契約の管理は見過ごされている管理形態です。マネージャーは従業員と頻繁にやり取りし、それらの議論や状況のいくつかは当然報酬に関連しています。これらの会話のいくつかは、契約管理を扱います。また、企業は他の企業との契約契約を管理する必要があります。あまり話題になりませんが、契約管理は重要なビジネストピックです。契約管理プロセスがどのように機能するかわからない場合は、基本を理解することが重要です。
契約管理は、契約の作成、実行、および分析を管理して、組織の運用および財務パフォーマンスを最大化すると同時に、財務リスクを軽減するプロセスです。組織は、コストを削減し、企業のパフォーマンスを向上させるという、ますます高まるプレッシャーに直面しています。契約管理は非常に時間のかかるビジネス要素であることが証明されているため、効果的で自動化された契約管理システムの必要性が高まります。
2つの会社が互いに取引を希望する場合、契約には、両方の組織が締結する活動と、それぞれが契約の各部分を履行するための条件が指定されています。契約は、収益と費用に重点を置いているため、ビジネスの収益性に大きな影響を与えます。
契約の言い回しが不十分な場合、1つの組織は、特定するためのリソースが不足している単純な技術で数千ドルを失う可能性があります。効果的な契約管理は、最終的に強力なビジネス関係を構築し、適切に管理された場合にのみ、長期的に収益性を高めるための道を開くことができます。契約管理の話し合いには、法務部門または弁護士を含めることをお勧めします。契約の正確な表現は、契約管理にとって非常に重要です。
契約管理は、フリーランサーや従業員とのさまざまな契約の管理にも適用されます。これらには、両方の当事者を支援する管理と変更が必要になる場合があります。
一般に、契約管理にはいくつかの重要な段階があります。初期段階または受賞前の段階があります。これは、それがビジネスであろうと従業員であろうと、誰かに契約が与えられる前に行われるすべての作業です。中間段階は、プロセスが授与されるときです。これには、合意を最終的にするためのすべての事務処理が含まれます。第三に、受賞後の段階があります。ここで、多くの契約管理と保守が必要になります。
これらの3つの基本的な段階は、契約管理を3つの段階で見る簡単な方法ですが、プロセスはそれよりも複雑であり、どの程度詳細なビューをとるかによって、より多くの段階で見ることができます。プロセスの詳細については後で説明します。
組織に契約管理を処理する専門家がいるだけでは十分ではありません。従業員は、コンプライアンスと分析のニーズの高まりを満たすために、プロセスとソフトウェアコンパニオンの存在を強化する必要があります。契約管理戦略が正常に実装されると、組織は次のことを期待できます。
契約管理の基盤は、受賞後および上流の活動を成功させることに依存しています。授与前の段階では、従業員は契約を確立する理由と、サプライヤーが契約の条件を履行できるかどうかに焦点を当てる必要があります。
落札後の契約がどのように機能するかを理解するには、追加の検討が必要です。不必要な驚きを避けるには、実際の契約における慎重な調査と目的の明確化が必要です。
契約管理には、関係する両当事者にある程度の柔軟性と、変化する状況を反映するために契約条件を適応させる意欲が必要です。問題は避けられません。つまり、組織は予期しない事態に備え、必要に応じて契約条件を調整できる必要があります。 [関連記事：探すべきローン契約条件 ]
契約管理には多くのコンポーネントがありますが、プロセスを5つの明確な段階（作成、コラボレーション、署名、追跡、更新）に分割することで、プロセスを要約できます。
ステージ内の個々のステップをさらに特定できます。全体として、プロセスを9つのステップに分割できます。各ステップは、5つの包括的な段階の1つに貢献します。これにより、新しい契約ラウンドの時期になると発生しがちな四半期末の危機管理が容易になります。各段階の手順は次のとおりです。
1。最初のリクエスト。 契約管理プロセスは、契約の目的をサポートするための契約と関連文書を特定することから始まります。
2。契約の作成。 手作業で契約書を作成するのは時間のかかる作業ですが、自動化された契約管理システムを使用することで、プロセスを大幅に合理化できます。
3。契約の交渉。 契約書の草案を作成した後、従業員は契約書のバージョンを比較し、不一致があればそれを記録して、交渉時間を短縮できるようにする必要があります。
4。契約を承認します。 管理者の承認を得ることが、ほとんどのボトルネックが発生するステップです。ユーザーは、意思決定を迅速に進めるための並行承認や連続承認など、カスタマイズされた承認ワークフローを作成することで、これに先制的に対処できます。
5。契約の履行。 契約を締結することで、ユーザーは電子署名とファックスサポートを使用して署名プロセスを制御および短縮できます。
6。義務管理。 これには、成果物が主要な利害関係者によって満たされ、契約の価値が成長の初期段階を通じて悪化しないようにするために、大量のプロジェクト管理が必要です。
7。改訂と修正。 契約の最初の製図に関連するすべてのドキュメントを収集することは困難な作業です。見落とされたアイテムが見つかった場合、元の契約を修正するためのシステムを導入する必要があります。
8。監査と報告。 契約管理とは、契約書を作成し、それを別の考えなしにファイリングキャビネットにプッシュすることを意味するものではありません。契約監査は、両方の組織が契約条件を順守していることと、発生する可能性のある問題を判断する上で重要です。
9。更新します。 手動の契約管理方法では、更新の機会を逃し、ビジネス収益を失う可能性があります。プロセスを自動化することで、組織は更新の機会を特定し、新しい契約を作成できます。
契約管理の多くは、これらの9つのステップを処理することに帰着します。契約ライフサイクル管理は重要です。さまざまな種類の契約がさまざまな段階を経るにつれて、契約マネージャーは潜在的な変更や契約違反を監視する必要があります。従業員または企業が契約に不満を持っている場合は、契約を変更する価値があるかもしれません。契約の双方が満足していることを確認しながら、契約上の義務に従うことが重要です。
契約管理プロセスでは、ライフサイクル管理が重要になることがよくあります。ベンダーのパフォーマンスとリスク管理は、契約管理の際の重要な考慮事項です。たとえば、ベンダーが契約上の義務を果たせなかった場合、契約をやり直すか、懲戒処分を実施する必要があります。
従来は、フォルダとファイルキャビネットのストレージを介して手動で契約を管理することでしたが、その慣行は、組織の全体的な効率を損なうだけの非効率性に満ちています。
契約管理ソフトウェアは、これらの問題を解決するための電子的なアプローチです。契約管理ソフトウェアスイートは、すべての契約事務処理を整理できます。このソフトウェアは、管理が容易な電子カレンダーに署名と更新を配置でき、契約管理プロセスに関連するリソースの追跡と割り当てに役立ちます。
自動化された契約管理サービスとの統合により、無数の工数を解放し、契約の管理に関連する無数のプロセスを自動化できるため、企業にとってより多くの価値を生み出すことができます。
「契約管理ソフトウェアは、プロバイダー、商用リース、ライセンス契約に関連する契約に関する重要な情報を保存します」と、Rob PowellBizBlogのCEO兼創設者であるRobertPowellは述べています。 「契約管理ソフトウェアの全体的な目的は、契約のプロセスごとに一元化された統一されたレコードを作成することにより、管理タスクを合理化することです。」
契約管理ソフトウェアを使用すると、事務処理だけに頼ることなく、複雑な契約を簡単に監視できます。
「契約管理ソフトウェアの最も重要な側面は、複数の場所にいる従業員が1か所で契約にアクセスできるようにすることです」とPowell氏は述べています。
このソフトウェアは、主に、契約の作成、追跡、および署名を直接処理する部門で使用されます。これは多くの場合、雇用会計の静脈を管理するHR部門にオフロードされます。このソフトウェアには、重要なプロセスを完了する必要のあるマネージャーが関与する場合もあります。カレンダーやコミュニケーションソフトウェアと統合できるため、HRはソフトウェアスイートの手間のかかるコンポーネントを使用でき、残りは署名や交渉の特定の側面に必要なマネージャーや人員をループさせるのに役立ちます。
すべての大学が契約管理の学位を提供しているわけではありませんが、一部の学校は提供しています。その教育を受けることは1つのオプションですが、業界で成功するためにあなたを位置付ける他のビジネスの学位があります。そこから、何らかの形で契約管理の経験を追加したいと考えています。
ユナイテッドキャピタルソースのCEO兼創設者であるJaredWeitzは、次のように述べています。 「教育と資格に加えて、契約マネージャーは確かなコミュニケーションとライティングのスキルを持ち、組織と期限の管理に鋭敏な目を持っている必要があります。」
法学位もこのキャリアパスに有益です。契約を管理するには、法的な知識が不可欠です。契約管理と交渉はどちらも法的な知識と専門知識に依存しています。
フルタイムの契約マネージャーになりたい場合は、他の契約マネージャーと連絡を取り、彼らが現在の役割をどのように果たしたかを知ることをお勧めします。契約マネージャーになるための決まった方法はありませんが、契約マネージャーになるにはビジネス経験が重要です。
当然のことながら、契約マネージャーの給与は資格や場所によって異なります。 PayScaleによると、契約マネージャーの平均年収は80,151ドルです。このサイトには、ノースロップグラマンコーポレーション、アクセンチュア、レイセオンカンパニーが契約マネージャーにとって最も収益性の高い企業のいくつかとしてリストされています。
契約マネージャーは、上級契約マネージャー、契約ディレクター、または契約管理者にまで昇進することもできます。契約アナリストは、契約管理分野におけるもう1つの一般的なキャリアパスです。
契約マネージャーは、企業または従業員との契約の法的および財務的側面の管理を支援します。頻繁に契約を結ぶ企業にとっては、契約マネージャーを雇うことをお勧めします。
Ryan Goodrichは、この記事の執筆と報告に貢献しました。ソースインタビューは、この記事の以前のバージョンに対して実施されました。