強力な記録管理スキル？あなたは仕事をしています。不十分な記録管理スキル？それをステップアップする時間。業務記録を保持することは、健全な事業を運営し、意思決定を行い、事業税額控除および融資を受ける資格を得る上で重要な部分です。
税金を申告する場合でも、PPPローンの免除を申請する場合でも、組織化が進んでいるほど簡単です。
財務記録管理のスキルを次のレベルに引き上げたい場合は、次の5つのヒントを確認してください。
まず最初に…どのような種類の記録をどのくらいの期間保持する必要がありますか？
あなたが保持しなければならない多くのビジネス記録があります。疑わしい場合は、後悔するよりも安全で、記録を破棄したり削除したりするよりも保管しておくことをお勧めします。
次の記録を必ず保管してください。
さて、これらの記録をどのくらいの期間保持する必要がありますか？まあ、それはレコードの種類によって異なります。 IRSには一部の記録の時間枠がありますが、公正労働基準法（FLSA）は他の記録の期間を設定します。また、他のエンティティ（保険会社など）は、記録管理の長さが異なる場合があります。
要するに、あなたは2年から無期限の時間までどこでも記録に固執する必要があるかもしれません。基本的な記録管理要件の概要は次のとおりです。
| 記録 | 期間 |
| 賃金計算の基礎となるレコード： –タイムカードと出来高給 –賃金率表 –作業とタイムスケジュール –賃金への追加または賃金からの控除 | 2年 |
| 所得税申告記録 | 3年 |
| 給与記録： –支払われた賃金 –ボーナス –特典アカウントの支払い | 3年 |
| 販売および購入の記録 | 3年 |
| 団体交渉協定 | 3年 |
| 雇用税の記録 | 4年 |
| 貸倒控除請求 | 7年 |
| 申告書を提出しない場合の所得税申告記録 | 無期限 |
繰り返しになりますが…疑わしい場合は、後悔するよりも安全で、必要以上に長く記録にとどまるほうがよいでしょう。記録管理期間について質問がある場合は、会計士、州、またはIRSに確認してください。
資金を混合すると、混乱や記録の混乱につながる可能性があります。明確な記録のために、個人口座とは別のビジネス銀行口座を開設することを検討してください。
あなたの資金を分離することによって、あなたはどの費用と収入があなたのものであり、どれがあなたのビジネスのものであるかをよりよく追跡することができます。これは、税額控除の請求やビジネスローンやクレジットの申請など、多くの場合に必要です。
ビジネス構造によっては、別のビジネス銀行口座を作成する必要がある場合があります。有限責任会社または法人として構成されている会社、および（DBA）の名前で事業を行っている会社は、事業用に別の銀行口座を作成する必要があります。
DBAのない個人事業主およびパートナーシップは、法的に特別勘定を開設する必要はありません。しかし、繰り返しになりますが、アカウントを分離すると、ビジネス記録の保持が容易になります。
一部の企業は、給与勘定を作成することによって資金をさらに分離します。給与銀行口座には、給与関連のお金しかありません。通常のビジネス銀行口座とは別です。これにより、フルサービスの給与システムを使用しない場合に給与税の処理が容易になる場合があります。
ビジネス記録を保持することになると、あなたがする必要があることの1つは、ジャーナルエントリを介してトランザクションを文書化することです。これらの仕訳は、中小企業の会計帳簿の基礎です。
単純なものから複雑なものまで、その範囲を作成するために必要なジャーナルエントリがいくつかあります。販売ジャーナルのエントリの作成から未収利息の記録まで、よく知っておく必要のあることがたくさんあります。
開始するには、仕訳の非常に基本的なこと、つまり借方と貸方を理解します。借方と貸方は同じですが、あなたの本の反対のエントリです。トランザクションが発生すると、一方のアカウントが増加し、もう一方のアカウントが減少します。これは、借方と貸方で表されます。
借方と貸方は、アカウントに異なる影響を与えます。資産および費用勘定は、借方によって増加し、貸方によって減少します。負債、資本、および収益の勘定科目は、貸方によって増加し、借方によって減少します。
借方と貸方の基本を理解したら、詳細な記録のジャーナルエントリを作成する準備が整います。
重要な業務記録にコーヒーをこぼしたり、誤って捨てたりするよりも面倒なことは何でしょうか。ファイリングキャビネットはあなたの記録のための安全な家を提供することができますが、それだけでは最も効率的な保管方法ではないかもしれません。
ビジネス記録のデジタルコピーを作成することを検討してください。そうすれば、複数のコピーがあります。
紙の記録をコンピューターにスキャンしたり、すでにデジタル化されているファイルをダウンロードしたり、写真を撮ってコンピューターにアップロードしたりすることもできます。
そして、さらに信頼性の高い記録管理システムのために…
時々、先延ばしにするとき、あなたは後であなた自身のためにより多くの仕事をすることになります。同じことが業務記録の保持にも当てはまります。
後で戻って追加できると思うので、入金と出金の追跡を延期するかもしれません。しかし、これはおそらくあなたが道をスクランブリングすることを残し、あなたの記録を整理するためにより多くの時間を浪費するでしょう。
なぜそれを延期し、より大きな頭痛に終わるのですか？
記録管理プロセスを合理化することにより、物事を簡素化します。強力な会計ソフトウェアに投資して、経費と収入を簡単に入力し、帳簿を管理します。
さらに、オンラインソフトウェアを選択した場合、ビジネス記録は机の上に積み上げられるのではなく、クラウドに保存されます。また、会計ソフトウェアでクレジットカードによる支払いの受け取り、請求書の作成、銀行取引のインポートなどを実行できる場合、最小限の労力でレコードが1か所に保存されます。
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