従業員ハンドブックの編集は、時間のかかる詳細なプロセスになる可能性があります。重要なトピックを見逃したくないので、情報が明確かつ効果的に提示され、従業員を引き付ける方法で提示されていることを確認する必要があります。
従業員ハンドブックが定型的すぎたり、技術的な法的用語でいっぱいになったりしないようにする必要があることに注意してください。人々はそれを読まない可能性があります。あなたは自分の声、精神、意図を伝えたいのです。
多くの無料で比較的低コストの従業員ハンドブックテンプレートと「ハンドブックビルダー」ツールをオンラインで見つけることができます。一部のオンラインベースの企業は、ポリシーについて質問することにより、詳細な従業員ハンドブックを作成するプロセスをガイドするために数百ドルを請求します。ハンドブックに含めたい内容。また、州の職場ポリシーの内訳が表示される場合があるため、ハンドブックに簡単に追加できます。
これらのプログラムは、ハンドブックの作成プロセスを大幅に合理化する可能性がありますが、他のプログラムよりも多くのカスタマイズを提供するものもあります。このルートを選択する場合は、最終的に一般的すぎると感じるハンドブックを作成していないことを確認する必要があります。
Society of Human Resource Management（SHRM）。 350ドルの1年間のサブスクリプションで、SHRM Employee Handbook Builderは、従業員ハンドブックを作成するためのすべての重要なステップを順を追って説明します。州固有のフィルターを使用すると、「プラットフォームの法的パートナーであるジャクソンルイスによって精査された最新の連邦および州の職場コンプライアンスガイダンスを反映する」現在の連邦および州のポリシーを取り入れることができます。SHRMのウェブサイトは次のように述べています。 1年間のサブスクリプション期間中に発生した州法または連邦法の変更について、定期的にアラートを受け取ります。」 （アクティブなSHRMメンバーは、無料の従業員ハンドブックテンプレートをダウンロードすることもできます。）
ロケット弁護士。 Rocket Lawyerは、オンラインベースの法的文書テンプレートであり、中小企業向けに調整された法律サービス会社であり、月額または年額のサブスクリプション料金を支払います。加入者は、カスタマイズされたハンドブックを作成するためにアンケートを案内する従業員ハンドブックツールなど、さまざまなテンプレートにアクセスできます。また、連邦および州固有のポリシーも提供します。
ブリスブック。 多くの企業は、紙の従業員ハンドブックを廃止し、デジタルのみに移行しています。これにより、ハンドブックの更新が容易になる（紙のコピーを再配布する必要がない）だけでなく、従業員が必要な関連情報をより簡単に検索できるようになるなどの利点があります。 Blissbookは、会社のデジタル従業員ハンドブックを作成および管理できる1つの会社です。価格は750ドルから（最大150人の従業員を抱える企業の場合）、電子署名機能と、ハンドブックを閲覧した従業員の数に関するデータ分析が含まれています。
無料のテンプレート。 また、Googleで「無料の従業員ハンドブックテンプレート」を検索して、従業員ハンドブックの無料テンプレートをオンラインで見つけることもできます。信頼できるWebサイトからのみテンプレートをダウンロードするようにしてください。
自分の従業員ハンドブックを作成して整理する専門知識や時間がないと感じた場合は、HRコンサルタントを雇ってそれを行うことができます。現在のすべての連邦、州、および地方の雇用法と労働法を常に把握し、他の企業がハンドブックを作成するのを支援した経験のある地元のコンサルタントを探してください。
HRコンサルタントは、時間単位で請求する場合と、プロジェクトの定額料金を請求する場合があります。どちらを採用するかを選択する前に、少なくとも数人と話をすることをお勧めします。
弁護士を雇うことは、これまでで最も費用のかかる方法ですが、彼または彼女は関連する雇用法に非常に精通しているので安心できます。
カスタマイズ可能なテンプレートとツールを使用して従業員ハンドブックをDIYすることにした場合でも、従業員に配布する前に、人事コンサルタントまたは雇用弁護士を雇って従業員ハンドブックを確認することをいつでも検討できます。これにより、重要なことを見逃していないことを確認できますが、従業員ハンドブック全体の作成を外部委託する必要はありません。
専門家の助けを借りることを選択した場合は、あなたの文化、価値観、声に基づいて作成された従業員ハンドブックを作成する必要性を見失わないでください。外部の専門家は、ポリシーや法律に対処するのを手伝うことができますが、彼らはあなたのようにあなたの職場を知りません。
従業員ハンドブックを作成したら、次の大きな課題は、従業員に実際に読んでもらうことです。従業員があなたの職場のルールとポリシーを理解することが重要です。そうすれば、従業員はそれらに反することはなく、あなたはそれらを絶えず強制する必要はありません。さらに、彼らが従業員ハンドブックを読んだことを知っているなら、彼らは少なくともあなたの中小企業の規則と方針を知っていることを知っています。
ありがたいことに、従業員に従業員ハンドブックを読ませることはロケット科学ではありません。従業員ハンドブックを読んで参照するのに役立つ4つのヒントを次に示します。
ハンドブックのようではなく、役立つガイドのように聞こえるタイトルを見つけることを検討してください。 （「従業員の仕事をさらに素晴らしいものにする素晴らしい本」の方針に沿って考えてください。少なくとも、それを楽しく聞こえるようにする方法を考えてください。）
ニューヨーク州ブルックリンのモバイルアプリメーカーであるBigSpaceshipは、ヒップな従業員ハンドブックを吹き替えました。私たちのマニュアル 、財務情報サイトのThe Motley Foolは、オンラインハンドブックを The Fool Rules！と呼んでいます。
言い換えれば、会社の価値観や文化、従業員の福利厚生など、最もエキサイティングな情報が最初に来るように、従業員ハンドブックを整理します。ポリシーや法律から始めると、従業員は読書をやめる可能性が高くなります。
より多くの企業が、企業のイントラネットシステム上に存在する、あるいはインターネット上に存在する可能性のあるオンラインハンドブックに移行しています。これには多くの利点があります。必要に応じて、動画などの魅力的な要素を追加したり、ハンドブックを検索可能にしたりできます（つまり、誰かが「利点」と入力して、探しているセクションにジャンプできます）。
デジタルハンドブックを作成したくない場合でも、適切な時間と場所でそれを配信する方法を検討してください。新入社員のウェルカムパッケージに含めるだけでは機能しない場合があります。仕事の初日に机の上に置いて、仕事中に読む時間を与えることを検討してください。
少し古い学校ですが、従業員ハンドブックの最後に到達したら、ペンまたは電子的に署名して、情報を受け取って確認したことを確認するよう従業員に要求することを検討することをお勧めします。
従業員ハンドブックは、1回限りのプロジェクトではなく、生きたドキュメントと見なす必要があります。雇用法と労働法は定期的に変更され、ビジネスとスタッフのニーズが進化するにつれて、従業員のポリシーも変更する必要がある場合があります。
従業員ハンドブックを少なくとも年に1回確認し、それを従業員にとってより良く、より役立つものにする方法を探してください。中小企業が人事チームを配置するのに十分な規模である場合は、年間を通じて受け取る一般的な従業員の質問を追跡してもらいます。
従業員ハンドブックは、時間を節約し、従業員に情報を提供し、訴訟が発生した場合に最終的にビジネスを保護するのに役立つ貴重なリソースであることを忘れないでください。従業員にできる限り最も役立つガイドを提供できるように、作成と改良に十分な時間を割く必要があります。
包括的な従業員ハンドブックの作成と管理は、中小企業の経営者としての多くの仕事の1つにすぎません。時には、製品の設計や採用から、オンラインであれ直接であれ、簿記や販売に至るまで、自分の責任が多すぎるように感じることがあります。