チームが従業員の生産性を追跡するとき、人々が嫌がる点は何ですか?
追跡されているのでしょうか？それとも理由が分からないまま追跡されているのでしょうか?
大きな違いがあり、それは重要です。生産性の追跡に対する従業員の抵抗のほとんどは、追跡という行為自体から生じたものではありません。むしろ、それは、文脈なしに見られている、または説明なしに測定されているという感覚から来ています。
多くの場合、実際の問題がオープンなコミュニケーションの欠如である場合、ツールが問題になります。会社所有のデバイスでは、法的に義務付けられていない場合、一部の管理者にとって透明性が後回しになる可能性があるため、これを正しく行うことがさらに困難になります。
ハブスタッフでは、モニタリングに関する会話に関しては、法律よりも倫理が優先されると考えています。ハードウェアが組織に属している場合でも、誰かが初めてログインする前に、その使用方法に関する期待を最初から明確に設定する必要があります。
このガイドでは、会社が所有する従業員の生産性追跡と、それを効果的かつ倫理的に展開する方法について詳しく説明します。
ほとんどの生産性追跡ツールは、従業員が自らのモニタリングに積極的に参加することを前提に構築されています。
多くの場合、これはタイマーの開始、タスクの記録、その他の動作を意味します。ただし、この仮定は、集中力が断片化され、コンテキストの切り替えが絶え間なく行われる実際の作業環境ではうまく当てはまりません。従来の生産性追跡では:
その結果、データは完全には信頼できなくなり、チームはプロセスに憤慨することになります。人々に自分で管理を依頼せずに可視性を得る、もっと良い方法があります。
会社所有のデバイスの追跡は、従業員の勤務時間、アクティビティに費やした時間、訪問した Web サイト、使用したプログラム、および勤務日全体にわたる従業員のコンピュータ アクティビティの監視に役立つその他のインタラクションを追跡するために使用されるプロセスです。追跡は、組織が所有および管理するハードウェア上で自動的に実行されるため、タイマーを開始したり、追跡を開始するために従業員の介入が必要になることはありません。
デバイスは会社のものであるため、企業はデバイスが誰かのデスクに届く前にアクセス許可を構成できます。追跡ポリシーが設定され、ソフトウェアが展開され、初日からすべてがバックグラウンドで実行できるようになります。
取得されるのは、アプリケーションに費やした時間、作業セッションの長さ、および一般的な使用パターンの形式でのアクティビティ データです。これにより、管理者は、作業中の従業員の作業を中断することなく、実際に作業がどのように行われるかを理解することができます。
会社所有のデバイスで生産性を追跡するということは、常にチェックインしたり、目に見えるタイマーや、自分のあらゆる動作が監視されていると感じさせるツールを意味する必要はありません。
優れたセットアップは静かに動作し、重要なものだけをキャプチャし、そして最も重要なことに、邪魔にならないようにします。それを実現する方法は次のとおりです。
不整合なデータの最も簡単な修正は、その原因となっている人的ステップを削除することです。
自動時間追跡では、誰かが作業を開始した瞬間に追跡が自動的に開始されます。タイマーを開始したり、セッションを終了したりする必要はありません。デフォルトで、チームは時間の使い方を完全かつ正確に把握できます。
この精度は、習慣や、タスクに没頭しすぎて時計に気付かなかったかどうかには依存しません。時間が経つにつれて、その一貫性が信頼できるパターンとなり、現実を反映したレポートとなり、全員の管理負担が 1 つ減ります。
追跡ツールができる最も破壊的なことは、その存在を人々に知らせることです。
すべてのポップアップ、すべてのプロンプト、すべての表示されるタイマーが存在します。 小さな中断。このような中断は、まさに間違った瞬間に到達し、ようやくフロー状態に落ち着いたところで集中作業の状態から引きずり出す可能性があります。
バックグラウンド追跡はそれを防ぐのに役立ちます。従業員が雇われてやるべきことに集中している間、これは舞台裏で実行されます。仕事が完了し、データが取得されると、誰も自分の仕事とそれを測定するためのツールの間を行き来して時間を無駄にする必要がなくなります。
誰かが働いていることを知ることと理解の間には大きな違いがあります。 仕事の進み具合。アクティビティ データは、そうでなければ目に見えないパターンを明らかにすることでギャップを埋めます。
実際の動作は次のとおりです。
目標は、誰かが間違ったことをしているのを捕まえることではなく、組織内で仕事がどのように行われるかを理解することです。その結果、それについてより適切な決定を下せるようになります。
確立された境界の外で実行される追跡（たとえば、個人的な時間にデータを取得したり、従業員に決して知らされていない方法でデータを取得したり）は、便利なツールを責任に変える方法です。意図を構成で補う必要があります。
ほとんどの優れた追跡ツールでは、監視をいつどのように実行するかを正確に定義できます (たとえば、営業時間のみ、特定のデバイス、特定の役割など)。このような設定は、収集したデータが防御可能であり、追跡される人々は週末に追跡されることを心配しないことを意味します。
ここでもコンプライアンス対応のレポートが重要です。監査が発生したり紛争が発生したりした場合、追跡ツールが何を行ったのか、その理由を説明するよりも、ポリシーに沿ったクリーンな記録を保持する方がはるかに役立ちます。
会社所有のデバイスは、最初から追跡を取得する自然な機会を生み出します。ハードウェアは組織に属し、組織によって設定されるため、ユーザーは追跡の開始について心配することなく、簡単に作業を開始できます。
Hubstaff の会社所有デバイスの自動追跡は、まさにこれを行います。バックグラウンドで実行され、アクティビティがあるときに開始され、アクティビティがないときに停止します。従業員に何も要求する必要はありません。
管理者がポリシーを一度設定すると (スケジュール、チーム、ルールを定義)、そこから追跡が自動的に行われます。組織に追加された新しいメンバーは自動的にそのポリシーに追加されるため、チームが成長するにつれて設定作業が減り、データのギャップが少なくなります。
自動追跡により、データ収集が容易になるだけでなく、そのデータの価値も変わります。誰にも管理されずにシステムが稼働すると、実際の作業の様子を反映したデータが得られます。
<オル>時間が経つにつれて、パターンが現れ、決定が正当化されやすくなり、仮定が知識に置き換えられます。
この記事のかなりの部分をテクノロジーを適切に活用することについて説明してきましたが、それは追跡のより簡単な部分です。
より難しいのは、ソフトウェアを受け取る側の人々に、ソフトウェアが何であるか、なぜそこにあるのか、ソフトウェアの指示に従って何をするのかを理解させることです。ここでは、倫理的な追跡に関するヒントをいくつか紹介します。
これらはどれも完璧である必要はありませんが、 完璧である必要があります。 意図が必要です。会社所有のデバイス追跡で継続的に成功するには、チームがデバイスの使用計画を完全に理解する価値があると認める意欲が重要です。
この技術的な側面は、ほとんどの人が期待しているよりも簡単です。
ポリシーが設定され、ソフトウェアがデプロイされ、組織内の仕事がどのようなものかをダッシュボードが表示し始めます。チームの誰も、これまでと異なることをする必要はありません。
しかし、ここでの意味のある変化は、システムの導入やレポートの簡素化ではありません。それは、組み込みのコンプライアンスの利便性でもありません。
代わりに、それは仮定に基づいた管理の終わりであり、真実に近いものからの管理の始まりです。組織がすでに所有しているデバイスのバックグラウンドで実行される追跡により、作業を中断することなく追跡が可能になります。実際にどのようなものになるかを確認したい場合は、今すぐ Hubstaff の無料トライアルを開始してください。