銀行、住宅ローンの貸し手、潜在的な家主、および政府機関は、財務ベースの決定を行う前に、定期的に収入を確認します。雇用主として、あなたまたは人材または給与の代表者のいずれかが、従業員に代わって手紙を書きます。ただし、自営業の場合、または追加収入を確認するために手紙を書いている場合は、自分で手紙を書く必要があります。とにかく、本質を理解することで、手紙に関連情報のみが含まれるようにすることができます。
従業員に代わって書かれた所得証明書は、会社のレターヘッドに記載する必要があります。必ずしも必要ではありませんが、銀行や住宅ローンの貸し手への手紙には、会社の印鑑や公証人の切手が必要な場合もあります。含まれるべき情報は、その人の名前、雇用状況（フルタイムまたはパートタイム）、現在の役職、基本年俸、およびその人が正社員か臨時社員かに関するステートメントのみです。手紙は、手紙を発行した会社の代表者の日付、役職、署名で終わる必要があります。
いくつかの変更を除いて、自作の所得証明書には、雇用主が書いた手紙と同じ要件があります。自営業者として、レターヘッドを使用し、あなたがどのくらいの期間ビジネスをしてきたかについての声明を含めてください。補足収入を確認するために書かれた個人的な手紙は、あなたの収入源を特定し、納税申告書、銀行の明細書、または社会保障、子供支援、または労働者の報酬の賞状などの必要な確認文書を添付する必要があります。要求者の要件によっては、収入が継続すると予想される期間を指定し、公証人を雇う必要がある場合もあります。