もちろん、あなたはあなたがあなたの中小企業で働くために雇う人々を信頼したいです。しかし、時々、あなたは悪いリンゴを手に入れます。
従業員はあなたのビジネスからお金、商品、知識を盗むかもしれません。詐欺が始まる前に、従業員の盗難防止戦略を実装する必要があります。
以下では、従業員の盗難の種類を見てから、従業員の盗難防止のヒントを示します。
従業員の盗難をよりよく防ぐために、まず盗難の種類を見てみましょう。
従業員の盗難の一般的なタイプは次のとおりです。
これらのタイプの盗難を防止し、注意する必要があります。
それで、従業員が盗んでいるという重要な兆候は何ですか？これらの一般的な兆候のいずれかに気付いた場合は、スタッフの中に泥棒がいる可能性があります。
もちろん、これらの兆候は、従業員が盗んでいることを保証するものではありません。あなたはあなたが彼らに支払うものを超えて生きている従業員を見るかもしれませんが、彼らにはもっとたくさん稼ぐ配偶者がいるかもしれません。または、従業員がギャンブル依存症を患っている可能性がありますが、あなたのビジネスから盗むことはありません。思い込みをしたり、従業員を誤って非難したりしないでください。複数の手がかりを見つけて、行動の変化について従業員と話し合うようにしてください。
従業員の盗難は、開始する前に停止するのが最善です。従業員の盗難を防ぐために、次の方法を確認してください。
あなたはあなたの従業員と彼らの仕事の歴史を知る必要があります。最初に出会った素敵な人を雇わないでください。求人を延長する前に、彼らの経歴を確認してください。
すべての潜在的な採用者の身元調査を実行します。身元調査では、犯罪歴、教育と雇用の履歴、信用履歴、運転記録について知ることができます。
参照も確認する必要があります。候補者に参考文献の連絡先をいくつか教えてもらいます。それらは専門的および個人的な参照である可能性があります。照会先に電話して、候補者の教育または雇用を確認するように依頼します。また、候補者のキャラクターについて尋ねます。
従業員を厳重に監視することで、職場での盗難を防ぐことができる可能性があります。従業員が何をしているのかを確認し、不規則な行動を観察します。
今では、従業員の肩越しに常に目を向ける必要はありません。そうすれば、従業員はあなたが自分を信用していないと思うような職場環境が生まれます。ただし、従業員が何をしているかを定期的にチェックする必要があります。彼らのプロジェクトやタスクについて話し合ってください。
会社のコンピューターとその情報にアクセスできるユーザーを制限します。従業員がコンピューターや特定のファイルにアクセスする必要がない場合は、アクセスを許可しないでください。たとえば、すべての従業員が給与ソフトウェアにアクセスする必要があるわけではありません。
また、定期的にパスワードを変更する必要があります。また、アカウントごとに異なるパスワードを使用する必要があります。定期的にパスワードを変更し、一意のパスワードを使用することで、従業員がパスワードを解読しにくくします。
従業員にお金を処理させるには、説明責任システムが必要です。 1人の従業員があなたのビジネスのお金を完全に管理するべきではありません。
複数の人にあなたのビジネスのお金を処理してもらいます。それは2人の従業員かもしれません。または、あなたは2番目の人かもしれません。
2人でお金を探すことで、不正行為の可能性が低くなります。一方の人が不適切にお金を処理した場合、もう一方の人が詐欺を前に出すことを願っています。
定期的な内部監査を行うことで、従業員の盗難を防ぐことができます。監査を行うときは、ビジネスの財務記録を確認して、それらが正確であることを確認します。監査は、お金の不足やデータの誤りなど、記録にある問題を見つけることを目的としています。
多くの企業は、年に1回大規模な監査を行っています。自分でビジネス監査を行うことも、会計士を雇って監査を行うこともできます。
定期的な監査を実施すると、従業員の盗難を見つけることができます。従業員がどこでスキミング、記録の変更、または完全な盗難を行っているかがわかる場合があります。監査を頻繁に行うほど、問題をすばやく見つけることができます。
また、非通知の監査を行うことを検討することもできます。同じ期間に常に監査を行う場合、泥棒の従業員は詐欺をいつカバーするかを知っている可能性があります。しかし、予告なしの監査は、あなたの本を医者にしている従業員を捨てることができます。
ビジネスの会計を監視することで、従業員の盗難の可能性に目を光らせることができます。そのためには、使いやすく情報を引き出すことができる会計ソフトウェアが必要です。