自動時間追跡は非常に簡単に思えます。従業員はデスクに座り、ソフトウェアはバックグラウンドで実行され、仕事に集中している間もツールが機能します。
一部の組織にとって、それはまさに必要なことです。しかし、他の人にとって、それは自分たちが引き起こしているとは知らなかった信頼の問題の始まりになる可能性があります。
このガイドでは、デバイス、法的環境、文化、毎日出勤する人々との関係など、この種の追跡が組織に適しているかどうかを判断するのに役立ちます。
自動時間追跡は、従業員がセッションごとにタイマーを手動で開始または停止する必要がなく、バックグラウンドで労働時間を記録するソフトウェアです。
通常、これらのツールは会社支給のデバイスで実行され、管理者によって展開され、従業員が何もしなくても継続的に時間を取得します。これは、個人が自分の習慣を理解するために使用する可能性のある Toggl Track や RescueTime などの個人用生産性向上アプリとは区別する価値があります。
組織の自動追跡は異なります。これは管理上の決定であり、従業員全体に大規模に適用され、企業の許可とニーズが最初から考慮されます。
自動時間トラッカーのコア機能は通常次のようになります。
これらすべての機能を統合するのは、人的変数を方程式から取り除くことです (打刻忘れ、タイムシートの丸め、週の終わりの時間の再構築など)。それが機能であるか懸念事項であるかは、ほぼ完全にコンテキストによって決まります。
自動時間追跡を使用すると、初期セットアップ段階の後、時間追跡を管理する管理上の負担が大幅になくなります。
タイムシートを追いかける必要も、週の終わりに調整する時間も必要ありません。誰かが戻って埋めなければならない記録の穴もありません。これは、分散したチームやコンプライアンス重視のワークフローを管理する組織にとって、運用上の大きな価値となります。
自動時間追跡には、他にも次のような多くの利点があります。
これらの改善の複合効果は、かなりの時間を費やし、ストレスの原因となるプロセスが事実上見えなくなることです。言い換えれば、マネージャーはより価値の高いタスクに集中できる時間が増えます。
自動時間追跡は普遍的なソリューションではないため、どの組織もそれに対応するために枠にはめる必要はありません。
自動追跡は、デバイスの所有権が明確で、コンプライアンス要件が厳しく、作業量の多さから手動追跡が現実的ではない、特定の組織の状況で最も効果的に機能します。
以下に自動追跡の使用例をいくつか示します。
これらすべてに共通するのは、給与計算、請求、コンプライアンス、またはその 3 つすべてにおいて、時間データが影響を与える組織が最も利益を得ているということです。
自動時間追跡は重要な管理ツールですが、他の重要なツールと同様、特定の状況では適切ではありません。最も明らかな不適格要因は、デバイスの所有権です。
自動追跡は、会社所有または会社管理のデバイス向けに設計されています。 BYOD 環境 (従業員が自分のラップトップや携帯電話で作業している場合) では、自動追跡は適用できません。
単純なニーズを持つ小規模チームでは、自動追跡が面倒に感じるかもしれません。たとえば、5 人のチームが少数のクライアントに請求を行っている場合、自動追跡システムの導入と管理にかかるコストはおそらく価値がありません。
考慮すべきもう 1 つの領域は文化です。自動追跡には組織の透明性レベルが必要ですが、すべての職場でその準備ができているわけではありません。とはいえ、従業員に通知せずに自動追跡を展開するチームは、自らにより多くの問題を引き起こすことがよくあります。そのため、私たちは企業に対し、時間をかけて自社の価値観を意識的に持つことを強く推奨しています。
一度信頼が損なわれると、再構築には多額の費用がかかります。これほど価値のある時間追跡システムはありません。
自動時間追跡を導入できるすべての組織が導入すべきというわけではありません。
ソフトウェアをインストールする前に以下の手順に従って、自動追跡がチームに適しているかどうかを確認してください。
最初の質問は最も失格です。従業員は会社支給のデバイスまたは会社管理のデバイスを使用して作業していますか?
答えがノー (またはほとんどノー) の場合、自動追跡は環境にとって適切なツールではありません。
個人のデバイスでのバックグラウンド追跡の法的および倫理的根拠は、同意が必須であるため非常に複雑です。この場合、透過的な時間追跡の代替手段を検討する必要があります。
ソフトウェアを評価する前に、何を解決しようとしているのかを具体的にする必要があります。
コンプライアンス要件、給与計算の正確性、クライアントへの請求、生産性の可視化はすべて正当な目標です。ただし、それらにより、構成が異なり、従業員との会話も異なります。
曖昧な目標は曖昧な実装を生み出します。その結果、後で問題を引き起こすロールアウトが発生します。
大規模な自動追跡にはインフラストラクチャが必要です。 IT チームがすでに Jamf や Microsoft Intune などの MDM ソリューションを実行している場合、追跡を 1 つずつインストールするのではなく、登録されたデバイスにバッチでプッシュできるため、導入の管理が大幅に容易になります。
一方、そのインフラストラクチャがまだ存在しない場合は、展開スケジュールに取り組む前に、インフラストラクチャの構築に何が必要かをより深く理解する必要があります。
従業員の時間追跡を管理するルールは、国、州、業界によって大きく異なります。
米国では、FLSA により労働時間の正確な記録が義務付けられています。カリフォルニア州の CCPA は、従業員データの収集方法と使用方法に関する要件を追加しました。
GDPR は EU 内で活動する組織に適用され、通常、雇用主が収集するデータについて従業員に通知することが求められます。政府の請負業者に適用される DCAA 準拠もあります。
導入前に、これらのどれが組織に当てはまるかを理解することが、自動時間追跡を成功させるための中心的な柱です。
このステップは、通常よりも注目される価値があります。
従業員に、いつ、誰から何を伝えるかを決定します。これは、単一のデバイスを登録する前に行ってください。
従業員が自分で発見した（または事後の説明が不十分だった）自動追跡は、職場の信頼を損なう傾向があります。コミュニケーション計画は実装の一部である必要があります。
少人数のグループから始めましょう。パイロットでは、組織全体に自動追跡方法を導入する前に、導入プロセスを検証し、ポリシー設定のストレス テストを行い、従業員エクスペリエンスが実際にどのようなものかを理解する機会が得られます。
パイロット中に発生する問題は対処可能ですが、完全な展開後に発生する問題はかなり高価になります。
Hubstaff は、生産性モニタリング、従業員分析、レポート、支払い機能が組み込まれた多用途の時間追跡ソフトウェア プラットフォームです。企業は、ニーズに応じて 2 つの異なる方法でこれを利用できます。
<オル>自動追跡オプションを選択した場合、管理者は自動追跡ポリシーを作成できます。そこからは、登録された会社所有のデバイスのバックグラウンドで追跡が実行され、各セッションで従業員がアクションを行う必要はありません。
組織に追加された新しいユーザーは、ポリシーに自動的に登録されます。導入は、小規模なチームの場合は個別に行うことも、大規模なロールアウトの場合は MDM を介してバッチで行うこともできます。 Hubstaff は Windows、macOS、Linux をサポートしています。
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はい。管理者が自動追跡ポリシーを設定すると、ポリシー構成に基づいてタイマーが開始および停止します。セッションごとに従業員のアクションは必要ありません。従業員は時間を記録するためにアプリケーションを操作する必要はありません。
Hubstaff の標準アプリでは、従業員がセッションごとにタイマーを手動で開始および停止する必要があります。自動追跡では、その要件が完全に削除されます。登録されたデバイスでポリシーがアクティブになると、従業員からの入力がなくても追跡がバックグラウンドで実行されます。
デフォルトではありません。追跡ポリシーは、スケジュールされたシフト中、固定時間帯、または会社所有のデバイスで継続的に実行されるように構成できます。管理者は追跡がアクティブになるタイミングを定義し、それらのパラメータはデバイスが登録される前に設定されます。
決定は、いくつかの正直な質問によって決まります。
すべての組織がそうであるわけではありませんが、それは正当な答えです。そうした場合、運用上の利益は大きくなる傾向があります。
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