「効果的な従業員ハンドブックの作成に役立つリソース」では、従業員ハンドブックの作成に役立つ主要なリソースを特定しました。ここで、必要な理由とその作成方法について説明します。
中小企業の従業員が2人であろうと20人であろうと、公式または非公式に、職場のポリシー、手順、または期待を確実に作成します。従業員がこれらのポリシーを理解していることが重要です。そうすれば、より効果的な組織を運営でき、会社が連邦法や州法に違反するリスクを冒したくないからです。
従業員ハンドブックは、会社のすべてのポリシーとプロトコル、および従業員の法的権利と義務をまとめたものです。従業員ハンドブックを持っていると、ルールと責任を従業員に簡単に伝えることができるので、従業員、または中小企業の経営者としてのあなたに何が期待されているかについては疑問の余地がありません。
さらに、包括的な従業員ハンドブックは、ポリシーを明確に伝えたかどうかを誰かが質問した場合に、ビジネスを合法的に保護するのに役立ちます。
例：従業員が同僚から嫌がらせを受けたと主張してあなたを訴えた場合、ハラスメント防止ポリシーを明確に説明した証拠として従業員ハンドブックを示すことができます。 （従業員または顧客が訴えた場合に備えて、労働者災害補償保険に加入することもビジネスを保護するために重要であることに注意してください。）
すべての会社と同様に、すべての従業員ハンドブックは異なります。他社のハンドブックをコピーして従業員に配布することはできません。優れた従業員ハンドブックは、独自の職場のルールと慣行を定義しており、あなたのビジョンとあなたが築き上げてきた、または築き上げたい文化を反映した声で書く必要があります。
とはいえ、ほとんどの従業員ハンドブックには、同様のトピックと種類の情報が含まれています。以下は、従業員ハンドブックの8つの一般的なセクションです。
成功するためには、従業員は会社の価値観、使命、および目標と一致している必要があります。そのため、従業員ハンドブックの冒頭にこれらの目的を設定する必要があります。あなたがする必要があるのは、会社としてあなたにとって最も重要なことを網羅する声明を提供することです。たとえば、成功を収めているオンライン靴小売業者のZapposは、「変化を受け入れて推進する」や「情熱を持って決意を固める」など、従業員が目指すべき10のZapposファミリーコアバリューを挙げています。
従業員ハンドブックの重要な要素は、会社での雇用に関する一般的な情報です。これには、次のような従業員が関心を持っているトピックが含まれます。
残業代の規則や労働者災害補償の補償範囲など、この資料の一部は、連邦法、州法、さらには地方法によって少なくともある程度規定されていることに注意してください。
労働力に関連する現在の連邦、州、および地方の法律をすべてリストすることが重要です。これらには、平等な雇用機会、ハラスメント防止、差別禁止法が含まれます。
法律の要件を超えて、従業員が仕事でどのように行動するかについてはおそらくあなた自身の期待があるので、特定の仕事上の行動に合わせたポリシーが必要になります。このようなポリシーには次のものが含まれます。
驚くことではありませんが、従業員福利厚生のセクションは、従業員ハンドブックで最も頻繁に参照されるセクションの1つです。
あなたのハンドブックは、例えばあなたの健康保険プランのすべての詳細を説明していない可能性があります。それらは非常に詳細である可能性があるからです（そしてその情報は別々に提供することができます）。しかし、あなたはおそらく基本を与えたいと思うでしょう：従業員が会社の健康保険に加入する資格があるのはいつですか、そしてあなたはいくつのオプションを提供しますか：プランの種類、家族の補償範囲？年間のオープン登録期間はいつですか？
同様に、次のような他のメリットについても簡単に説明します。
従業員はこのセクションを頻繁に参照するため、仕事上の特典について知りたくない人はいますか？ —それをあなたの利益のために使用し、彼らがあなたの会社で働くことの一部として得るすべてを完全に理解するのを助けてください。
すべての企業にこのセクションが含まれているわけではありませんが、企業秘密があり、従業員が競合他社に飛びつくことを懸念している競争の激しい業界で働く企業は、従業員に秘密保持契約に署名させるか、少なくとも従業員に利益相反ポリシーを含めることをお勧めします。ハンドブック。
従業員は、従業員ハンドブックに記載されているポリシー、法律、および手順に従わないことのリスクを理解することが重要です。
彼らが彼らの行動と行動に対して責任を問われることを説明するセクションを持つことを検討してください。従業員に、公正な待遇を受けており、すべての従業員が同じ懲戒処分を受けていることを確認してもらいたいと考えています。
従業員が従業員ハンドブックをあなたと彼らの間の契約上の合意のように扱わないことが重要です。つまり、ハンドブック内のポリシーと手順が守られていない場合、従業員はあなたを訴える可能性があります。したがって、そのような懸念からあなたを守るために、従業員ハンドブックは契約ではないことを示す免責事項を必ず含めてください。
従業員ハンドブックについて考え、計画を立て始めると、ポリシーの多くが正式に作成されていないこと、またはポリシーの一部をより慎重に検討する必要があることに気付く場合があります。
心配しないでください—これは完全に自然なことです。多くの中小企業は、書面で説明するまで、ポリシーについて具体的に考えていません。
従業員ハンドブックの作成プロセスを開始するために実行できる4つのステップは次のとおりです。
出席規則、服装規定、業績評価プロセスなど、従業員のポリシーについて考えるときは、会社の文化と価値観について考えることから始めるのがよいでしょう。
中小企業の経営者として、あなたの個人的な価値観とあなたが強調したいことについて考えてください。また、従業員が最善を尽くし、会社に長期滞在するように動機付ける価値観と文化をどのように作成できるかを検討してください。
作成する文化は、ポリシーと手順をガイドする必要があります。そのため、会社の従業員のポリシーと手順を設計する前に、少なくとも基本的なミッションステートメントを作成することは理にかなっています。
価値観を明確に特定したら、従業員が採用するポリシーを作成することを検討してください。たとえば、若年労働者を惹きつけようとしている企業は、柔軟性と開放性を促進する職場を求めるミレニアル世代の労働者を失望させる可能性があるため、厳しすぎる、または過度に耐えがたいという印象を与えたくないことがよくあります。
とはいえ、必然的に、特定のポリシーについて厳格にする必要があるかもしれません。たとえば、時間通りに出勤することが最も重要な小売店などのビジネスを運営している場合は、もちろん、出席ルールとおそらくドレスコードを指定する必要があります。
そうすれば、従業員により多くの休暇時間を提供するなど、職場の慣習の他の部分にもっと順応したり寛大になったりできる可能性があります。
従業員ハンドブックは従業員との契約ではありませんが、従業員の期待を設定するため、従業員ハンドブックの特定の部分を準備するときは、連邦、州、および地方の法律に従う必要があります。
たとえば、多くの州では、雇用主が特定の種類の休暇をどのように処理する必要があるかを規定する「休暇法」が可決されています。これは、病気休暇であれ陪審義務であれ、企業が従業員にそれらの法律を説明するために使用できる定型文を持っている場合もあります。州の法律の説明をオンラインで見つけることができます。
あなたはあなたの州政府のウェブサイトであなたの州の法律の詳細な説明を見つけることができるはずです。ラントグループによる雇用法ハンドブックには、州ごとの雇用法や労働法の内訳など、連邦および州のさまざまな法的リソースへのリンクも記載されています。
他社のポリシーや従業員ハンドブックを一言一句コピーするべきではありませんが、それらのいくつかを調べてインスピレーションやアイデアを探すことは十分に価値があります。
友人や親戚を通じて、すでに他社のハンドブックにアクセスできる場合があります。ポリシーと手順を計画しているときに、少なくとも他のいくつかのハンドブックをチェックする機会を利用してください。また、基本的なGoogle検索でサンプルの従業員ハンドブックを見つけることもできます。