すべてのビジネスには、業界に関係なく、購入者と販売者の2つの主要な関係者がいます。会社は、発注書と請求書を使用して、在庫と売上を追跡します。これらのドキュメントは多くの点で類似しているため、混乱が生じることがよくあります。
これは、購入者と購入者が開始した販売者との間の法的文書です。一方、請求書は、販売された商品の支払いを要求する販売文書です。
発注書は、売り手が決めた価格で材料を要求する買い手から売り手への注文です。次の点が含まれています：
発注書は、販売の要件を定義するため、販売請求書が送信される前に作成されます。適切な発注システムがあると、管理者は注文、出荷、および受領されたが請求されていない在庫を追跡するのに役立ちます。最新のテクノロジーが導入されたことで、発注書はコンピューター化され、より良い支払いと在庫追跡が可能になりました。
注文の処理は3つのステップで行われます：
購入者は、購入部門を通じて電子的に注文を事前に処理します。通常、注文に関するすべての詳細が含まれます。すべての購入者は、コンピューターの各データのフィールドに入力して、販売者に郵送する必要があります。
購入者が注文書を送信すると、販売者は注文を処理します。販売者側の注文のステータスは、商品が配達されるまで進行中のままです。貨物が物理的に購入者の倉庫に到着すると、発注書が在庫と比較され、実際の在庫が到着します。次に、POはプロセスとしてマークされ、支払いを待機しています。
サプライヤーは、これらの注文を注文の履行と支払いプロセスに使用します。支払いと発送を受け取ると、売り手は注文を完全に在庫として使用します。多くの場合、売り手は電子入力とともに、出荷の手動チェックのために紙のコピーを取ります。注文が未払いの場合、支払いのリマインダーの日付と期限、および返品日が設定されます。
購入者は、クレジットで供給品または在庫を購入したいときに発注書を使用します。 POは、紛争が発生した場合のリスク保護としても機能します。また、在庫と支払いの追跡にも重要な役割を果たします。これは、サプライヤが出荷および注文された在庫を比較して正確なステータスを確認するのに役立ちます。サプライヤは、特定の注文に対して受け取った支払いを追跡できます。購入者は、商品のタイムリーな受領を監視するために、発注書のハードコピーも保持します。