あなたは時々サービスの前払いをするかもしれません、おそらく仕事でより良い取引を得るために、あるいはそれが前もってサービスをスケジュールするオファーの条件の1つであるためかもしれません。これを行うと、問題が発生し、サービスが計画どおりに完了しない場合があります。この場合、あなたはあなたのお金を返すように頼むサービスプロバイダーまたは請負業者に手紙を書かなければならないかもしれません。このような不快な状況で手紙を書くには、タクトと才能が必要です。
手紙を紙の形で書いてください。電子メールは、人々や企業と通信するための一般的で迅速な手段ですが、手紙のような法的要件を満たしていない場合があります。紙の手紙や郵送された手紙も、何がうまくいかなかったのか、状況を改善するために何を探しているのかを正確に伝えるのにより効果的である傾向があります。
手紙全体が左寄せされる、または書かれた各行がページの左側にあるブロックビジネス形式で手紙を作成します。一番上から日付を入力し、下に移動して名前と住所を記入します。そこから数行下に移動し、手紙の送付先の住所を記入します。さらに数行下に移動して、挨拶を書きます。名前でその人に挨拶し、「DearSir」や「ToWhom itMayConcern」から遠ざけてください。
専門的で明確な言葉を使用して、明確に書く。わかりやすいわかりやすい用語を使用し、質問している理由を明記して、払い戻しを直接リクエストしてください。作業の開始日と終了日など、関連情報を含めてください。また、その人に連絡して作業の手配をするために行ったすべての努力も含めてください。手紙を親しみやすくプロフェッショナルなものにし、過酷な言葉遣いやビジネス用語は控えてください。
手紙の中であなたが探しているものを正確に言ってください。これは行動の呼びかけです。 200ドルの払い戻しが必要な場合は、そのように言ってください。連絡がない場合は、お店に連絡する日付を含めてください。あなた自身のためにたくさんの連絡先情報を与えてください、そしてあなたの好ましい連絡方法が何であるかを言ってください。コンピューターを使用している場合は、手紙を注意深く校正し、手紙のスペルチェックを実行します。返信が予想される日付を記載し、返信がない場合は電話することを明確にします。
後で法的措置につながる可能性のあるものを要求する手紙を証明された郵便で郵送し、領収書を返送してください。通信の証拠として、配達領収書と一緒に手紙のコピーを保管してください。
法的措置を脅したり、手紙に虚ろな脅迫をしたりしないでください。多くの企業では、弁護士に言及すると、その手紙はまったく別のカテゴリに分類されます。最初に完全に払い戻しを行うことをいとわなかった企業は、法的措置について言及するときに法務部門に手紙を照会する場合があります。これにより、払い戻しプロセスが遅くなったり、停止したりする可能性があります。