ドキュメント管理（DM）を定義することから始めましょう つまり、オフィスプロセスを促進しながら、ドキュメントの検索と整理を支援するように、ドキュメントの集中リポジトリを維持するソフトウェアシステムを意味します。
したがって、DMは、単純な共有フォルダー構造から、完全なバージョン管理、カスタムメタデータ、ビュー、フィルタリング、並べ替え、ユーザーアクセス制御、およびドキュメントワークフローをサポートする高度な管理システムまで何でもかまいません。
ほとんどの専門企業は膨大な数のドキュメントを扱っているため、ドキュメントリポジトリ用の安全で堅牢なストレージは、ITの重要な懸念事項でありコストセンターです。
ドキュメントの作成、編集、保存、印刷がすべてオフィス内でローカルに行われていることを考えると、DMをクラウドに移行することも検討するのが適切か、それとも価値があるかという疑問が生じます。
DMの社内展開に取り組む企業は、通常、次の理由を提供します。
•スタッフと施設の両方を備えた独自のITインフラストラクチャにかなりの投資が行われているため、この投資を活用することができます。
•サーバーの物理的セキュリティは、完全に独自の管理と責任の下にあります。通常、オンプレミスサーバーへのアクセスはエスコートされたアクセスのみが許可され、内部ネットワークへの接続は独自のハードウェアのみが許可されます。
•電子セキュリティは、インターネットからファイアウォールを分離することで管理され、本質的に分離されたプライベート内部ネットワークへの制御されたプロトコルレベルのアクセスを可能にします。
•アプリケーションの使用はITによって制御および一元管理され、スタッフが制御および管理されたデスクトップ作業環境を確保します。
これらの対策は、ハッカーの攻撃やウイルスの侵入などの外部の脅威から組織を保護し、既知のレベルのシステムパフォーマンス、冗長性、およびバックアップを確保するように設計されています。
一般的な信念は、組織が必要とするセキュリティと堅牢性のレベルを維持するために、DMの内部インストールが必要であるということです。
しかし、これは本当に真実であり、どのような費用がかかりますか？
オンプレミス展開では通常、かなりのITコストがかかり、精査が必要です。通常、3つの主要なコストセンターがあります：
•購入コスト。
•維持コスト。
•バックアップコスト。
本当に安全ですか？
オンプレミスまたは仮想化されたサーバー環境にいくら費やしても、ファイアウォールの背後にロックされていても、リポジトリは、電子メールやWebアクセスを介して侵入するcrypto-lockerなどのマルウェアによる攻撃に対して脆弱であるようです。
CDMは、ドキュメント志向のビジネス向けの費用効果の高いソリューションであり、次の利点があります。
•無制限のファイルストレージ–ディスク容量が不足することも、サーバーのアップグレードに費用がかかることもありません。
•永久アーカイブ–これ以上のテープはなく、無制限の永久オンラインアーカイブだけで、物を失うことはありません。
•コラボレーション–アップロード、ダウンロード、コピー、単一ソースの共有ドキュメントのみ。
•セキュリティ–世界クラスのデータセンター間で複製された安全に暗号化されたファイルストア。
•アクセシビリティ–オンライン、場所、時間、デバイスを問わず、ファイルを表示および編集します。
したがって、真のクラウドアプリケーションテクノロジーにより、機器の所有またはリース、保守、バックアップにかかる従来のコストをすべて排除できます。これにより、ホストサーバーの高価なITサポートサービスを排除できます。それが未来の道です。