顧客に請求書を送り、支払いを待っている間にそれを見失ったことは何回ありますか？それが複数回発生した場合は、請求書の追跡スキルを強化する時期かもしれません。
請求書の追跡は、支払いのリマインダーを送信し、延滞料を追加し、そして最も重要なことに、支払いを受けるための鍵です。
請求書は、顧客に製品を提供した後、または顧客にサービスを提供した後に顧客に送信する請求書です。請求書は顧客に支払いを求めます。そして、それはあなたと顧客に紙の証跡を与えるので、誰もが支払い期日を知ることができます。
請求書には、顧客が請求書を支払うために知っておく必要のある重要な詳細が記載されています。これには次のものが含まれます。
紙の請求書を顧客に送ることができます。または、電子請求書を使用してデジタルコピー（電子メールなど）を送信してみることができます。
顧客に請求書を送る場合は、追跡システムが必要です。なんで？適切にハッシュ化された請求書追跡システムを使用すると、次のことが役立ちます。
支払いをスムーズに行うために、次の請求書追跡のヒントをご覧ください。
まず最初に：請求書を追跡するのに役立つシステムが必要です。請求書を追跡する方法は次のとおりです。
スプレッドシートを使用するということは、ビジネスの請求書を追跡するために請求書トラッカーテンプレートを手動で作成する必要があることを意味します。これには時間がかかる場合があります。ただし、この方法の料金を自分の時間以外で支払う必要はありません。
請求書追跡ソフトウェアは、その名前が示すとおりに機能します。請求書を作成および追跡するための自動化された方法を提供します。ただし、請求書追跡ソフトウェアは通常、会計ソフトウェアのような詳細なレポートを提供しません。
会計ソフトウェアを使用すると、請求書を追跡できるだけでなく、ビジネスに必要な広範なレポートやその他の機能も利用できます。請求書を自動化する場合および あなたの会計帳簿、会計ソフトウェアは行く方法かもしれません。言うまでもなく、見積もりの作成と送信、見積もりの請求書への変換、クレジットカードによる支払いの受け入れなどを可能にするプロバイダーがいくつかあります。
紙の請求書を送信する場合でも、電子請求書を送信する場合でも、記録のために請求書のコピーを常に保存してください。
会計ソフトウェアまたは請求書追跡ソフトウェアを使用している場合、システムは自動ペーパートレイルとして機能します。つまり、いつでも請求書のコピーにアクセスできます。
ソフトウェアを使用していない場合は、送信する各請求書のデジタルコピーをパソコンに保存できます（フォルダなど）。または、紙のコピーをファイリングキャビネットに保管しておくこともできます。
請求書トラッカープロセスを改善し、キャッシュフローの問題を特定して回避し、すべての売掛金の期日を簡単に確認したいですか？その場合は、売掛金の経年劣化レポートを作成します。
売掛金レポートのエージングは、請求書の期限が過ぎている日数を示します。売掛金（AR）は、顧客からあなたに支払うべきお金です。このレポートでは、延滞請求書を設定された時間ブロックに分類するためにさらに細かく分類しています。
売掛金の経年劣化レポートは通常、次の時間枠を使用します。
たとえば、30日遅れの請求書があるとします。翌日（31日遅れ）、顧客を31〜60日の時間枠に移動します。これは、どの顧客がどのカテゴリで請求書が期限切れになっているのかを示すのに役立ちます。そして、レポートは各間隔で支払うべき金額を分類します。
ARレポートは次のようになります：
| 顧客名 | 合計残高 | 現在 | 1 –30日 | 31 –60日 | 61 –90日 | 90日以上 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 顧客1 | $ 4,000 | $ 0 | $ 1,200 | $ 800 | $ 2,000 | $ 0 |
| 顧客2 | $ 0 | $ 0 | $ 0 | $ 0 | $ 0 | $ 0 |
| 顧客3 | $ 500 | $ 150 | $ 0 | $ 100 | $ 0 | $ 250 |
| 合計 | $ 4,500 | $ 150 | $ 1,200 | $ 900 | $ 2,000 | $ 250 |
エージングレポートを使用することは、請求書を間隔で追跡して、誰が最も多くの金額を（そしていつ）借りているかを確認するための最良の方法です。
繰り返しになりますが、ソフトウェアを使用すると、売掛金の経年劣化レポートを管理するプロセスを合理化できます。ソフトウェアは、システムに入力した各請求書の期限を過ぎた日数に基づいて、請求書をパイプラインに自動的に移動します。
ARレポート（請求書追跡スプレッドシートなど）を手動で作成し、毎月更新することもできます。
システムの使用、コピーの作成、およびARエージングレポートの作成により、リマインダーを送信するために必要な情報が得られます。そのため、リマインダーを送信することで、請求書追跡のヒントの上位5つのリストが作成されました。
請求書を追跡するときは、支払いを求める顧客にリマインダーを送信する必要があります。これらの穏やかな微調整は、請求書の期限が過ぎていることを顧客に思い出させます。また、支払いリマインダーは、顧客が買掛金をより適切に追跡するのに役立ちます。
ソフトウェアを使用している場合は、リマインダーの送信について心配する必要はありません。請求書が特定の日数を過ぎた場合の自動支払いリマインダーを設定できます。
| 請求書のリマインダーを送信する機能は、会計ソフトウェアに必要な機能の1つにすぎません。あなたの会計ソフトウェアは他に何ができるべきですか？無料のホワイトペーパー「会計ソフトウェアを選択する際に考慮すべき10のこと」を確認してください。 |
延滞料に取り組む？早期支払い割引はどうですか？請求書の追跡を改善するために、現在のプロセスで機能しているものと機能していないものを確認します。
現在の支払いトラッカーシステムに注意を払い、改善できる領域を探します。次のことが必要になる場合があります：
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