保険会社と内国歳入庁は、同様の組織からはほど遠いですが、場合によっては、同様の事務処理が必要になります。保険会社からW-9フォームのリクエストを受け取って保険契約者が驚かれるかもしれませんが、これは一般的なプロセスです。 W-9フォームは、通常、IRSや同様の政府機関の利益になりますが、保険会社に重要な情報を提供することもできます。これにより、保険用のW-9フォームは、保険会社に必要なデータを送信する便利な方法になります。 W-9フォームは簡単に記入でき、保険会社からのリクエストで問題が発生することはありません。
W-9フォームは、正式には納税者識別番号と証明書の要求と呼ばれます。これは、IRSが各納税者に適切な識別番号を「タグ付け」するのに役立つ一般的なフォームです。社会保障番号（個人の場合）または雇用者識別番号（企業およびその他のエンティティの場合）のいずれかを、特定の納税者の場所と名前にリンクします。このフォームには、米国市民であることなどの認証要件に関する情報、さまざまなビジネス構造の説明、およびW-9ルールがそれらにどのように適用されるかについての説明も含まれています。
保険会社は、保険情報の処理の一環として、これらのW-9フォームのコピーを要求します。このような場合、W-9フォームは、必要な情報を取得するための最も簡単な方法であることがよくあります。 IRSと同様に、保険会社は保険契約者を正確に特定する必要があります。このフォームは、住所情報、名前、分類、および多くの財務目的で使用される識別番号を1つのドキュメントにきちんと組み合わせています。保険会社は、新しいフォームを作成するよりも、自分の記録をW-9に要求する方が簡単だと感じています。
すべての保険会社が、保険契約の資格を得るためだけにW-9を送ることを人々に要求しているわけではありません。通常、保険会社は記録に問題がある場合にのみフォームを要求します。たとえば、保険契約者が特定のイベントについて請求を行う場合、保険会社は、指定された住所が登録されている住所と一致しないこと、または社会保障番号または名前がわずかに異なることに気付く場合があります。問題を明確にするために、保険会社はW-9に不正行為がないことを確認するように依頼します。
保険会社からW-9フォームのリクエストを受け取ったからといって、詐欺の疑いがあることや、請求が拒否されることを意味するわけではありません。実際、一部の保険会社は毎年記録を更新しており、情報が完全であることを確認するために当然のことながらW-9を要求する場合があります。 W-9は税務フォームであるため、財務の分野で大きな重みを持っています。
