中小企業の所有者として、財務計画と法令遵守のための会計記録を保持します。一部のレコードには、ビジネス、クライアント、および従業員に関する機密情報が含まれています。
会計記録の情報を損害、盗難、自然災害から保護する必要があります。これらの4つの簡単な手順を試して、会計記録を保護してください。
会計記録を古くて壊れたファイリングキャビネットに保管していますか？または、それらを開いた棚に積み重ねますか？どちらのシナリオも、情報を安全に保つのに理想的ではありません。壊れた保管容器と開いた棚はあなたの記録を脆弱にします。ロックする清潔で頑丈なファイリングコンテナで紙の文書を保護します。
紙のファイルを水による損傷から保護する必要があります。ファイルを地下階に置き、嵐が地下室を襲い、記録を台無しにしたとしましょう。水にさらされる可能性のある場所に紙の文書を保管しないでください。
また、紙の記録を火災による損傷から保護してください。電気室や熱を使用する機器（溶接工具など）に紙を近づけないでください。難燃性と防水性のある保管容器とファイリングキャビネットを使用できます。
コピーは、元のレコードが失われたり破壊されたりした場合のバックアップとして機能します。物理的なコピーを作成したり、デジタルコピーをスキャンしたりできます。 1つのレコードセットを他のセットとは異なる場所に保存します。そうすれば、両方のセットを同時に失うリスクはありません。
コピーを作成する前にドキュメントを失うことがあります。その場合は、ソースからコピーを取得する方法があるかどうかを確認してください。多くの場合、リクエストに応じて、中小企業向けに提出されたIRSフォームのコピーを入手できます。納税申告書がない場合は、フォーム4506を使用してIRSにコピーをリクエストしてください。
一部の種類のビジネスレコードをコンピュータに直接保存する場合は、デバイスにセキュリティプログラムを設定する必要があります。コンピュータにウイルス対策ソフトウェアをインストールして、悪意のあるソフトウェアからデスクトップレコードを保護します。
デスクトップレコードには、ファイルを保存したコンピューターからのみアクセスできます。コンピュータが損傷した場合、情報が失われる可能性があります。バックアップレコードを外付けドライブにコピーします。
古いコンピューターを取り除く場合は、デスクトップから会計記録を削除してください。ファイルを削除するだけではいけません。コンピュータからデータを削除するには、ドライブをワイプする必要があります。
インターネットからクラウド会計ソフトウェアにアクセスできます。つまり、コンピュータが損傷しても記録が失われることはありません。情報をクラウドに保存し、さまざまなデバイスを使用してそれらにアクセスできます。
中小企業向けのクラウドベースの会計ソフトウェアは、あなたの情報を保護するための対策を講じています。たとえば、銀行と同じ方法でデータを暗号化します。オンラインアカウンティングには強力なパスワードを使用し、他の人から隠しておいてください。また、ウイルス対策ソフトウェアを使用して、コンピュータをウイルスから保護します。
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