財務諸表を使用すると、投資家はビジネスの財務をすばやく調べて、そのビジネスが強力な投資であるかどうかを判断できます。会計士は、入ってきたトランザクションデータを記録し、再編成して読み取り可能な形式に変換することにより、財務諸表を生成します。ビジネスオーナーは、多くの場合会計士の助けを借りて財務諸表を使用して、ビジネスの収益性を高めるためにどのような変更を加えるかを決定することもできます。
財務諸表を扱う際の会計士の最初のステップは、すべての取引を識別して記録することです。会計士は、取引に従事するときにビジネスが生成するすべての領収書、バウチャー、およびその他の書類を調べます。彼は各トランザクションをログに記録します。通常、トランザクションの記録は、トランザクションの日付、時刻、および金額、トランザクションがお金をもたらしたか、ビジネスにお金を使う必要があるかどうか、およびトランザクションの簡単な説明をリストすることで構成されます。
会計士は、特定の期間のすべてのトランザクションを記録したら、トランザクションを分類する必要があります。最初に、彼女はトランザクションを収入と費用のどちらを表すかによってグループ化します。彼女は、これら2つのグループ内のトランザクションをサブグループに分類します。たとえば、彼女はすべての売上をグループ化し、すべての返品製品をグループ化し、すべての旅費をグループ化します。彼女は会社の元帳にグループおよびサブグループごとに経費を記録します。
会計士の次のタスクは、彼が整理した情報を要約することです。この段階で、会計士はグラフやチャートを生成したり、情報を読みやすい形式で配置したりできます。会計士は、このフェーズで貸借対照表やキャッシュフローシートなどの財務諸表を生成するため、投資家や顧客は彼の情報の要約を簡単にたどることができます。彼はこれらの財務諸表の作成を支援するためにコンピューターソフトウェアを使用するかもしれません。
財務諸表プロセスにおける会計士の最後のステップは、データを分析し、ビジネスが経費を削減できるか、または収益を増やすことができるかどうかを判断することです。会計士は会社の役員と会ってこの情報を確認し、次の四半期に向けてビジネスに加える変更について情報に基づいた決定を下すことができます。この会議の後、事業主は変更を実施し、次の四半期のステートメントのために会計士に新しいトランザクションを送信し始めます。
