従業員のスケジュールを作成することは、中小企業の経営者のための管理テトリスのラウンドに似ている場合があります。タイミングと期待のゲームである目的は、あなたの専門的な忍耐力のテストにすぎないように感じます。
本当の話をしてください。毎週、きちんとした従業員のスケジュールを作成するのにどれくらいの時間を費やしているのでしょうか。毎月？夜遅くにスプレッドシート（またはさらに悪いことにホワイトボード）に頭を悩ませて、来週のすべてのシフトで誰がいつ必要かを判断するためにスクランブリングをしていることに気付いたことがありますか？シフトワーカーを抱える中小企業の経営者の場合、毎分が重要です。
このシーンがあまりにも馴染み深いように聞こえる場合は、あなただけではありません。
500人の米国の事業主を対象とした最近の調査では、雇用主の半数が毎週少なくとも2時間従業員のスケジュールを作成していることがわかりました。別の10％は、週に3時間タスクに費やしていると答えています。一部の回答者は、1週間のスケジュールに12時間を費やすとさえ主張しています。
残念ながら、それは継続的な教育、システムの改善、ビジネスのマーケティング、または新しい製品やサービスの開発に費やされた可能性のある2、3、12時間です。
ただし、交代勤務の性質上、従業員は必要なときにいつでも対応できるとは限りません。彼らはシフトを交換するか、電話をかけるか、または早く出発する必要があります。正常です。実際、雇用主の2％だけが、決してない従業員がいると言っています。 シフトを逃す一方、雇用主の32％は、従業員がシフトを逃すことはめったにないと述べています。
他の66％は、日次、週次、または月次ベースでコールインを受信する必要があります。そして、それはあなたが本当に自分の足で考える必要があるその瞬間です。
雇用者だけでなく、シフトスケジュールは従業員にも固有の課題をもたらします。スケジュールが予測できない場合は、育児、医師の予約、土壇場での個人的な時間を再調整する必要があります。そして、これらの変更は費用がかかり、追加のストレスを引き起こす可能性があります。
この問題に対処するために、一部の州および地方自治体は、雇用主が最大2週間前に従業員のスケジュールを提供することを義務付ける予測スケジューリング法を制定しました。これは、悪名高い「クロペン」シフト（従業員がレイトシフトまたはクロージングシフトの後に朝またはオープニングシフトが続く）の禁止や「オンコール」スケジュール、およびキャンセルされたシフトについて従業員に補償するよう雇用主に要求するなど、他の要件に追加されます。特定の時間枠内。各市や州には独自の法律があります。そのため、調査を行い、ビジネスが現地の法律に準拠していることを確認するのが賢明です。
残念ながら、予測スケジューリング法を採用することは、従業員のスケジューリングの氷山の一角にすぎません。その他の一般的なシフトスケジュールの問題には、従業員の雇用と維持、欠勤したシフトをカバーする従業員の検索、毎週のシフトスケジュールの計画などがあります。そして、これらは安価な手間ではありません。雇用主は、シフトを逃しただけで年間平均7,500ドルを失います。
1。あなたの市や州に来る法律に備える 。
予測可能なスケジュール法が全国を席巻しているため、市や州がこの問題についてどこに立っているかを認識することが重要です。労働法の弁護士がまだいない場合は、弁護士を探すか、少なくとも、Society for Human ResourceManagementの助けを借りて法律を追跡することを検討してください。
2。スケジューリングプロセスを自動化します。
あなたとあなたの従業員の間のより良いコミュニケーションは、従業員のスケジューリングを改善するための鍵です。紙やスプレッドシートにスケジュールを書き込んだり書き直したりする代わりに、今後のシフトや変更されたシフトのリアルタイムの更新と通知を備えたソリューションを使用して、プロセスを自動化します。自動化により、スケジュールの作成、管理、共有が容易になるだけでなく、テキストリマインダーの送信や従業員へのボイスメールの送信にかかる時間を短縮できます。
3。スケジュールの作成に費やす時間に注意してください。
毎週従業員のシフトスケジュールを作成するために費やした時間を追跡することで、課題の見通しを立て、今後数週間のより良い目標を設定するのに役立ちます。スケジュールに途方もない時間を費やしている場合、または新規採用のたびに費やす時間が増える場合は、代替案を探し始めないでください。
1週間のスケジュールで12時間過ごすよりも、やるべきことがあります。一貫性があり、時間どおりに納品されるシフトスケジュールを作成するのにかかる時間は、課題への取り組み方に応じて、作業量が増えるか、大幅に短縮される可能性があります。
調査回答者の47％は、毎週のスケジュールをもっと通知することを要求する新しいスケジュール法を順守できないと答えているため、すべての中小企業の所有者はできるだけ早く時代を先取りする必要があります。新しい法律があなたの近くの地区に来るかどうか、または法律がすでに施行されているかどうかにかかわらず、常に情報を入手し、スケジュールプロセスを自動化し、すべての人の時間（あなたとあなたの従業員）に注意することが重要です。