サイバーセキュリティのリスクはかつてないほど高くなっています。フィッシング、マルウェア、パスワード攻撃、およびその他のスキームの時代では、機密性の高いクライアントデータがかつてないほど危険にさらされています。個人を特定できる情報を日常的に扱う専門家は、そのデータの保護に熱心に取り組む必要があり、税務当局も例外ではありません。 IRSは最近、税務当局からの侵害されたデータを使用して納税者の払い戻しを盗むように設計された広範な新しい詐欺に照らして、セキュリティ対策を強化するように税務当局に警告を発しました。
単純な人為的エラーから、セキュリティで保護されていないソフトウェアシステム、不適切な保持ポリシーまで、気付かないうちに税務書類を危険にさらす可能性のある方法はたくさんあります。以下は、リスクの4つの一般的な領域とそれらを回避する方法です。
ドキュメントを電子的に交換する機能は、ビジネスのやり方に革命をもたらしましたが、適切な予防策を講じないと、潜在的な詐欺やセキュリティ侵害への扉も開かれます。保護されていない暗号化されていない電子メールを使用して税務書類を送受信すると、電子メールを傍受したり、電子メールアドレスを偽装したり、保護されていないデータを盗んだりする詐欺師の標的になりやすくなります。これらの電子メールプログラムでは、ドキュメントサイズに制限を設けることもできます。これにより、重要な情報が返送されたり、失われたり、置き忘れられたりする可能性があります。
電子メールのより安全な代替手段として、企業はポータルを使用して税務書類を配信および交換することを検討する必要があります。ポータルは、転送および保存中に重要な暗号化を提供するだけでなく、特定の承認された個人のみへのアクセスを制限します。さらに、ポータルはWindowsに適したファイリング構造をサポートしているため、ドキュメントコラボレーションのための組織化された構造を持つことでメリットが得られます。
また、暗号化された電子メールシステムを提供するドキュメント管理ソリューションについても調査する必要があります。これらのソリューションを使用すると、ダウンロードまたはアップロードされたデータを暗号化するリンクを使用してメッセージやドキュメントを送信し、ハッカーになる可能性のあるデータからデータを保護できます。
私たちは皆人間です。税の季節はそれに長い時間と仕事の山をもたらします。最も有能で勤勉な公認会計士でさえ、間違いを犯すことは間違いありません。残念ながら、税務情報のように機密性の高いものになると、一見無害に見えるエラーが大きな影響を与える可能性があります。
税務書類が誤って削除されたり、適切な場所から移動されたりすると、生産性に深刻な影響を及ぼし、タイムリーな申告が危険にさらされる可能性があります。誤った名前のドキュメントについても同じことが言えます。ドキュメントの検索や再送を失うと、ファイリングプロセスが危険にさらされる可能性があります。
適切なテクノロジーソリューションは、これらのエラーを軽減するのに大いに役立ちます。ソフトウェアはドキュメントを認識し、誤って削除されないように自動的にファイルする必要があります。また、完全なドキュメント検索機能を提供する必要があるため、タイトルだけでなくドキュメントのコンテンツ全体を検索できます。最後に、削除されたドキュメントを簡単に取得できるようになります。クライアントにデータの再送を依頼しなければならないという恥ずかしさを誰も望んでいません。
ドキュメントは、完成する前に複数の改訂を受けるのが一般的です。ただし、同じドキュメントの異なるバージョンを誤って処理すると、問題が発生します。これは、同じファイルのコピーが複数ある場合、または複数のユーザーが同じアクセス許可で同時にドキュメントにアクセスできる場合に発生する可能性があります。これはエラーのリスクを生み出すだけでなく、生産性を妨げ、不必要な混乱を引き起こす可能性があります。
これらの不要なエラーは、ドキュメントのさまざまなバージョンを制御できるソフトウェアソリューションを採用することで防ぐことができるため、ドキュメントの機能を維持しながら、全員が常に最新かつ正確なバージョンで作業できるように管理できます。不適切な変更が行われた場合に備えて、以前のバージョンにアクセスしてください。
複数の人がドキュメントにアクセスできるようにすることは重要ですが、一度に1人の人だけがドキュメントを操作できるようにする正式なチェックインおよびチェックアウト機能が必要です。他のすべてのユーザーは読み取り専用アクセス権を持っている必要があります。そうすれば、他のユーザーが同時に競合する編集を入力することはありません。
文書の作成中にエラーを回避し、セキュリティを確保することに多くの注意が払われていますが、文書が完成して税務シーズンが終了しても、懸念は終わりません。
税務書類を維持することは重要です。ドキュメントは、変更できず、簡単に検索できるようにアーカイブする必要があります。重要なデータの検索が遅れると、実際のリスクが生じる可能性があります。テクノロジーによって適用される命名規則とファイルの保存場所については、企業全体の標準が必要です。そうしないと、データが失われます。名前を個々の設定に任せると、エラーが発生する可能性があり、ファイルを見つけるのが困難または不可能になります。
ソフトウェアの変更とライセンスは常に期限切れになることに注意してください。ドキュメントは、現在使用しているソフトウェアに関係なくアクセスできる形式で存在する必要があります。
あなたの会社は、クライアントファイルが保存される期間とそれらがいつ削除されるべきかを概説する正式な文書保持ポリシーを持っている必要があります。テクノロジーはそのポリシーを強化し、適切なタイミングでファイルを自動的に削除するか、スタッフにそうするように警告します。要求された場合、適切な期間、過去のファイリングをクライアントに提供できるようにする必要があります。ただし、テラバイト単位の不要なデータでITシステムに負担をかけたり、ストレージに不要なコストをかけたりしないように、会社を保護する必要もあります。
今日の訴訟の世界では、どの企業も法廷で文書を作成しなければならないことに気付く可能性があることも忘れないでください。明確で適切な保持ポリシーを示し、それを実施するためのシステムが整っていることを示すことができれば、専門家の判断や、ドキュメントを適切に処理およびアーカイブしたかどうかが問われることはめったにありません。
サイバーセキュリティの侵害が税務当局にとって真の脅威である時代に私たちが住んでいるという事実から逃れることはできません。ただし、税務書類に関連する最も一般的な潜在的なリスクの多くは回避できるというのは朗報です。安全なワークフローとドキュメントストレージを提供するソフトウェアソリューションを実装することで、クライアントの機密情報を危険にさらす日常のエラーやセキュリティ上の弱点の多くを取り除くことができます。適切なテクノロジーを備えているため、税務書類が安全であることを知っているので、税務申告者は安心できます。
Doc- 5月23〜24日にAccountexに出展します。スタンド1032
