モバイルデバイスは不可欠なツールになりました。電話をかけたり、テキストメッセージを送信したりするだけではありません。今日のスマートフォンには、仕事と私生活の両方を管理するのに役立つ強力なアプリケーションが搭載されています。そして、それらは、従業員の経費報告書の領収書を追跡することを任務とする会計士にとって最も簡単な解決策の1つである可能性があります。
IRSは、75ドルを超える事業費の領収書を要求します。従業員が定期的に領収書を紛失したり、会社のクレジットカードからのコピーを要求したりしている場合は、領収書スキャナーアプリをスタッフに紹介する時期かもしれません。
この便利なツールを使用すると、購入、請求、支払いなどの重要なビジネストランザクションをすばやくキャプチャし、デジタルで保存できます。実際、今日利用できる最も人気のあるスマートフォンアプリには、レシートスキャナーが組み込まれています。
レシートスキャナーアプリを使用すると、物理的またはデジタルのレシートをスキャンして1つの中央の場所に整理し、インターネットにアクセスできる任意のデバイスからアクセスできます。さらに、最高のレシートスキャナーアプリプログラムを使用すると、ユーザーは各トランザクションに関するメモを追加したり、写真を添付したりできます。これらの詳細は、たとえばビジネスディナーを箇条書きにする必要がある場合に役立ちます。
業種や製品カテゴリに基づく自動分類などの追加機能を提供するものもあります。
レシートスキャナーを選択する際に考慮すべきことがいくつかあります。
まず、古いレコードを削除せずにすべてのトランザクションがストレージ容量内に収まるように、十分なメモリがあることを確認してください。次に、ドキュメントのスキャン速度を確認します。それらを処理するのに時間がかかりすぎると、必要以上にお金を使うことになります。第三に、在庫追跡、顧客関係管理、経費報告などの他の便利な機能を提供しているかどうかを確認します。
ほとんどの人と同じように、紙の領収書が山積みになっている可能性があります。これらの領収書は追跡する必要がありますが、持ち運びや整理はしたくありません。しかし、疲れ果てた出張や長い一日の仕事の後、夜に家に帰るとどうなりますか？どこかの引き出しに山を投げるだけですか？
あなたはすでにあなたのためにうまく機能する既存のファイルベースのファイリングシステムを持っているかもしれません。もしそうなら、素晴らしい！ただし、そうでない場合は、レシートスキャナーアプリをダウンロードする価値がある理由がいくつかあります。
現在利用可能なレシートスキャナーアプリにはさまざまな種類がありますが、一般的に2つのカテゴリに分類されます。
最初のタイプのスキャナーは、使い終わったときに各ページの写真を撮ることで機能します。
すでに持っているもの、つまりスマートフォン以外に追加のハードウェアは必要ありません。 Wi-Fiや携帯電話サービスが利用できない地域で携帯電話を使用できます。さらに、デバイスはすべてのファイルをローカルに保存できるため、スマートフォンに何かが起こってもファイルが失われることはありません。
一度に複数の写真を撮る必要がある場合は、互いに上書きするだけなので、うまく機能しません。それらはすべてをローカルに保存するため、それらの写真が消費するスペースの量を制御できなくなります。後で削除する場合は、手動で削除する必要があります。さらに、これらのタイプのスキャナーはテキストの認識があまり得意ではありません。彼らは数字を正しく認識するかもしれませんが、それ以外のものは誤読される可能性があります。
シンプルでセットアップが簡単で無料の製品をお探しの場合は、QuickbooksOnlineをご覧ください。請求、在庫管理、給与処理などの基本機能を提供します。ただし、カスタムレポートの作成、他のソフトウェアパッケージとの統合、複数の会社の管理など、より高度な機能が必要な場合は、QuickbooksProにアップグレードする必要があります。
頻繁に旅行する場合、Expensifyは領収書を管理するためのツールとして理にかなっています。クレジットカードから直接取得したデータを使用して手動または自動でトランザクションを入力できるため、他の多くの経費トラッカーと同様に機能します。
違いは、カードを使用して購入すると、Expensifyが各トランザクションに関連する情報（フライト番号、費用、ステータスなど）を取得することです。
Expensifyは、レシートをどこでも簡単に管理できるため、レシートをスキャンするための私たちのお気に入りのアプリの1つです。さらに、Expensifyはすべての領収書を独自のデータベースにスキャンするため、重要なドキュメントが失われることを心配する必要はありません。
つまり、誤ってスマートフォンから何かを削除しても、何も失うことはありません。あなたがする必要がある唯一のことは、新しいドキュメントを受け取るたびにアプリを開くことです。
従業員が少ない企業の場合、1人で本を書く余地があるかもしれません。だからこそ、私たちはベンチをパーソナルファイナンスマネージャーとレシートスキャナーの両方として使用するのが大好きです。これにより、請求書の処理、債務の返済、退職のための貯蓄、税金の計画が簡単になります。
このアプリを使用すると、目標の設定、予算の設定、定期的な請求の支払い、投資の管理、さらには1月1日以降にコーヒーに費やした金額を追跡することもできます。
無料のオンラインツールを使用すれば、従業員が少ない企業向けに高価なソフトウェアに投資する必要はありません。とはいえ、シンプルでセットアップが簡単なものが必要な場合は、ベンチをチェックする価値があります。ユーザーが自分のPDFファイルや領収書、請求書、請求書などの画像をアップロードできるようにし、チャートやグラフの作成などの基本的なレポート機能を提供します。
WellyBoxアプリは、クレジットカードまたはデビットカードを支払いとして受け入れる企業からの領収書をスキャンするための優れた方法です。また、すべての経費を1か所で追跡できるため、自営業の場合にも優れたツールです。
無料版には無制限のスキャンが含まれていますが、携帯電話にローカルに保存するだけです。ただし、有料版にはより多くのストレージスペースがあります。
WellyBoxアプリは、iTunesおよびAndroidデバイス用のGooglePlayで見つけることができます。
Receipts By Waveは、シンプルでありながら強力なレシートスキャンツールを探している場合のもう1つの優れたオプションです。このアプリを使用すると、ユーザーは自分のニーズに基づいて独自のテンプレートを作成できます。その後、それらを使用して、いつでもどこからでも領収書を取得できます。
キャプチャされると、受信トレイに直接送信され、後で確認できます。保存するレシートの数に制限はありません。
このアプリを使用すると、ユーザーはワンタップで領収書をスキャンしたり、メールに直接送信したり、PDFファイルとして保存したりできます。各領収書にメモを追加して、経費報告書に含める必要のある詳細を簡単に追跡することもできます。
このアプリは、紙の雑然としたものを取り除き、すべてが適切に整理されていることを確認したい場合に最適です。さらに、同じデバイスを使用している人が複数いる場合は、誰がいつ何を購入したかを確認できます。
Shoeboxedモバイルアプリケーションを使用すると、ユーザーはレシートを数秒で自分のアカウントにスキャンできます。次に、タグまたはカテゴリを使用してそれらを整理し、スキャンしたすべてのドキュメントを一度に検索できます。無料版には月額無制限のスキャンが含まれ、有料版では追加のドキュメント編集とPDF変換が提供されます。
このレシートスキャナーアプリは魔法のように機能します！内蔵カメラを使用して領収書の写真を撮り、Evernoteにアップロードするだけです。次に、Webブラウザまたは電子メールを介してこれらのファイルにアクセスできます。会社の暗号化技術のおかげで、データは常に安全に保たれます。さらに、1か月あたり最大2GBの無料ストレージスペースを利用できます。
アプリケーションにお金をかけたくない場合は、無料版をチェックすることをお勧めします。領収書をオンラインで保存するだけでなく、複数のコンピューター間で領収書を同期することもできます。無料のアカウントにサインアップして、今日から領収書の保存を開始するだけです。
セットアップを必要とせずに、このツールの使用をすぐに開始できます。領収書をスキャンして、Dropbox経由でコンピューターに保存するだけです。次に、それらのファイルをアプリケーションのサーバーにアップロードします。サーバーで自動的に処理されます。結果はデバイスに返送され、自由に表示できます。
このサービスは、特に海外旅行の際に、すべての取引を追跡するのに最適です。ただし、データを手動で入力する必要があるため、時間がかかりすぎると感じる人もいます。
100％機械処理–他の多くのレシートスキャンアプリケーションとは異なり、Veryfiは人間の介入に依存していません。代わりに、高度なアルゴリズムを使用して、すべての画像を数秒で処理します。このため、チェックアウト時に何も見逃すことはありません。
結論として、経費を追跡するためのシンプルで効果的なシステムを作成しようとしている人は、たくさんのオプションを利用できます。