QuickBooks では取引番号が帳簿エントリに自動的に割り当てられますが、変更することもできます。
画像クレジット:Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images
クレジット カードとインターネットが普及する前は、ほとんどの取引が毎月の明細書に読みやすくわかりやすい形式で表示されていたため、企業銀行口座からの入金と支払いを追跡するのは比較的簡単でした。しかし、最新の電子決済システムでは、企業口座との間で現金のやり取りが迅速に行われるため、継続的な監視が必要になることがよくあります。 QuickBooks を使用して事業財務を追跡する場合、プログラムには電子出金の追跡を入力するための組み込みメソッドがありません。それでも、使い慣れた [小切手の書き込み] 画面を使用して、電子的な借方または貸方を手動で入力できます。
QuickBooksを起動し、メニューバーの「バンキング」をクリックします。ドロップダウン メニューの [チェックの書き込み] をクリックします。
「銀行口座」ドロップダウンリストをクリックします。銀行またはベンダーが電子引き出しを行った口座を選択します。
電子支払いを行った組織の名前を [注文先への支払い] フィールドに入力します。
「日付」アイコンをクリックし、ポップアップ カレンダーで取引の日付を選択します。
「$」記号の右側のフィールドに電子支払いまたは引き出しの金額を入力します。
必要に応じて、「メモ」フィールドに出金取引の説明を入力します。たとえば、引き出しが加盟店カード処理または小切手の再注文手数料のためだった場合は、元帳で引き落としを区別しやすくするために、「クレジット カード割引」または「小切手印刷手数料」と入力します。
「後で印刷」ラベルの横にあるチェックボックスをクリックして、チェックマークを外します。
「No:」フィールドで事前に入力されたチェック番号を強調表示し、「Backspace」キーを押してエントリを消去します。
「いいえ:」フィールドから消去された数字を、引き出しが小切手ではなく電子デビットであることを示す頭字語に置き換えます。たとえば、ATM で引き出した場合は、「ATM」と入力します。マーチャント アカウントの銀行でクレジット カード処理の手数料が差し引かれている場合は、「電子資金移動」の場合は「EFT」、「電子引き出し」の場合は「EW」と入力します。
[書き込みチェック] ウィンドウの [保存] ボタンをクリックして、銀行口座リストで選択した銀行口座の総勘定元帳にトランザクションを保存します。
「ATM」や「EFT」などよりも有益な情報を入力したい場合は、頭字語に取引の参照番号を追加できます。たとえば、明細書に販売口座銀行による引き出しの参照 ID 番号「123456789」が表示されている場合、「NO:」フィールドに「EFT-123456789」と入力すると、総勘定元帳画面での検索が簡単かつ迅速になります。