Microsoft ExcelワークシートからQuickBooksに大量のデータをコピーして貼り付けるのではなく、QuickBooksの[インポート]オプションを使用します。ワークシートの列を適切なQuickBookの見出しにマップする必要がありますが、このプロセスには1〜2分しかかかりません。 QuickBooksは、インポートプロセスを完了する前に、選択したマッピングのプレビューを提供します。
ExcelファイルまたはスプレッドシートをXLSまたはXLSXファイル形式または拡張子で保存します。
QuickBooksデータファイルを開きます。
インポートが正しく機能しない場合に重要なデータが失われないように、データのバックアップを作成してください。これは、データを処理するたびに行うベストプラクティスです。
QuickBooksの[ファイル]メニューをクリックし、[ユーティリティ]、[インポート]、[Excelファイル]の順に選択します。
XLSファイルを選択します。 [このExcelブックでシートを選択する]ドロップダウンメニューを選択し、[アカウント]を選択します。
「マッピング」ボタンをクリックします。 「QBヘッダーをXLS列にマップする」などのマッピング名を入力します。 「インポートタイプ」をクリックし、「アカウント」を選択します。 [データのインポート]列見出しの下の空白行を選択すると、すべてのExcelファイル列が表示されます。
名前をクリックして、データをインポートするフィールドを選択します。 [データのインポート]列の下の各名前の横にプルダウンメニューが表示され、Excelでデータが存在するExcel列の指定を選択できます。 「保存」をクリックします。この時点で、[ファイルのインポート]ウィンドウに戻ります。
[設定]タブに移動し、インポートに適切なオプションを選択します。 [プレビュー]オプションを使用して、Excelの列がQuickBooksに正しくマップされていることを確認します。
すべてが正常に表示されたら、[インポート]をクリックします。
QuickBooksの一部のバージョンには、より厳格なエラーチェックシステムを使用してファイルのインポートをより管理しやすくするウィザードがあります。ウィザードを使用してExcelファイルをインポートするには、XLSM形式である必要があります。
QuickBooksの古いバージョンでは、ExcelファイルをIIF（Intuit Interchange Format）に変換できますが、これは複雑なプロセスになる可能性があります。 IIFは、リストとトランザクションをQuickBooksにインポートするために使用されるタブ区切りのテキストファイル形式です。プロセスを支援するために市場で入手可能な特定のIIFツールキットがあります。このインポートプロセスを使用するもう1つの欠点は、エラーチェックが非常に少ないため、間違いを犯しやすいことです。
このプロセスは元に戻せません。インポートを続行する前に、必ずファイルのコピーまたはバックアップを作成してください。