企業は、組織の予算とイニシアチブの背後にある詳細を提供するために、毎年予算明細書を作成します。これは通常、取締役会および上級管理職に提示されます。マネージャーは、マーケティング、経理、特別なプロジェクトを主導するグループなど、さまざまな部門から収集した情報に基づいて予算ステートメントを作成します。
ページの上部に、予算明細書を編集およびリリースする人の名前と役職、および彼が代表するユニットまたは部門を記入します。次の行に、ステートメントがリリースされる日付を記入します。
通常のメモや手紙のように予算明細書を書いてください。 「理事会のメンバーに」など、これを送信する人に挨拶します。
次年度の予算総額を最初の段落に記載してください。たとえば、ステートメントには、「2010年の予算である11,240,000ドルを発表できることをうれしく思います」などと記載されています。
次の段落で、来年の組織の焦点と目的を要約します。たとえば、会社が非営利団体である場合、組織の使命と、来年に達成する予定のことを説明することができます。
来年の予算の各部分について説明する個別のセクションを作成します。たとえば、予算の大部分がオンライン広告イニシアチブまたはより多くの調査に費やされる場合は、これらを独自のセクションに分割します。なぜお金がこれらのイニシアチブに向かっているのか、そしてどのような割合で進んでいるのかを説明してください。
開始された新しいプログラム、または前年に行われた重要な進歩について話します。この声明に含まれている予算でこれらの新しいプログラムに資金を提供することを計画している場合は、「新しいプログラム」などのタイトルの特別なセクションでこれについて必ず話し合ってください。
将来を見据えて予算概要を締めくくります。要約を書く前に重要な質問をしてください。今後5年から10年の会社の目標は何ですか？この予算はこれらの計画とどのように結びついていますか？
予算明細書は、1ページの長さ、または5〜6ページの長さにすることができます。予算明細書はできるだけ簡潔に保つようにしてください。ただし、使用する金額に関する完全な情報を含めるようにしてください。
また、予算を数値で分類したステートメントを記載したスプレッドシートを提供することもできます。来年の予想収益を1つのセクションにリストし、予算を受け取っている各部門またはプログラムを別のセクションにリストし、最後にすべてを合計して、純黒字または赤字を確認します。