GDPR法には、給与明細をメールで送信することは許可されなくなったと記載されているものはありませんが、送信する情報を保護せずに給与明細をメールで送信できるわけではありません。
給与局でGDPRに準拠する場合は、すべての給与レポートと給与明細をパスワードで保護するだけでよいと考えるかもしれません。ただし、従う必要のある厳格なプロセスがあります。
給与明細を電子メールで送信する場合は、給与明細がすべてパスワードで保護され、従業員が選択した電子メールアドレスに直接送信されることを確認する必要があります。すべての従業員に同じパスワードを使用するとGDPRの違反と見なされる可能性があるため、従業員ごとに一意のパスワードを使用することが非常に重要です。
また、すべての給与明細に安全な暗号化を提供するだけでなく、給与明細が送信されたら、給与明細ソフトウェアプロバイダーのサーバーから給与明細を削除する必要があります。
ただし、GDPRに準拠していることを確認するために必要なことは、情報を安全に共有することだけではありません。サイバー攻撃を回避するために必要なすべての手順を確実に実行し、盗難、火災、またはコンピューターの損傷に備えてデータの安全なコピーを保持し、雇用主が保持している情報を簡単に更新する方法を従業員に提供します。重要なGDPR要件。
これらすべての要件を考慮したシステムを導入するには、時間がかかる可能性があります。代わりに、安全なポータルは給与プロセスを簡素化し、従業員の情報を保護するための最も安全な環境を提供できます。安全なポータルは、最高レベルのセキュリティとGDPRへの準拠を提供し、給与明細の配布を自動化し、給与期間ごとに給与レポートをメールで送信する必要がないため、給与プロセスがはるかに簡単になります。
給与明細やその他の機密性の高い給与文書を安全に送信および保存する機能に加えて、セルフサービスポータルには、雇用主や従業員が情報にリモートアクセスする簡単な方法を提供するなどの利点もあります。さらに、セルフサービスポータルを使用すると、従業員は休暇を簡単にリクエストしたり、個人情報を追跡したり、必要に応じて更新したりできます。また、すべての給与記録の安全なバックアップを保持できます。
セルフサービスポータルは、GDPRプロセスをはるかに簡単にするだけでなく、最大2,000万ユーロまたは前年の年間売上高の4％のいずれか高い方で罰金を科されるリスクを排除します。
BrightPay Connectは、給与が開いているときは15分ごとに給与データを自動的にバックアップし、雇用主ファイルを閉じると、必要に応じてすべてのバックアップをダウンロードして復元できるようになります。
つまり、ポータルは常にクラウドに給与ファイルの安全なコピーを保持し、サイバー攻撃の場合にデータを保護し、コンピューターの損傷など、物理的な機器に何かが起こった場合にデータを復元できるようにします。
GDPRは、個人が不正確な個人データを修正する、または必要に応じて完成させる権利を有することを指定しています。 BrightPay Connectポータルは、雇用主が保持するすべての個人データを従業員に表示します。従業員は、休暇申請の承認を簡単に編集したり、従業員の連絡先の詳細を更新したりできます。
従業員の情報が不完全または不正確な場合、たとえば、電話番号や住所が変更された場合、従業員はポータルから詳細を簡単に更新できます。ポータルは、PC、Mac、タブレットなどの任意のデバイスから24時間年中無休でアクセスできます。従業員のスマートフォンアプリを介してスマートフォンも。
GDPRに準拠するには、給与明細の処理に厳密に必要な場合にのみ、すべての給与明細情報を給与処理者が利用できるようにする必要があります。 BrightPay Connectを使用すると、割り当てられたタスクを完了するために必要な情報にのみアクセスできるようにユーザーを設定できます。
BrightPayConnectに準拠したGDPRを維持します。 詳細はこちら