第3回会計事務所の運用および技術調査によると、会計、税務、簿記の専門家の間でのWebポータルの使用は大幅に増加しています。

2014年の52％から今日では75％以上に上昇しています。デジタルドキュメントの交換とセキュリティへの懸念が高まる中、このテクノロジーをまだ採用していない人は、今後12〜24か月で採用され、75％が職業の90％の採用率に近づきます。

クライアントは、どこにいても、会社のデジタル機能に関係なく、必要なときに情報が利用できることを期待しています。これらの要求を満たすために、そして最も重要なこととして、安全な方法でドキュメントを配信または交換するために、会計士と税務専門家はWebポータルの価値を理解しています。 Webポータルテクノロジーをまだ採用していない人にとっては、通常の電子メールでは不十分です。ドキュメントを転送するときに十分なセキュリティを提供しません。

Webポータルの2つの主要な機能

Webポータルは、ファイルを交換し、将来のアクセスと回復のためにファイルを投稿するために使用されます。ファイルの交換には、QuickBooksバックアップファイルのやり取りや、署名が必要なエンゲージメントレターが含まれる場合があります。これらの問題にWebポータルを使用すると、会社は交換されるドキュメントに保持パラメータを設定できます。

QuickBooksバックアップファイルの交換には、30日間の保存期間が設定されている場合があります。クライアントのWebポータルに財務諸表や納税申告書を投稿する場合、保存期間を3〜4年に設定して、将来ファイルが必要になったときに、クライアントや会社がファイルに簡単にアクセスできるようにすることができます。

Webポータルが設定されると、会社が問題にぶつかる数少ない場所の1つは、クライアントが自分のパスワードを管理することを許可しない場合です。クライアントがログインに問題がある場合は、パスワードを変更できるようにすることで、パスワードヘルプなどの管理タスクのために会計士に電話をかけないようにすることができます。

Webポータルに必要な機能

Webポータルテクノロジーを購入する際に必要な機能がいくつかあります。 Webポータルテクノロジを調査して、次の機能があることを確認します。

• Webポータルの使用法は単純である必要があります。クライアントは、ドキュメントを簡単にアップロードおよびダウンロードできる必要があります。そうしないと、ドキュメントを使用しません。
• 1回のログインから複数のエンティティにアクセスできる必要があります。 （つまり、個人、企業、その信託基金。）
• 会計士または税務専門家は、クライアントの所有者と従業員にさまざまなレベルのアクセスを割り当てることができる必要があります。たとえば、所有者は自分の個人記録、会社および信託基金の記録にアクセスできますが、従業員は会社の記録にしかアクセスできません。
• ドキュメントが相手方によって投稿されたときに会計事務所またはクライアントに送信される自動通知。

Doc- 5月23〜24日にAccountexに出展します。スタンド1032