自宅での自然災害から私物を保護するための措置を講じる可能性があります。しかし、あなたはあなたのビジネスで同じことをしますか？あなたが望む最後のことは、災害時に準備ができていないことです。予期せぬ事態が発生したときに旋風に巻き込まれるのではなく、安心のための緊急時の準備計画を作成します。
宣言された災害の影響を受けましたか？あなたは政府の援助を受ける資格があります。概要とリンクについては、無料のホワイトペーパー「災害と緊急事態をナビゲートするためのビジネスガイド」をダウンロードしてください。
事前に準備し、ディザスタリカバリソリューションについて考える必要があります。これらの7つのことを緊急時の準備計画に含めることを検討してください。
ビジネスの緊急時の準備計画の大部分には、重要な会社の記録のバックアップが含まれます。会計記録、銀行または財務諸表、納税申告書、従業員情報などのドキュメントを保護します。記録を電子的にバックアップするか、保管のために追加の紙のコピーを提出することができます。
ビジネスレコードをスキャンするか、スマートフォンまたはコンピューターにダウンロードすることを検討してください。または、外付けドライブまたはコンパクトディスクに保存することもできます。レコードを電子的にバックアップすることを選択した場合は、その方法が信頼でき、機密データを保護していることを確認してください。
業務記録のコピーを安全な場所（例：ファイリングキャビネット）に保管します。記録への損傷を避けるために、耐火性と耐水性のあるファイリングシステムに投資することもできます。
災害があなたの会社を襲った場合、あなたはあなたが失ったアイテムを記録する必要があります。 IRSには、ビジネスの損失を記録するための文書があります。
事前にIRSの文書を確認して、どのような情報が含まれているかを確認してください。緊急事態が発生した場合は、ワークブックを使用して、ビジネスで失ったものを計算してください。
緊急事態に備えるための最良の方法の1つは、保険に加入することです。あなたが一時的にあなたのビジネスを閉鎖する必要があるならば、保険はあなたに失われた収入を補償します。また、災害により事業が損害を受けた場合の修理費用は保険で賄うことができます。
多くの保険代理店は、特に事業主のために責任と財産計画を提供しています。計画は、がれきの除去、収入の損失、および浄化の補償を提供することさえあります。
あなたがあなたの控除額とあなたの保険適用範囲の限界を理解していることを確認するためにあなたの保険代理店とあなたの方針を見直してください。緊急時の準備計画に保険代理店の連絡先情報を含めます。災害発生後に誰に連絡するかを知ることは、プロセスを促進するのに役立ちます。
従業員がプロセスでの自分の役割を理解できるように、事前に緊急時の準備計画にアクセスできるようにします。各従業員は、災害が発生した場合の対処方法を知っている必要があります。
会議を主催し、従業員と定期的に訓練を行うことで計画をテストすることを検討してください。
訓練は、計画のねじれを解決し、従業員に従うべき災害手順を示すのに役立ちます。
災害時および災害後は、状況を従業員に通知して更新します。災害とあなたの行動計画について従業員に警告するシステムを確立します。電話またはメールで従業員に警告できます。
緊急事態が発生した場合は、ビジネスと従業員が準備され保護されていることを確認してください。仕事中に災害が発生した場合に備えて、物資に投資してください。
懐中電灯、救急箱、電池、水、腐りにくい食べ物、道具などの備品を買いだめします。職場で物資に簡単にアクセスできるようにします。嵐の最中にビジネスで電力が失われた場合に備えて、バックアップ発電機などの他のデバイスへの投資も検討してください。
従業員と同様に、災害が発生する前にビジネスベンダーに連絡する必要があります。
災害が発生した場合の手順については、ベンダーに相談してください。特定のベンダーを使用または連絡できない場合に備えて、バックアップ計画についてベンダーと話し合います。また、プライマリベンダーを使用できない場合に備えて、他のベンダーとの関係を構築することを検討してください。
簡単にアクセスできるように、災害対策計画にベンダーとその連絡先情報のリストを保管してください。
前述のように、緊急時の準備計画にすべての連絡先を記載する必要があります。
ベンダー、従業員、保険代理店のすべての連絡先情報を一覧表示します。また、近くの病院や消防署の電話番号など、救急隊員向けの情報を追加することもできます。
情報が変更された場合に備えて、リストを定期的に更新してください。連絡先情報を電子的にバックアップすることも検討してください。
災害があなたのビジネスを襲った場合、IRSはあなたに税の軽減を提供するかもしれません。 IRSは、給与税の預金のためのより多くの時間を与えたり、期限を延長したりする場合があります。
有料で、IRSは紛失した税務書類の回収を支援します。以前の納税申告書のコピーをリクエストするには、フォーム4506、納税申告書のコピーのリクエストを提出してください。
税の軽減と税の回収に関する情報の詳細については、IRSにお問い合わせください。
災害があなたの中小企業を襲ったとき、集中して軌道に戻るのは難しいかもしれません。災害が発生した場合に覚えておくべきことがいくつかあります：
Patriotの簡単で強力な会計ソフトウェアを使用して、ベンダー、収入、支出を追跡します。ソフトウェアはクラウドに保存されるため、災害が発生した場合でも情報は安全でアクセス可能です。何を待っていますか？今日からセルフガイドデモを始めましょう！
この記事は、2011年6月8日の最初の発行日から更新されています。