ビジネスオーナーは、会社の取引を記録する責任があります。また、エントリをサポートするには、適切なドキュメントを保持する必要があります。この会計文書は、ビジネスの監査証跡として機能します。監査証跡とは何か、そしてそれが中小企業にとって不可欠である理由を学ぶために読んでください。
監査証跡は、会計帳簿に記録するトランザクションを検証する一連のドキュメントです。証跡は、ソースへの会計トランザクションを追跡および検証するのに役立ちます。取引を帳簿に記録するときは、ビジネスの取引とイベントに基づいてエントリを作成します。イベントには、購入、販売、経費などが含まれます。
監査証跡の各レコードには、イベントの内容、イベントの作成者、およびイベントが発生した日時に関する情報が含まれています。
トランザクションに応じて、アクティビティをサポートするドキュメントには、1つのドキュメントまたは一連のドキュメントが含まれる場合があります。含める必要のあるドキュメントの例：
多くの企業は、会計エントリが正確であるかどうかを確認するために監査証跡を使用しています。監査証跡を一般的に使用する業界には、健康、財務、会計、IT業界が含まれます。
パン屋が新しい配達用車両を購入する必要があるとしましょう。車両のタイプと価格帯を承認する発注書を要求する場合があります。ビジネスに発注書システムがない場合は、自動車販売店から見積もり書を受け取ることがあります。
パン屋が車を購入すると、自動車販売店から車の種類、購入金額、購入条件などが記載された売渡証が発行されます。
車両の購入時に受け取った書類は、車両の監査証跡の一部になります。購入をビジネスブックに記録し、ドキュメントを記録に残します。
完全な監査証跡を持つことは、監査人や投資家などの個人に、あなたの本の情報が有効であることを証明します。言うまでもなく、監査証跡を確立することで、ビジネスはIRSの記録管理基準に準拠し続けます。
監査証跡を使用して、アカウントの調整、ビジネス予算の計画、およびリスクの管理に役立てることもできます。
会計監査の証跡を持つことには多くの特典があることは周知の事実です。監査証跡がビジネスに役立つ5つの方法を見てみましょう。
監査証跡の主な目的の1つは、不正の検出と防止を支援することです。会計トランザクションを検証するドキュメントの証跡がある場合、トランザクションが有効であることを証明できます。
取引の有効性を証明することに加えて、すべての事業活動に対して監査証跡を用意することは、不正のリスクを最小限に抑えるのに役立ちます。より厳しい要件により、従業員は、あなたが不正行為について自分の仕事を監視および追跡し、不正が見過ごされないことを理解するようになります。
監査証跡があると、トランザクションを追跡するのに役立つだけでなく、監査人やその他の担当者がアクティビティを見つけて検証することもできます。監査証跡は、関係するすべての人にとって監査プロセスをより迅速かつ容易にします。また、監査の準備のストレスが軽減されます。
たとえば、監査人があなたの本で異常な取引を見て、その正確性に疑問を呈する場合があります。監査証跡を使用すると、監査人はサポートドキュメント（請求書など）を調べて、トランザクションが有効かどうかを判断できます。
財務記録の正確性を高めたい場合は、監査証跡を用意することをお勧めします。監査証跡は、財務報告と記録に正確な情報が含まれていることを確認するのに役立ちます。あなたの記録が正しくない場合、事業主、投資家、および貸し手は、健全な意思決定を行うための正確な財務情報を持っていません。
あなたのビジネスの財政の明確なスナップショットを自分自身に与え、あなたの本が正確であることを確実にするために、監査証跡を使用してあなたの取引を追跡してください。
書籍で特定の取引を見つけるのに問題がある場合は、監査証跡が役立ちます。
トランザクションが発生した日を除いて、トランザクションについて何も知らないとします。監査証跡を使用して、取引を追跡し、取引に関するその他の重要な情報（購入金額など）を見つけることができます。
取引を追跡できなくても、監査証跡を用意しておくと、必要に応じて取引を追跡できるので安心できます。
災害があなたのビジネスを襲った場合（例えば、洪水）、あなたは準備をしなければなりません。監査証跡は、災害が発生した場合に、破損した情報や欠落している情報をつなぎ合わせる機会を提供します。監査証跡は、その期間のビジネスの取引を再現するのに役立ちます。
災害が発生した場合に監査証跡が損なわれないようにするには、必ずすべての記録をバックアップしてください。ドキュメントの紙と電子の両方のコピーをクラウドに保存することを検討してください。そうすれば、災害時に監査証跡が完全に破壊されることはありません。
取引監査証跡の紙のコピーを保存する企業もあれば、ペーパーレスシステムを選択する企業もあります。ペーパーレスのルートを選択する場合は、紙の会計記録を保管する場所を見つけることを避けることができます。言うまでもなく、ストレージ用品（キャビネットやフォルダなど）に追加のお金を費やすことを心配する必要はありません。
一方、監査証跡にペーパーレスファイリングシステムを使用する場合も注意が必要です。ドキュメントを電子的に保存する場合は、それに応じてラベルを付けます。整理された状態を保ち、ファイルを見失うことを避けるために、ファイルに一貫してラベルを付け、時系列に保持します。
監査証跡文書をファイリングキャビネットに保管する場合でも、電子的に保管する場合でも、記録を整理しておく必要があります。そうすれば、会計取引のドキュメントをすぐに見つけて表示できます。
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この記事は、元の公開日である2015年3月2日から更新されています。