購入またはサービス契約、サブスクリプション、またはメンバーシップを書面でキャンセルすることは賢明であるだけでなく、必要になる場合もあります。たとえば、連邦取引委員会のクーリングオフ規則の対象となる契約については、書面によるキャンセルレターを送信する必要があります。必須であろうとオプションであろうと、よく書かれたビジネスレターはあなたの意図を明確にし、あなたの法的権利を保護します。
他のビジネス通信と同じように手紙を整理します。敬礼の上にあなたの住所、日付、参照行、受取人の住所を含めてください。 「関係者へ」などの一般的な敬礼は使用しないでください。名前がわからない場合は、会社に電話するか、「Dear CustomerRelationshipManager」などの敬意を表して部門を参照してください。手紙の中で、手紙と一緒に送る各文書の名前をリストする囲いの行を締めくくりのすぐ下に追加することによって、サポート文書を含めていることに注意してください。スペルチェッカーを使用し、手紙を注意深く校正して、正確でエラーがないことを確認します。
キャンセルをリクエストするときは、礼儀正しく、しかししっかりしてください。あなたは理由を提供することができますが、FTCはこれがキャンセルの要件になることは決してないと言います。理由を述べたとしても、会社を批判したり侮辱したりしないでください。代わりに、客観的で専門的な口調を採用し、事実に固執します。毎月の自動銀行支払いやクレジット支払いの中止など、手紙を受け取った後に会社がとることを期待する行動を含めてください。たとえば、「この手紙は、2015年1月20日をもって契約をキャンセルすることを通知するものです。クレジットカードにそれ以上の請求は行われないことを期待しています。」などのリクエストを作成します。
会社があなたまたはあなたのアカウントを識別するために必要となる可能性のあるアカウントやファイル番号などの情報を含めます。未払いの残高がある場合は、全額支払いの小切手を同封してください。キャンセルによって払い戻しが行われる場合は、一定期間内に払い戻しを予定していることを明記し、金額を指定してください。それ以外の場合は、「30日以内に全額返金される予定です」などの説明を含めてください。必ず、返信メールで書面によるキャンセル確認をリクエストしてください。
購入とキャンセルする権利を確認するサポートドキュメントを使用して、法的権利を保護します。たとえば、キャンセルする権利を強調した契約書のコピーと、領収書または現金化された小切手のコピーを含めます。最終的な保護として、FTCは、返品の領収書を添えて、証明された郵便でキャンセルレターを送信することをお勧めします。
