紛争は、企業が時々直面する障害となることがよくあります。品質紛争、請求書紛争、配達紛争、管理紛争など、さまざまな種類の紛争があります。これらすべてにおいて、請求書の異議申し立てはより頻繁に発生します。中小企業は主に請求書から生成されるキャッシュフローに依存しているため、請求書に異議が唱えられると、事業運営が妨げられる可能性があります。

関連： 中小企業のための5つの効果的なキャッシュフロー管理手法

請求書の異議申し立てとは何ですか？

請求書の異議申し立て 顧客が不一致を理由に請求書の見積もり額の支払いを拒否した場合です。不一致は、次のいずれかの原因である可能性があります。

• 日付エラー
• 時間
• 数量
• 価格
• アイテムの説明など

一般的に発生する請求書の異議申し立て：

• 顧客は製品に満足していません：

この論争は、製品の不一致がある場合に発生します。クライアントの期待とビジネスの製品の納品は一致していなかったでしょう。したがって、クライアントはこの理由を理由に見積もり金額の支払いを拒否します。クライアントが最初にその製品を注文したとしても、気が変わる傾向がある場合があるため、クライアントとベンダーの会話を完全に記録しておくと、この論争を解決するのに役立ちます。

• タイムシート：

ビジネスがサービスを提供する場合、クライアントに時間の請求を行うのが一般的な方法です。そのため、サービスプロバイダーは、時間に対して課金されることを事前にクライアントに通知する必要があります。 請求書の異議申し立て クライアントが彼らのためにビジネスによって費やされた時間の支払いを拒否したときに発生する可能性があります。記録されたタイムシートは、この種の状況を解決します。

読む： ビジネスに適したタイムトラッキングソフトウェアが不可欠なのはなぜですか？

• 価格に関する論争：

ほとんどの場合、この種の請求書の異議申し立て クライアントとベンダーがサービスまたは製品に請求される価格の問題をめぐって争うため、これが最も一般的です。この問題は通常、クライアントとベンダーが顔を合わせて話し合うことで友好的な解決策に到達したときに解決されます。そうでない場合は、請求書の異議申し立て手続きがあります オプション。

関連： 中小企業が自分の財政を追跡する方法

請求書の異議申し立て手続き：

1.ベンダーへの通知：

請求書紛争法による ほとんどの国では、請求書を受け取ってから21日前に、ベンダーに不一致を通知する必要があります。クライアントは、請求書の支払いを拒否する理由を記載した請求書をベンダーに添付した電子メールを送信する必要があります。顧客が人と話をした場合は、連絡の日付、その人の役職、会話の詳細を含める必要があります。

2。請求書の取り扱い：

次のステップは、請求書の修正です。この場合、顧客は、返品の理由とベンダー側から予想される修正を記載した請求書の返品レターを請求書に添付する必要があります。お客様は、この手紙と請求書のコピーを保管する必要があります。顧客に送る前に企業が避けなければならない請求ミスはたくさんあります。

請求書を受け取ると、ベンダーは請求書の異議申し立てに対する是正措置を開始できます。 。

請求書の異議申し立てに対処するためのヒント：

1。記録を維持する：

すべての企業は、時間、コスト、およびその他の要因の請求書の詳細とともに、すべての電子メールおよびその他の通信の記録を保持する必要があります。この記録は、顧客が請求書の紛争を提起した場合に役立ちます。ベンダーが顧客の主張に異議を唱える場合、記録は証拠として機能します。

2。明確な用語：

支払い条件の明確さの欠如は、しばしば請求書の論争につながります。この状況を処理する効率的な方法の1つは、すべての請求書で販売条件を明確に指定することです。請求書の期日が近づくとクライアントにリマインダーを送信することで、タイムリーな支払いを確保できます。

3。引用：

見積もりや見積もりは請求書ではありません。請求書は顧客に請求される場所であり、見積もりは製品またはサービスの費用の概算を示します。見積もりまたは見積もりを送信すると、ベンダーはクライアントの正確な期待を知ることができ、見積もりの​​承認を得ることで、ベンダーは請求書の係争のリスクを軽減できます。

4。感情：

異議のある請求書を受け取った場合、必ずしも顧客が正しく、ベンダーが間違っている、またはその逆を意味するわけではありません。問題について話し合うとき、ベンダーは問題のエスカレーションを回避するため、落ち着いて感情を抑える必要があります。すべての事実を注意深く調査することにより、友好的な解決策に到達することがはるかに簡単になります。障害が発生した場合、ベンダーは信頼を築くのに役立つため、受け入れて修正措置を講じる必要があります。

5。ソフトウェア：

優れた請求書発行ソフトウェアへの投資は、ビジネスにとって有益です。 ZapERPのように、請求書を自動的に計算して顧客に送信する請求書作成ソフトウェアが市場に数多く出回っています。このソフトウェアは、請求に関する紛争に関して時間とお金を節約することができます。 ZapERPには、独自の請求テンプレートをデザインしたり、利用可能なカスタムテンプレートを使用したりできる機能があります。

ZapERPを使用すると、請求書と請求書の管理が簡単になります。 ZapERPとXeroの強力な統合を楽しんで、より簡単なeコマースの請求書と請求書管理を体験してください。すべてのXeroの請求と請求は、このソフトウェアで適切に管理できます。無料でサインアップしてください！

結論：

係争中の請求書の問題に取り組むことは、中小企業が直面する最大の課題の1つです。それらを迅速に解決することは、キャッシュフローを取り戻し、顧客の信頼を得るのに役立ちます。契約条件を明確に述べ、定期的なフォローアップを行うことで、企業は顧客からの期限内の支払いを期待でき、請求書の紛争のリスクも軽減できます。

関連： 中小企業の所有者のための8つの請求のヒント

Hubstaffの友人も、「あなたのビジネスがジオフェンスから利益を得ることができる11の方法」に関する興味深い記事をいくつか持っています。従業員と請求書を結び付けたい場合に非常に便利です。

画像クレジット：
Moneycrashers
ウィキハウ
Businessadvice

請求書の異議申し立てに関するよくある質問