車のような大規模な購入の払い戻しを期待する場合は、慎重に作成された手紙が最も重要です。払い戻しの請求は、カスタマーサービスの基本的な問題に対処します。自動車販売店がカスタマーサービスを重視していて、払い戻しに対する正当な請求がある場合は、要求を尊重する必要があります。
自動車販売店にお問い合わせください。電話の性質を説明し、払い戻しなどのカスタマーサービスの問題を処理する人の連絡先の名前を取得します。払い戻しを請求する意図とその理由を販売店に通知してください。これにより、ビジネスが通知されるため、あなたの主張が認識されます。払い戻しを求めることが潜在的に論争になる可能性があると感じた場合は、タクトを使用してください。あなたがしたい最後のことは、マナーが悪いために払い戻しを受けるチャンスを減らすことです。
ビジネスフォーマットを使用して、手紙の見出しを作成します。ビジネス形式では、これはページ上部の名前、住所、日付です。見出しは次のようになります：
あなたの名前あなたの番地あなたの市、州の郵便番号あなたの電子メールアドレス（もしあれば）日付
書き込み先の人の名前と名前を含む内部アドレスを作成します。内部アドレスは、見出しと同じ形式に従います：
自動車販売店の連絡担当者の名前と姓住所市区町村、州の郵便番号
間隔は重要です。理想的には、見出しと内部アドレスの間に2行以内のスペースが必要です。
手紙の中でその人に宛てた場所である敬礼を作成します。標準的な敬礼は次のとおりです。「親愛なる氏（夫人）の氏名：」親しみやすい手紙とは異なり、正式な敬礼が必要なビジネスレターでは必ずその人の姓名を使用してください。
手紙の本文を書く（またはタイプする）。これがあなたの要点です。手紙の本文を、最初、中間、最後の3つの部分に分けます。あなたのフルネームとあなたが手紙を書いている理由を使って自己紹介してください：払い戻しを求めるため。ビジネスレターはブロック形式に従うため、インデントしないでください。
手紙の本文の中央部分で、払い戻しに値する理由を説明してください。これは説得力のある手紙であり、専門的で情熱的です。紹介後、払い戻しに値すると思われる理由を述べてください。説明なしで単に払い戻しを求めることは、おそらく耳が聞こえないでしょう。話をした人の名前や領収書など、関連情報と補足文書のコピーを含めます。連絡担当者に感謝して手紙の本文を終了し、あなたの電話番号とあなたに連絡するのに最適な時間を含めてください。
「Sincerelyyours」で手紙を閉じ、手紙の下部にあなたの名前を署名します。文字を入力した場合は、署名の下にフルネームも入力してください。
手紙を書く前に、自動車販売店の返金ポリシーを理解してください。これは、払い戻しに対処する特定のポイントを含めるように手紙を調整するのに役立ちます。直接または電話で話した人のフルネームを取得します。あなたの手紙にこれらの個人の名前を含めてください。できるだけ詳しく説明し、俗語を使用したり、言葉を使いすぎたりしないようにします。あなたのビジネスレターは簡潔で要領を得たものでなければなりません。最後に、タイプミスや文法上の誤りを避けるために、手紙を校正します。セカンドオピニオンとセカンドオピニオンのために、別の人に手紙を読んでもらうことを検討してください。入力された文字は、望ましい結果を得るのにより効果的であり、プロ並みに見えます。手書きが苦手な方は必ず文字を入力してください。
いくつかの手紙や電話を含め、自動車販売店からの払い戻しを受けるために何度か試みなければならない場合があります。最初の試みの後であきらめないでください。日付、時刻、およびスタッフとの会話の記録を名前を含めて維持します。