最近のMakingTax Digitalの実装は、企業と会計士の両方にとって大きな変化でした。「ソフトランディング」期間は間違いなくいくつかの機会と課題を投げかけます。
ただし、基本的に、デジタルアカウンティングは短期的な傾向ではなく、MTDはその一部にすぎないことを覚えておく価値があります。時間の経過とともに、会計の要素はますますデジタル化されるでしょう。ただし、変化のペースは企業によって異なります。アーリーアダプターはデジタル化のためのより明確なロードマップを用意している可能性がありますが、他の企業はどこから始めればよいかわからない可能性があります。いずれの場合も、変更を管理する準備が必要です。
私の見解では、完全にデジタル化されたプラクティスに移行する準備をする際に、会計事務所が尋ねなければならない5つの重要な質問があります。
あなたの会社がデジタル化すればするほど、あなたはより多くの価値を得るでしょう。ただし、デジタルになるプロセスは、上記の考慮事項にどのように対処するかによって異なります。そのため、それぞれを順番に見ていきましょう。
一晩で完全なデジタルプラクティスに移行することはありません。とにかく、うまくいきませんでした。むしろ、会社の人材、スキル、テクノロジー、およびリソースに基づいて、変化の規模とそれがどのくらいの速さで発生するかを計画する必要があります。
会社が何をして何をしていないかを知っていると、12か月、3年、5年の間隔で現実的な目標を設定でき、すべて完全なデジタル会計への移行に向けて取り組みます。このように移行を段階的に進めることで、各段階の詳細な計画を作成し、プロセスをより細かく制御できます。
この一環として、企業は、特定の期間に移行するクライアントの数についても目標を設定する必要があります。ただし、これを行うときは、各クライアントが導入しているテクノロジーを必ず考慮してください。
現在、ほとんどの企業は、共有ドキュメントドライブ、クラウドベースのサーバー、クラウドベースのアプリのスイートのいずれの形式であっても、少なくとも一部のクラウドテクノロジーを使用しています。したがって、スタッフとクライアントがすでにこれらのツールをどの程度使用しているかを理解することが重要です。
上記のように、企業が利用できるテクノロジーを知ることは、移行プロセスを実装するための現実的な目標を計画および設定するのに役立ちます。また、スタッフがすでにデジタルツールとプロセスの使用に精通している場合は、より簡単に適応できます。
新しいテクノロジーの採用に関して、スタッフとクライアントが以前に何を試したか、また発生した問題を知ることは、潜在的な障害を特定して回避するのにも役立ちます。
最後に、大規模なデータ移行では、デスクトップからクラウドへのデータ転送とクラウドからクラウドへのデータ転送の両方に適切な促進プロセスが整っているかどうかを検討してください。前者の方がはるかに一般的ですが、ほとんどのサプライヤはクラウド間プロセスにも対応できるはずです。
デジタル会計への移行を計画するには、最初から2つのことを特定する必要があります。
クライアントとの関係はスタッフの能力と、スタッフが使用するテクノロジーの信頼性に依存するため、これは重要です。また、適切なトレーニング、専門知識、またはツールが不足しているため、クライアントとの信頼を損なう余裕はありません。
たとえば、移行後、新しいプロセスやテクノロジーを訴える方法についてスタッフのトレーニングを開始するまで待つ余裕はありません。これにより、変更の実装が困難になり、間違いや見落としにつながる可能性があります。そのため、重要な変更管理タスクを担当する適切な人、チーム、およびパートナーがいることを確認する必要があります。移行にリソースを投入することも重要です。半分入ったり半分出たりすることはできません。
完全なデジタルプラクティスへのスムーズな変更を確実にするには、移行プロセス全体を通じてクライアントに情報を提供し続ける必要があります。したがって、最初の計画の一部として、クライアントと通信するための明確なプロセスを用意し、移行の性質とタイムスケール、さらに重要なことに、それがクライアントにどのように影響するかを説明する必要があります。何よりも、クライアントが変更のメリットを理解していることを確認し、これらのメリットを実現するためにどのように支援するかを明確にしてください。
ここで重要な考慮事項の1つは、特定のツールまたはプロセスをクライアントに必須にするかどうかです。場合によっては、クライアントは何をすべきかを言われることに熱心ではないかもしれません。ただし、これが、必要な変更を行う理由を明確に伝える必要がある理由です。
クライアントと明確にコミュニケーションをとる必要があるのと同じように、社内の全員に移行プロセスについて十分な情報を提供する必要があります。スタッフは、変更の規模とスケジュールについて適切な量の洞察を持っている必要があり、移行後に作業がどのように変更されるかについて曖昧さがないようにする必要があります。会社が既存のスタッフが変更に適応するのをどのように支援するかを説明し、新しいテクノロジーと要件に関するトレーニングセッションの計画を概説してください。
そして、あなたの管理チームはどうですか？移行の計画と実装に直接関与していなくても、プロセス全体を通じて可能な限り十分な情報が提供されていることを確認する必要があります。
さらに、採用は重要な考慮事項です。最も経験豊富な経理スタッフを採用することを優先したくなるかもしれませんが、新しいテクノロジーの使い方を学ぶために適切な熱意を持った人材を採用することも同様に重要です。
それでは、上記のすべての考慮事項を念頭に置いて、完全にデジタル化された会計慣行に移行することの利点は何ですか？いくつかの顕著な例は次のとおりです。
要約すると、完全にデジタル化されたプラクティスへの移行は、ほとんどの場合、長いものであり、その課題がないわけではありません。それでもなお、その利点は重要です。企業は、まだ始めていない場合でも、今すぐ始めるためのさらに大きなインセンティブを得ることができます。
Farnell Clarkeの創設者であり、コンサルタントであるWill Farnell ソルド
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