ファイリングキャビネットが継ぎ目で破裂している場合は、あなただけではありません。中小企業の経営者は、ビジネスライセンス、従業員の記録、企業の昼食の領収書など、追跡する必要のある書類がたくさんあります。
管理が難しい記録のいくつかは、あなたのビジネスの税務書類とそれに付随するすべての裏付けとなる書類です。
デフォルトでは、多くの事業主は、何年にもわたって最後の領収書を不必要に保存することになります。または、さらに悪いことに、彼らは圧倒されて重要な情報を捨ててしまいます。
IRSは、最大 7 の返品を監査できます。 申告が不正確であると疑われる場合、または不良債権の控除を請求した場合は、申告してから数年後。制限期間（納税申告書を修正しなければならない期間）は、申告書が提出されてから3年後に失効します。ですから、納税申告書とすべての補足文書を、それ以上ではないにしても、少なくとも7年間は待ってください。
独自のビジネスニーズに基づく連邦税の書類要件の完全な内訳については、IRSのWebサイトにアクセスし、税務記録の保持期間に関するページをお読みください。
財務記録に関する税法は毎年変わるようです。以下のガイドは、最新の要件をよりよく理解し、保存する必要のあるドキュメント、細断処理できるドキュメント、およびロックとキーの下にあるドキュメントを分類するのに役立ちます。
次のドキュメントは、文字通りのタブを維持したいドキュメントです–毎年、これらの6つの税務ドキュメントを印刷、ファイル、および保存します。
すべての業務記録で、物理的な紙の証跡を維持する必要があるわけではありません。多くの企業と同様に、記録とドキュメントを電子的に管理したい場合は、これらのドキュメントをサーバーまたはクラウドに保存できます。
これらのドキュメントを電子的に保存することにした場合、信頼できる実績のあるデータセキュリティで情報を保護することがビジネスの安全にとって重要です。最近のSCOREウェビナー「中小企業がサイバーセキュリティについて知っておくべきこと」では、機密文書のバックアップとリカバリについて触れています。
選択する電子ストレージオプションまたはクラウドベースのストレージオプションが何であれ、そのプラットフォームのデータセキュリティと、ビジネスを保護するためのプロセス、およびセキュリティ違反が発生した場合にデータを回復するためのプロセスを調査することは、時間をかける価値があります。このビジネスクラウドストレージプロバイダーのリストを確認して、機密情報を電子的に保存し、税務書類やその他のビジネス記録を整理するための最も安全な方法を決定するのに役立ててください。
物理的または電子的に保存する必要のないビジネスレコードにはいくつかの種類があります。実際、個人情報を含む一部のレコードは、そうでない場合よりも何倍も細断処理されています。これには、税務書類、法的書類、および上記のほとんどの記録は含まれません。
あなたのビジネスが維持するために重要な文書であるかもしれないものを細断し始める前に、常にあなたのファイナンシャルアドバイザーと会計士に確認してください。ただし、通常、ほとんどの企業は、個人情報をリストした必須ではないドキュメントを細断処理できます。
制限期間が終了した後でも、これらの業務記録を保持するか保管するかがまだわからない場合は、しばらくの間それらを保持することは決して悪い選択肢ではありません。また、記録をデジタル化することで、過去のドキュメントをさらに簡単に保存できるようになり、ファイリングキャビネットのストレスを取り除くことができます。
ビジネスの財務記録を整理し、物理的なコピーとして保存するドキュメント、電子的に保存できるドキュメント、細断処理できるドキュメントがわかったので、次のステップは、権利をファイリングして保存するためのシステムを考え出すことです。ドキュメント。
ビジネスレコードを整理する最も簡単な方法の1つは、SCOREメンターの助けを借りることです。メンターは、あなたの記録を管理するための最良のリソースにあなたを導き、あなたがあなたの税務書類や他のビジネス記録を整理するためのシステムを作るのを手伝います。今すぐSCOREメンターに連絡してください。
