適切に運営された会議は、組織にとって非常に貴重であり、組織内の成長と新しいアイデアを促進するのに役立ちます。ただし、会議の運営が不十分だと、会社の士気が低下するだけでなく、賃金と生産性の損失に毎年数千ドルの費用がかかる可能性があります。

たとえば、10人の参加者がいる1時間の毎週の会議は、年間平均20,000ドルの費用がかかる可能性があります。だから、あなたは自分自身に尋ねなければなりません、会議は費用の価値がありますか？もしそうなら、どうすれば時間を最大限に活用し、すべての会議から最大の価値を生み出すことができますか？

不十分な会議で時間を無駄にするのを防ぐための7つの秘訣があります。

1。価値を創造するために会うだけです。

ミーティングは、価値を創造するためのものであり、政治を演じたり、裏側を覆ったりするためのものではありません。

会議に価値がない場合は、会議をキャンセルします。他のより価値のある仕事をする機会は言うまでもなく、解放されたスタッフの時間から即座に節約できます。

会議は、アイデアをブレインストーミングしたり、重要な決定を下したり、スタッフから完全な賛同を得たり、実行を調整したりするのに最適な場所です。ブレーンストーミングを行っている分野、意思決定、または調整しているプロジェクトが、会議への投資に対して健全な利益をもたらすのに十分な価値を会社にもたらすことを確認してください。

2。事前に会議を計画します。

会議の考えを与えたすべての会議にリーダー（または少なくともファシリテーター）がいることを文化的な「必須」にします。理想的には、これは、会議のかなり前にすべての参加者の手に渡り、参加者が自分で準備できるように、議事録を作成することを意味します。

参加者が準備する必要のある特定の情報やその他の準備作業がある場合は、それを議題に明示します。

繰り返しになりますが、これは「ポリシー」（多くの組織では単に無視されます）を作成することだけではなく、これが会議の方法であるということを企業の文化的必需品にすることについてです。事前に計画します。 、議事録を作成しました。完全に準備ができています。

3。参加者に説明責任を負わせて、会議を強力に開始します。

これは、時間どおりに会議を開始し、すべての会議参加者が準備を整えることを期待することを意味します。ティムが遅れたり、準備ができていない場合は、会議の後で個人的に彼を抑えて、大人の会話をします。

「ティム、今日は12分遅れて到着しましたが、共有する必要のあるキャロウェイ番号がありませんでした。それを邪魔する何かが起こりましたか？それは会議とあなたの仲間に本当に影響を与えました。」

私たち全員が物事が浮かび上がる時がありますが、ティムが物事の繰り返しのパターンを持っている場合、それはあなたが容認できないものとしてレイアウトする必要があるものです。その行動が他の参加者や会社に与える影響の観点からそれを組み立ててください。その行動を変えるために彼の完全な同意を求めてください。この種の即時かつ直接的なコミュニケーションは、会議後に敬意を持って非公開で行われ、通常、ティムの行動を一掃します。

4。会議の計画に従ってください。

議題を持っていることは1つですが、実際にそれに従うことはまったく別のことです。

会議を主導している人が会話を導き、すべての参加者に発言権を与え、会議が行き詰まりの危機に瀕しているときに非生産的な瞬間を押しのけるようにします。もちろん、サラが提起するその接線が素晴らしく、状況と最善の行動方針を見るまったく新しい方法を引き起こす場合があります。

経験豊富なリーダーは、自発性と創造性をいつ自由に統治させるかを知っています。先入観を捨てることが会社にとって正しい行動である場合があります。

5。アクションアイテムを明確にしてフォローアップします。

生産的な会議を開くことは1つのことですが、その会議の価値を享受するには、物事を成し遂げる必要があります。会議の終わりに、戻って、会議からの行動のコミットメントを明確に明確にします。次のように聞こえるかもしれません：

「私たちが同意したことを要約しましょう。ティム、あなたは今日から2つのアクションステップXとYを所有しています。どちらも、今週の金曜日の営業終了までに実行される予定です。完了したら、プロジェクトボードでそれらを完了としてマークすることに同意しました。サラ、あなたはアイテムZを所有しています。 、そして次の週次レポートで結果の要約を提供します…」

誰がどのタスクをいつまでに、どのように「ループを閉じる」かを、その完了を報告することで明確にすることは、説明責任の戦いの半分です。残りの半分は、割り当てられたすべてのタスクが完了したことを確認するための継続的なフォローアップです。デフォルトでは、会議のリーダーは、ステータスについてすべてのタスクホルダーにチェックインし、合意どおりに行われなかった場合は、タスクホルダーに説明責任を負わせる責任があります。もちろん、彼または彼女はこのフォローアップの責任を委任することができますが、デフォルトでは、これはうまく機能します。

6。会議の「要約」メールを送信します。

これは、データポイント、決定、次のステップ（誰が、何を、いつ、ループを閉じる方法）をリストしたメールです。

7。見たい行動のロールモデルになりましょう。

実行に関する最後のコメント—会社のリーダーとして、他の人にエミュレートしてもらいたい行動をモデル化する必要があります。

会議の終わりに、誰がどの次のステップをいつまでに所有するかについて明確にしていますか？あなたは彼らにフォローアップし、彼らに割り当てられたタスクの責任を負わせますか？会議外でアクションの割り当てを一貫して実行していますか？

説明責任の文化は、リーダーがチームに吸収させたい行動を一貫して行うことによって大部分が構築されています。

これらの7つの秘密の実装を開始すると、会議がより短く、より生産的になり、ビジネスの他の領域でも生産性が向上することがわかります。