中小企業がどんなに大きくても小さくても、すべてのビジネスオーナーが保護する必要のある重要なドキュメントがあります。内部文書、財務記録、または個人を特定できる情報を含む文書は保護する必要があります。

業界によっては、重要なドキュメントの保護が法律で規制および義務付けられています。

1。重要なファイルをパスワードで保護する

何人の中小企業の所有者が重要なドキュメントをラップトップに保存していて、紛失したり盗まれたりした場合に機密性の高いビジネスデータを公開する可能性があることに驚かされます。追加のセキュリティレベルとして、ドキュメントをパスワードで保護できます。 Microsoft WordおよびExcelのパスワード保護機能を使用して、権限のないユーザーが開いたり変更したりできないようにします。 Adobe Acrobatでは、PDFファイルを保護して、ファイルを開いたり、印刷したり、編集したり、コピーしたりできないようにすることができます。契約書を送信するときは、PDFドキュメントを編集から保護することが標準になるはずです。

2。デジタルコピーを作成する

重要な文書を保護するには、ロックされたファイリングキャビネット以上のものが必要です。紙の文書、またはハードコピーは、簡単にアクセスするのに最適ですが、デジタルバックアップが不可欠です。優れたスキャナーに投資し、重要なドキュメントをスキャンしてデジタルファイルにします。すべての重要なドキュメントをスキャンし、Dropbox、JustCloud、SugarSyncなどのクラウドベースのストレージサービスに保存します。クラウドベースのストレージにより、インターネットからアクセス可能なリモートサーバーにファイルを保存できます。自然災害、火災、侵入、またはコンピュータのハードドライブがクラッシュした場合でも、ファイルについて心配する必要はありません。ほとんどのクラウドベースのビジネスストレージサービスでは、ファイルにアクセスしたデータの方法や、情報が共有されているかどうかを追跡することもできます。

3。 eSignaturesを使用する

クライアントから署名を取得する必要があり、ドキュメントをスキャン、印刷、および電子メールで送信する必要があり、その後、クライアントが印刷、署名、および電子メールで送信する必要があることを覚えていますか？このプロセスにより、機密データを電子メールで送信できるようになりました。これはセキュリティ上のリスクです。文書をデジタルで合法的に署名できる電子署名、eSignaturesのおかげで、当時は過ぎ去りました。 DocuSignやAdobeSignなどのツールを使用すると、中小企業はすべての印刷を行わなくてもすぐにドキュメントに署名できます。

4。スマートフォンを機能させる

紙の領収書を保管する煩雑さを取り除きます。スマートフォンを使用して、ビジネス関連の購入の写真を撮ります。 ShoeboxedやExpensifyなどのサービスは、経費の追跡を容易にするのに役立ちます。ステープルズやオフィスデポなどの店舗で買い物をするときは、領収書をビジネスアカウントにメールで送信してください。領収書を受け取ったことを確認するアラートがスマートフォンに表示されます。

5。より良い内部ポリシーを作成する

中小企業のベストプラクティスとなるポリシーを実装します。内部ポリシーをスタッフと共有して、全員が期待を十分に認識していることを確認します。

• 機密データをプリンタに残して誰もが拾わないようにしてください。共有プリンタに印刷する場合は、すぐにドキュメントを取得してください。機密文書をスキャンして電子メールで送信する場合は、IT専門家に相談して、データが暗号化されていることと、プリンターがアーカイブファイルを定期的に削除していることを確認してください。
• 保持する必要のあるファイルについて最善の判断を下し、ドキュメントを保持する期間に関するポリシーを作成します。
• 10年前の従業員の記録など、社会保障番号が含まれている可能性のある不要な文書を細断処理します。何らかの理由でコピーを保持する必要がある場合は、クラウドベースのストレージのパスワードで保護されたファイルにドキュメントを保存してください。
• 優れたシュレッダーに投資します。重要な紙の文書がごみ箱に捨てられるのではなく、代わりに細断されることを確認してください。ドキュメントが元に戻される可能性を防ぐために、ストリップカットの代わりにクロスカットシュレッダーを使用します。
• 従業員が退職した場合は、機密性の高いビジネスドキュメントのダウンロードを防ぐために、ネットワークへのアクセスをすぐに取り消してください。