🌟 重要なポイント
W-9 フォームは、フリーランサーや独立請負業者が企業で働く際の納税者の身元確認と証明に使用されます。ビジネスオーナーが特定の支払いを IRS に適切に報告するには、このフォームが必要です。
このフォームには、名前、住所、連邦税分類、SSN または EIN、および源泉徴収要件が必要です。
W-9 IRS フォームの目的は、すべての当事者が税法に準拠していることを確認することです。
W-9 フォームは、ベンダーに年間 600 米ドル以上の支払いがある場合に必ず必要になります。
企業は、1099-NEC フォームを作成するための正しい情報を確実に入手できるように、フリーランサーまたは請負業者に W-9 フォームを要求します。
あなたは、最初のクライアントを獲得したばかりの独立請負業者またはフリーランサーですか?それとも、最終的にフリーランサーまたは独立請負業者に仕事を委託することに決めたビジネス オーナーですか?
その場合は、フォーム W-9、納税者識別番号および証明書の要求についてよく理解しておく必要があります。
「別の納税フォームではだめだ！」と思うかもしれません。ただし、心配しないでください。フォーム W-9 は、他の多くの内国歳入庁 (IRS) フォームや重要な税務書類ほど複雑ではありません。
それでは、この主題をさらに詳しく見てみましょう。
フォーム W-9 を理解するには、まずフォーム 1099-NEC について知る必要があります。
IRS は 1099-NEC フォームを使用して、従業員以外の報酬、つまりフリーランスまたは独立請負業者としての収入を所得税申告書で適切に報告するよう徹底しています。
あなたが独立した請負業者またはコンサルタントとして働いており、別の会社に 600 ドル以上のサービスを提供する場合、その会社は 1099-NEC で支払った総額を報告する必要があります。
1099-NEC を準備するには、会社はあなたの名前、住所、納税者番号を必要とします。企業が W9 の提出を求めた場合、企業は 1099-NEC フォームを作成するための正しい納税者 ID 番号とその他の情報を持っていることを確認するだけです。
企業は以前、この収入を Form 1099-MISC で報告していました。このフォームは、家賃やロイヤルティなどの雑所得の支払いを報告するために今でも使用されています。しかし、IRS は 2021 年に企業に対し、1099-NEC に関する従業員以外の報酬を報告するよう義務付け始めました。
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企業があなたに W-9 への記入を求めた場合、それはおそらく、その企業がサービスに対して料金を支払う予定であるためです。知っておくべきことは次のとおりです。
納税フォームに関する限り、フォーム W-9 への記入は簡単です。フォームは 6 ページありますが、そのうちの 5 ページが説明です。おそらく 5 分以内にフォームを完了できるでしょう。
複数のクライアントと作業する場合は、それぞれのクライアントが W-9 を要求する可能性があります。すべてのクライアントに対して新しい W-9 フォームに記入する必要はありません。
記入済みのフォームのコピーを手元に置いておくと、新しいクライアントから要求された場合にすぐに使用できるようになります。
詳細については、フォーム W-9 記入ガイドをご覧ください。
フォーム W-9 には社会保障番号 (SSN) や雇用主識別番号 (EIN) などの機密情報が含まれているため、誰がそれを要求しているのか、またなぜそれが必要なのかがわかっている場合にのみ記入してください。
また、新しい仕事を始めて雇用主から W-9 の完了を求められた場合も、W-9 の完了を疑問視する必要があります。これは、会社があなたに従業員ではなく独立した請負業者として支払うつもりであり、あなたの給与から所得税や給与税を天引きしないことを示している可能性があります。これは、所得税申告書を提出するときに問題になります。
従業員はフォーム W-9 ではなく、フォーム W-4 に記入する必要があります。
情報が変更された場合は、W-9 フォームを更新する必要があります。ただし、組織によっては、最も正確な情報をファイルに保存するために、毎年新しい署名済みフォームの送信を要求する場合があります。
次の場合には、更新された W-9 を提出する必要がある場合があります。
これらのいずれかに該当する場合は、IRS の Web サイトから W-9 フォームをダウンロードし、記入して顧客に送信できます。
ここで、取引の相手方、つまり事業主、または独立した請負業者から記入済みの W-9 フォームを収集する必要がある人に関するいくつかの質問に答えてみましょう。
独立した請負業者に仕事を依頼する場合は、支払う前に W-9 に記入してもらうことをお勧めします。 IRS の Web サイトからフォームをダウンロードし、記入して署名するよう依頼してください。
国税庁にフォーム W-9 を提出する必要はありません。 これを記録と一緒に保管し、その年に現金または小切手で 600 ドル以上を支払った個人または企業に対して 1099-NEC を準備するために使用してください。
クレジット カードや PayPal や Venmo などの支払いアプリを使用して請負業者に支払った場合は、1099-NEC を送信しないでください。クレジット カード会社または支払い処理業者から 1099-K フォームが送信されます。
あなたが年間 600 ドル以上を独立請負業者に支払ったのに、W-9 を要求しなかったか、要求したにもかかわらず W-9 を完了できず、SSN または EIN も提供しなかったとします。
その場合、その人の納税者識別番号 (TIN) の繰り返しの要求を文書化する必要があります。その場合でも、請負業者が TIN の提供を拒否した旨を記載した 1099-NEC に記入して提出する必要があります。
1099 に必要な情報を含めないとペナルティが課せられる可能性がありますが、請負業者から TIN を取得しようと何度か試みたことを証明できれば、ペナルティを免除してもらえる可能性があります。
今後請負業者に支払いを行う場合は、直ちにバックアップ源泉徴収を開始する必要があります。
外国のベンダーや独立請負業者を雇う場合は、W-9 に記入してもらう必要はありません。これらのエンティティは、代わりに W-8 フォームに記入する必要があります。
報告対象となる十分な支払いを行った場合でも、年末にフォーム 1099-MISC またはフォーム 1099-NEC を送信する必要があります。
年末にベンダーに 1099 を送信できるように、ベンダーから W-9 が必要になる理由は簡単に理解できます。しかし、ベンダーから W-9 を完了するよう求められたらどうなるでしょうか?
ベンダーが W-9 フォームへの記入を求める理由は 1 つあります。それは、商品を購入し、それを手数料で再販しているからです。たとえば、Mary Kay、Pampered Chef、Tupperware などの直販会社に携わっている場合は、再販またはサンプルとして使用するためにその会社から製品を購入する可能性があります。
その場合、会社はあなたに手数料を支払っているので、あなたからの W-9 が必要になります。 1099-NEC を送信する必要があるのは、5,000 ドル以上の直接販売を行った場合のみですが、一部の企業では、年末に 1099 を必要とする担当者に 1099 を送信するために必要な情報を確実に入手できるように、手数料を支払う前にすべての営業担当者に W-9 を自動的に要求します。
1099 を受け取ると、所得税に関する手数料を報告するための適切な情報が確実に得られます。
IRS は、特定の企業または個人への支払いに対して予備の源泉徴収を義務付けています。たとえば、誰かが正しい納税者識別番号 (TIN) の提供を拒否したり、連邦税申告書で利子や配当収入を報告しなかった (または過少報告した) 場合、IRS はその人に予備源泉徴収の対象であると通知する可能性があります。
報告対象の支払いを行った相手がバックアップ源泉徴収の対象であることが判明した場合は、今後の支払いから直ちに 24% の税率で税金を源泉徴収する必要があります。支払いから源泉徴収された税金を内国歳入庁に送付します。
受信者がバックアップ源泉徴収の停止を希望する場合は、IRS にバックアップ源泉徴収の対象となっている理由を修正する必要があります。これには、正しい納税者番号の提供、不足している納税申告書の提出、または過小申告された課税所得に対する未払い額の支払いが含まれる場合があります。
企業は、ビジネス目的で年間 600 ドル以上を支払う人には W-9 フォームを提供する必要があります。これには、自営業者、フリーランサー、単一メンバーの LLC の社員、および会社で働くために給与をもらっているが従業員ではない人が含まれます。
独立請負業者またはフリーランサーとして、W-9 協定を通じて支払われた収入に対して支払うべき所得税の額は、収入レベル、申告状況、申請できる控除や税額控除の種類など、いくつかの要因によって異なります。
この収入がバックアップ源泉徴収の対象となる場合、支払いから一律 24% が差し引かれますが、実際の納税額はこの金額より多かれ少なかれ異なる場合があります。納税申告書を提出する際、追加料金を支払う必要がある場合や、払い戻しを受けることができる場合があります。
ベンダーまたはフリーランサーの年間支払額が 600 ドル未満の場合、またはその金額を超える支払いがビジネスに関連していない場合、IRS フォーム W-9 は必要ありません。
企業は、ベンダーから W-9 情報を入手しようとするすべての試み (少なくとも 3 回の試み) を文書化する必要があります。あなたの企業がベンダーから IRS フォーム W-9 フォームを収集できず、1 年間に 600 ドルを超えてベンダーに支払った場合、ベンダーごとに 1099-MISC フォームに正しく記入する必要があり、フォームが不足している場合は 60 ドルから 330 ドルの罰金が課せられます。ベンダーは IRS の罰金を受ける可能性があります。
ベンダーへの支払いが暦年で 600 ドル未満である場合、または取引があなたのビジネスや取引の実施に無関係である場合、フォーム W-9 は必要ありません。ビジネス関連の 600 ドルを超える取引には W-9 が必要です。そうは言っても、この IRS フォームをすべてのベンダーから収集することは良い考えです。
Form W-9 は IRS Web サイトから無料でダウンロードできます。
フォーム W-9 は、独立請負業者や企業が連邦税分類、納税者識別番号、および他の連邦所得税フォームに記入するために必要なその他の情報を別の事業体に提供する手段として機能します。この情報は主に、従業員以外の報酬に関する Form 1099-MISC や Form 1099-NEC などの情報の返送を完了するために使用されます。
主な違いは、誰が各フォームを使用するかです。米国国民または居住外国人は W-9 を使用しますが、米国以外の個人および団体は W-8 フォームに記入して税務上の外国人ステータスを証明します。米国の納税者にとって、W-9 フォームは記入すべき正しいフォームです。