カスタマーサービスに苦情を申し立てることは、腹立たしいことです。無限の電話ツリー、柔軟性のないスクリプト、自動応答、チャットボットから作業する外部委託された代表者に対処することは誰も望んでいません。非営利の消費者団体であるエリオットアドボカシーのクリストファーエリオットは、次のように述べています。

エリオット氏によると、壁を破って苦情をうまく解決するには、3つの p を使用する必要があります。 の：忍耐、粘り強さ および礼儀正しさ 。すぐに修正されることを期待せず、会社の苦情処理に時間をかけます。必要に応じて苦情を指揮の連鎖に持ち込み、繰り返し話をする準備をしてください。そして、あなたが欲求不満で激怒しているとしても、元気になってください。礼儀正しくすることで、苦情が山の頂上に行き、毎回より良い対応が得られるようになります。

希望する結果を得るために実行できる手順は次のとおりです。

すべてを文書化する 。情報の多くはデジタルである可能性がありますが、それでも紙の証跡と呼ばれています。かなりの金額を支払う製品またはサービスについては、注文確認書、領収書、契約書、作業指示書、保証書、サービス契約書、および請求書のコピーを保管してください。電子メールまたはテキストで領収書を受け取ることを選択した場合は、必ず領収書を受け取って提出してください。製品パッケージを廃棄する前に、保証とカスタマーサービスの電話番号が含まれている可能性のある同封の書類を取り出してください。ミズーリ大学の法学教授であるエイミーシュミッツ氏は、交換品を入手するために必要になる可能性のあるバーコードも削除します。

電子メールのコピーを保管し、オンラインチャットのスクリーンショットを撮ります。カスタマーサービスとの最初の交換で、参照番号がケースに割り当てられている場合はそれを書き留めます。通話を録音するのが理想的です。ただし、できない場合は、日付、時刻、話し相手の名前、会話の内容、約束などをメモしてください。

主張する 。問題があることがわかったらすぐに文句を言うのはお金がかかります。あなたの経験が最近のものであるほど、あなたの苦情はより大きな重みを持ちます。さらに、非営利の消費者擁護団体であるConsumerActionのNelsonSantiagoは、記憶が薄れ、記録が埋もれ、スタッフが変わると言います。

地元の販売者と直接会うと、問題がすぐに解決する場合があります。ただし、オンライン小売業者や企業のオフィスと取引している場合は、通常、その苦情処理に従う必要があります。

次のレベルに進む 。結果が得られない場合は、苦情を企業のはしごに上げてください。カスタマーサービスの担当者に、「私を助けられない場合、誰に電話したり、助けてくれる権限を持っている人に手紙を書いたりできますか？」と尋ねます。会社のWebサイトにアクセスして、連絡先を検索します。明白な選択（「お問い合わせ」や「カスタマーサービス」など）が役に立たない場合は、「会社概要」、「利用規約」、または「プライバシーに関する声明」をクリックしてみてください。 Better Business BureauまたはBBBのWebサイトで、会社名で検索し、「BusinessDetails」で所有者および経営幹部の連絡先情報を探します。企業の電話ツリーをバイパスするには、www.gethuman.comにアクセスし、会社で電話番号と実際の人に連絡するためのショートカットを検索します。

エリオットアドボカシーは、大手企業の顧客サービスを担当する幹部の名前と連絡先情報を掲載しています。 （会社の連絡先が見つからない場合は、Elliott Advocacyに調査を依頼できます。）組織は、最初に上級カスタマーサービスの連絡先に連絡し、後でCEOを保存することをお勧めします。それはまた、ビジネスの問題を解決できない消費者にとっても重要です。ウェブサイトでケースの詳細を共有する意思がある限り、このサービスは無料です。

サンティアゴ氏は、すべてのコミュニケーションを簡潔で、専門的で、感情に訴えないものにしてください。すべて大文字で書くことを含む、あまりにも多くの詳細や叫びを含めることは避けてください。文字を250語または4つの短い段落に制限します。必要なものを明確に述べ、要求を合理的に保ちます。自問してみてください。理想的でなくても、どのような解決策が受け入れられるでしょうか。要求を膨らませないでください。たとえば、ホテルに5泊し、1泊分のエアコンがなかった場合、5泊分の払い戻しは期待できません。

受信者に応答の期限を与えます。サンティアゴ氏によると、10営業日は妥当な期間です。それまでに返信がない場合は、他の利用可能な救済策を追求することをビジネスに知らせてください。返信がない場合にフォローアップするタイミングを思い出させるために、カレンダーに日付をマークします。オリジナルではなく、関連するドキュメントのコピーまたはスキャンのみを添付してください。証明された郵便であなたの手紙を送ってください。 （サンプルの手紙と電子メール、および苦情を申し立てる方法というタイトルの無料ガイドについては、www.consumer-action.orgにアクセスしてください。 ）

ソーシャルメディアを試す 。 Twitterの羞恥心やYelp（またはFacebook）の恐喝としても知られるソーシャルメディアに文句を言ってレバレッジを適用する必要がありますか？特に会社が最近悪い評判を経験し、その評判を心配している場合は、一見の価値があります、と法則教授シュミッツは言います。少なくとも、苦情を放送したり、他の苦しんでいる消費者と共感したりすることで、気分が良くなるかもしれません。名誉毀損の告発や訴訟の可能性にさらされることを避けるために、完全に正直であり、誇張したり、文書で主張を裏付けたりしないでください。

努力しても結果が得られない場合は、BBB、Consumer Action、ElliottAdvocacyなどの支援またはアドバイスを提供できる仲介業者に苦情を申し立ててください。

最後の手段として、あなたは小額裁判所でビジネスを訴えることができます。州はさまざまな規則とドル制限を設定します（Nolo.comの小額請求裁判所のドル制限の50州チャートを参照）。ただし、多くの企業は契約に仲裁条項を挿入しているため、裁判所に行くのではなく、解決のために第三者に紛争を起こす必要がある場合があります。