、気が散っています。

さらに重要なことに、基準を高く設定しないと、長期的に深刻な結果を招く可能性があります。アメリカ公共関係協会（PRSA）の元会長兼最高経営責任者であるジョアン・キリーンは、コミュニケーション不足の潜在的な影響について次のように述べています。

「今日の競争の激しいビジネス環境では、明確で簡潔な文章が経済的な成功のために必須です。顧客やクライアントがあなたが書いたものを理解していない場合、またはあなたが販売している商品やサービスが明確でない場合、利益を上げることは言うまでもなく、どのくらいの期間ビジネスを続けると思いますか？」

真実は、誰もあなたがピューリッツァー賞を受賞することや、これまでに書かれたすべての文法規則を知っていることを期待していません。重要なのは、不足を認識し、それを防ぐために時間をかけることです。

ビジネスライティングで注意すべき5つの一般的な問題領域は次のとおりです。

1。迅速かつ効果的に要点に到達しない

ブライアン・ガーナー、ハーバードビジネスレビューのより良いビジネスライティングガイドの著者 「ビジネスライティングの大きな問題の1つは、メッセージをライティングの途中に延期することです。」

あなたが言う必要があることを知って、それを言いなさい。複数のポイントがある場合は、簡単な概要を書いて考えを整理してください。 （また、どのポイントが最も重要かを判断するのにも役立ちます。）

読者が超能力者であると期待しないでください。誰かに実行してもらいたいアクションがある場合は、3番目の段落の最後の文でそれを非表示にしないでください。

多数のアイテムをリストしたり呼び出したりする必要がある場合は、弾丸が親友になることができます。

2。スペルミス

私たちは皆、恐ろしいスペルミスを恐れて生きています。間違いを避けるための最良の方法は、速度を落とし、スペルチェックを使用することです。 （メールを送信する場合は、[送信]をクリックする前に、エラーチェックツールを実行する機会を与えてください。）

正しいスペルがわからない場合は、オンライン辞書を使用してください。単語がまだ辞書に載っていないビジネス用語である場合は、簡単なオンライン検索を行うこともできます。または、別の企業や出版物がこの用語をどのように使用しているかを確認してみてください。

また、Googleトレンドがアメリカで最もスペルミスのある単語の地図をリリースしたときに、「90」という単語のスペルを「nintey」と間違えたことを知っておくとよいでしょう。地図は数時間後に修正されました。

3。耐えられないほど長い文

これは、あなたが話すのとまったく同じように書くときに最も頻繁に起こります。会話のトーンは機能しますが、継続する文は機能しません。

次の2つの例を比較してください：

この記事を親しみやすく親しみやすいものにしようとしていたので、参考のためにいくつかの記事を読み、いくつかのメモを書き留め、すべてをできるだけシンプルに保つようにしました。あまりにも多くの詳細を避けます。

対

この記事を親しみやすく親しみやすいものにしようとしていました。あまりにも多くの詳細を避けて、すべてをシンプルに保ちました。

短い文はより速く読みます。無関係な論点を排除することも役立ちます。最後に、「and」または「so」を使用して長い文を結合する場合は、コネクタを削除して、考えを別々の文に分割してみてください。

4。アポストロフィの乱用

Grammar Girl、Mignon Fogartyによると、アポストロフィは、所持を示したり、足りないものの代わりに立ったりするために使用されます。

アポストロフィの乱用の最も一般的な形式の1つは、複数形（複数形）と所有権（所有権）を混同することです。

• 犬—複数形—複数の犬。
• 犬—単一の所有格—1匹の犬に属しています。
• 犬—複数の所有格—犬のグループに属しています。

人々が犬（複数形）の代わりに犬（単一所有格）を使用すると、間違いが起こります。この間違いを防ぐために、複数の意味があるのか​​、それとも所有権を暗示するつもりなのかを自問してください。

• 正解—私は5匹の犬を飼っています。
• 不正解—犬が5匹います。

アポストロフィが収縮でどのように機能するかを理解することも、次のような一般的な間違いに役立ちます。

• それ（それに属する）とそれ（そうです）。
• あなたの（あなたに属する）対あなたの（あなたは）
• そこ（場所）、彼ら（所有）、または彼ら（彼らは）。

公平を期すために、アポストロフィは本当に注意が必要です。

• VIPのように頭字語を複数形にする場合は、アポストロフィを使用しないでください。
• ただし、アポストロフィを使用して、1990年代を90年代に短縮することはできます。 （1990年代には決してありません。）

繰り返しになりますが、よくわからない場合は調べてください。

5。エラーパターンの盲目

誰でも間違いはある。みんな。受け入れられないのは、思いやりの欠如です。自分の文章に注意を払うと、最も頻繁に犯す間違いに気付くようになります。また、これらの間違いを見つけやすくなります。

Grammarlyのようなツールも、エラーの防止に役立ちます。設定方法に応じて、インタラクティブフォームに入力したテキストやソーシャルメディアの投稿を確認することができます。

標準のスペルチェックとより高度なツールを組み合わせると役立ちます。ただし、これらのツールはすべてのプラットフォームやデバイスで機能するわけではありません。スペルチェックで検出されないもの（対）などに常に注意する必要があります。

自分のスタイルや欠点を知っている場合は、検索機能を使用して、見苦しい問題を見つけたことを確認することもできます。

ボーナスのヒント

可能であれば、何か書くことがある最後の最後まで待たないようにしてください。それが本当に重要で、間違いの危険を冒したくない場合は、それで寝てください。送信する前に、翌日にもう一度お読みください。同僚や同僚にレビューを依頼することもできます。

コミュニケーションは強力なツールです。それを尊重しなさい、そうすればそれはあなたにさらなる尊敬を得るでしょう。無視して、まあ…

（参考：3つの小さな点は省略記号と呼ばれます。）