中小企業の経営者は、会社を経営するために物を購入する必要があります。多くのベンダーやサプライヤーは、購入時に請求書を送信します。請求書を管理しないと、支払いが遅れたり、追加料金が発生したり、関係が損なわれたりする可能性があります。ビジネスの請求書をより適切に管理するには、買掛金プロセスの改善に向けた措置を講じます。
買掛金は、ビジネスを運営する上で難しいが重要な部分です。次の買掛金プロセスの手順を使用して、買掛金プロセスを改善する方法を学習します。
電子請求書を使用すると、買掛金の処理が簡単になります。請求書を受け取るためにメールを待つ必要はありません。さらに、紙の請求書は簡単に紛失または破損する可能性があります。オンライン請求は、ハードコピーの請求書の紛失による支払い遅延を回避するのに役立ちます。
一部のベンダーは、紙または電子請求書を受け取るオプションを提供しています。請求書を電子メールで送信するようにサプライヤーに勧めます。必要な連絡先情報を提供します。
オンライン請求書を受け取ったら、それを会計ソフトウェアにインポートできます。紙の請求書をスキャンしてソフトウェアにアップロードし、すべての請求書を同じ場所に置くこともできます。
可能であれば、通常のベンダーのオンライン支払いを設定します。アカウント番号、連絡先情報、未払い額などの情報が必要になります。オンライン請求では、電話またはコンピューターからの支払いを管理できます。手書きの小切手や郵便料金の購入について心配する必要はありません。
繰り返しは、効率的な買掛金プロセスの鍵です。請求書を受け取ってから支払うまでの請求書を管理するための標準化されたシステムを設定します。
請求書は、簡単に見つけられる中央の場所に保管してください。請求書を優先度と日付で注文します。たとえば、請求書を最も近い期日から最も遠い期日に整理します。
買掛金の経年劣化レポートを使用して、請求書の期日を管理します。 APエージングレポートは、どのベンダーの支払いが期日を過ぎているかを確認するのに役立ちます。
APエージングレポートには、左側にベンダーがリストされています。次の列は、請求書の金額が左から右にいくつあるかを示しています。それらには、「現在」、「1〜30日延滞」、「31〜60日延滞」などのラベルが付いています。各行の合計金額は、最後の列に表示されます。
| 債権者名 | 現在 | 1〜30日遅れ | 31〜60日遅れ | 61-90日遅れ | 90日以上延滞 | 合計 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| クレジット＃1 | ||||||
買掛金の整理に積極的なアプローチを取ります。支払いを忘れて、一部の請求書をすり抜けてしまうのは簡単です。リマインダーを設定することで、期日が過ぎる前に請求書を処理できます。
リマインダーは、経費を予測するのに役立ちます。カレンダーを使用して請求書の期日を管理し、期日が近づいたときに自動的に通知するアラートを設定します。
買掛金プロセス管理のベストプラクティスの1つは、請求書データを追跡することです。請求書を受け取ったらすぐに、オンラインファイルに保存します。これには、発注書、請求書、領収書、ベンダーからの通知が含まれます。
これらの種類のドキュメントを保存すると、請求書を正確に支払うのに役立ちます。あなたはあなたがいつ請求書を支払わなければならないか、誰に支払うべきか、いくら払うべきか、そしてあなたが何を払っているのかを知っています。請求書の質問に答えたり、中小企業の確定申告をしたりするときは、これらの文書を参照してください。
ベンダーやサプライヤーに連絡できる必要があります。ベンダーの現在の電話番号、電子メールアドレス、および郵送先住所を取得します。ベンダーの連絡先情報をまとめたスペースにまとめます。
あなたのベンダーもあなたに連絡できる必要があります。連絡先情報がすべての通信チャネルで最新であることを確認してください。
借りているお金が少なくなると、支払い可能なプロセスフローのストレスが軽減されます。必要な消耗品、在庫、サービスの割引を見つけてください。
一部のベンダーは、早期支払い割引を提供しています。あなたのベンダーが期日より前に支払うためにあなたの請求書から金額を取り除くかどうか調べてください。また、誰が利息や延滞料を請求するかを学び、それらのベンダーに延滞料を支払わないようにします。
定期的に大量の商品を注文する場合は、まとめ買いで値引きできる場合があります。まとめて購入する場合は、合計を割引して、より多くのアイテムを注文します。これにより、長期的にはお金を節約できる可能性があります。まとめて購入する前に、注文したものが必要であることを確認してください。
ベンダーとの関係は、買掛金の効率の重要な部分です。信頼を確立することは大いに役立ちます。ベンダーとの関係は、オンザフライの供給の必要性から期日の遅延まで、多くの状況であなたを助けることができます。
可能な限り時間通りにベンダーに支払うようにしてください。あなたが支払うことができないとき、それについてオープンになってください。期日を設定できないことに気づいたら、すぐにベンダーに連絡してください。両者が合意できる支払い計画など、一緒に解決策を考え出します。
ベンダーとの関係は、必要なものについてより良い取引をするのに役立ちます。忠実なベンダーがあなたを他の人に勧める可能性が高いので、あなたはあなたのネットワークも成長させます。
ビジネス予算を作成すると、支払いの遅延を回避できるため、買掛金のエンドツーエンドのプロセスを改善できます。あなたはあなたが支払う必要があるものとあなたが支払う必要がある金額を知っています。
請求書を使用して、毎月の請求額を合計する金額を決定します。ビジネス予算を作成するときは、少なくともその金額があることを確認してください。予算と請求書の期日を時間の費用に使用します。そうすれば、利用可能な金額よりも多くのお金を使うことはありません。
場合によっては、期日までにビジネスの請求書を支払うことが難しいことがあります。キャッシュフローの月が遅いために現在の請求書の支払いが不足する場合は、現金を用意しておくことをお勧めします。
現金準備金は、必要な場合にのみ使用する緊急資金です。普通預金口座を開設し、定期的に寄付してください。現金準備金は、特定の月に請求に利用できる十分なお金がない場合に役立ちます。現金準備金から使用したお金は、できるだけ早く交換してください。
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