会計では、すべての現金支出が損益計算書の費用であるとは限りません。逆に、発生主義会計を使用する場合、その時点で現金支払いを表示せずに損益計算書に費用が発生する可能性があります。未払費用は、企業が負担したがまだ支払っていない費用であり、企業の損益計算書に影響を与える可能性があります。ただし、未払費用自体は貸借対照表の負債勘定であり、後で負債を返済しても、会社の損益計算書には影響しません。
未払費用は、資材、労働、公共料金などの信用条件に関する特定の運用上のインプットの使用を会社に提供した当事者に支払うべき金額です。未払費用は、多くの場合、買掛金、貸借対照表の負債勘定の形式になっています。買掛金には、給与、家賃、所得税、利息などが含まれます。企業は、発生したさまざまな非現金費用を記録し、純利益の控除として損益計算書に報告します。
企業は、貸借対照表の負債セクションに未払費用または買掛金を貸方記入することによって発生する未払費用の増加を最初に記録します。未払費用の増加は、損益計算書の関連する費用勘定も増加させるため、企業は費用勘定を借方に記入し、それを損益計算書の費用構成要素として追加します。その結果、未払費用の増加は損益計算書への影響を減少させます。
未払費用の減少は、企業が後の期間に未払金を支払うときに発生します。未払費用の減少を記録するために、企業は買掛金を借方に記入して負債として支払うべき勘定の金額を減らし、現金の支払い額に対して現金を貸方に記入します。このような現金支出は、関連する費用が以前の期間に発生して記録されているため、現在の会計期間の費用ではありません。したがって、未払費用の減少は損益計算書に影響を与えません。
未払費用を記録しないと、貸借対照表の会社の負債と損益計算書の関連費用が過小評価され、純利益が過大評価されます。未払費用の記録は、多くの場合、調整エントリの作成と呼ばれ、企業は通常、会計期間の終わりに実行します。未払費用の記録の終了期間の省略は、未払費用が、仕訳入力に基づいている対応するビジネストランザクションが常に明確に行われているとは限らないために発生する場合があります。