起業家はしばしばブロッコリーを食べるように会計を見る-彼らはそれが彼らにとって良いことを知っているが、ひどく不快である。目標は、吐き気を催したり、考えすぎたりせずにパワースルーすることです。
効果的な会計はビジネスの成功の静かな要素であるため、これは残念なことです。マーケティングとリーダーシップに関する記事は見出しを盗みますが、堅実な企業は、ほとんど例外なく、堅実な会計アプローチを採用しています。
私は最近、美しい製品ライン、威勢のいいウェブサイト、そしてネットワークの作り方を知っている所有者を持つ有望な会社の事実上の崩壊を目撃しました。主な不足は、各製造製品の実際のコストを示すための優れた個別原価計算システムでした。
それは極端な例です。ほとんどの不十分な会計上の決定は、迅速な災害ではなく、微妙な損失につながります。それらは企業をゆっくりと排出するため、リークを検出するのが困難になります。
あなたの会社の会計へのアプローチが機能しているかどうかをどうやって見分けることができますか？それに答えるために、私は会計への誤ったアプローチのリストをまとめました。このリストは、公認会計士/ファイナンシャルアドバイザーとしての「実地での」経験に基づいています。過去10年間で20の非公開企業。これは主に中堅企業（15〜20人以上の従業員）を対象としていますが、規模を拡大しようとしている中小企業にも役立つ可能性があります。
「クローズ」とは、貸借対照表の各行を正式に確認し、必要な修正を行う場所です。最終的に、レビュー期間はロックダウンされるため、変更できません。理想的には、これは毎月、月末後できるだけ早く行われます。
なぜ月末の締め切りが必要なのですか？
正式な月末決算を行わないことは、ビジネスを不自由にしたり、沈めたりするための最良の方法の1つです。社内にクローズを行う時間や専門知識がない場合は、作業を簡単に外部委託できます。
多くの企業がこの間違いを犯しており、気づいていません。これは、インセンティブプログラムが時間の経過とともに進化し、徐々に混乱に変わる傾向があるためです。
これが私が話していることの一般的な例です：
これらの取り決めのそれぞれに共通するものは何ですか？それらは会計上の悪夢です。ほとんどの場合、これらのインセンティブを自動的に追跡することは不可能です。計算を実行するために、複雑で不正確なスプレッドシートが開発されています。データのラングリング、正確性の確認、変更に時間を浪費します。
これらの非効率的なプロセスが組立ラインで公然と行われている場合、それらはほぼ即座に簡素化されます。しかし、経理部門のコンピューター画面には見えないように隠されており、何年にもわたってリソースを浪費し続けています。
これらの取り決めのそれぞれについてビジネスケースを作成できますか？はい。より良い質問は、より単純な合理化された取り決めが同じビジネス結果を達成できるかどうかです。多くの場合、答えは確かにイエスです！
ほとんどの会計ソフトウェアプログラムは、運用管理者ではなく、会計士を念頭に置いて設計されています。本格的な6桁のERP（Enterprise Resource Planning）システムでさえ、ジョブのスケジューリング、材料消費の追跡、または生産施設での注文の追跡において恐ろしい傾向があります。
これらの欠陥のために、ギャップを埋めるために別々のプログラムが使用されることがあります。たとえば、運用管理者はMicrosoftProjectを使用してスケジュールを設定できます。生産監督者は、仕事の進捗状況、出席率、労働効率を監視する美しいダッシュボードを備えた業界固有のプログラムを持っている場合があります。
なぜそれが問題なのですか？すべての「実際の」財務活動は、会計ソフトウェアで行われます。顧客の請求書と支払い、ベンダーの請求と支払い、給与などは、会計側で発生します。財務諸表は会計ソフトウェアから流れます。
ただし、上記の例では、在庫や仕掛品などの主要な貸借対照表勘定は、これらの個別のシステムのデータに依存しています。会計ソフトウェアとの信頼できる結びつきがなければ、重要なアイテムが隙間から落ちる可能性があります。
これは、この大きな問題の小さな図です。たとえば、$ 20,000の注文が11月30日に完了し、12月1日に発送されたとします。配達チケットに基づいて、経理部門は12月1日にクライアントに$20,000を正しく請求します。
11月の財務を完了するために、CFOは、11月30日の時点で完了したが出荷されていないショップの仕事のリストを生産監督者に求めます。残念ながら、生産監督者は11月に誤って20,000ドルの仕事を「出荷済み」とマークしました。別のデータベースで30。 CFOに提供されるリストには、この20,000ドルの仕事は含まれていません。仕事はひび割れを通り抜けました。
仕事の費用は11月なので、11月の業績は悪くなりますが、収入は12月です。監督者の報告は状況を修正したであろうが、報告は不正確であった。 12月の財務も、2万ドルの純利益が前倒しされているため、正しくありません。
この例は氷山の一角です。複数のデータベースは、人件費から仕掛品在庫、売掛金、買掛金に至るまで、あらゆる面でエラーや不正確さをもたらす可能性があります。
理想的なソリューションは、経理と運用の両方のニーズを満たす最高のERPシステムです。多くの場合、それは不可能であるため、プランBは、経理、運用、およびIT間の広範なコラボレーションです。そのグループの使命は、運用ソフトウェアから会計ソフトウェアに正確なデータを取得するための信頼できる方法を開発することです。ソリューションは必ずしもデータリンクではありません。それは、亀裂から何も落ちないようにする自動化されたプロセスである可能性があります。プロセスは人間の能力に依存するべきではありません。
この記事のすべてのポイントの中で、これは最も難しいかもしれません。これは財務の正確性に対する最大の脅威の1つであり、問題を解決するための「簡単なボタン」はありません。
5つ以上の数字を手で入力する必要がある場合は、より良い方法を見つけてください 。このモットーは常に達成できるとは限りませんが、それは良い目標です。
会計ソフトウェアは、次のような巨大なマシンのようなものです。
そのプロセスのすべてのステップは、財務部門が意味のあるレポートの分析に時間を費やすことができるように、可能な限り自動化する必要があります。
現在利用可能なフィンテックソリューションを使用すると、データ入力をほぼ完全に自動化できます（たとえば、オンライン会計ソフトウェアにリンクされた銀行やクレジットカードのフィードを介して）。給与処理やレポート作成などの複雑なプロセスでも、完全に自動化またはアウトソーシングできます（Gusto給与など）。
重要な警告：自動化はすべきではありません トランプの意味のある報告。
この警告の例を次に示します。データ入力を完全に自動化できるが、正確なジョブコストレポートを作成できない洗練されたオンライン会計ソフトウェアプログラムがあるとします。あなたが仕事志向の会社であるならば、そのようなソフトウェアに切り替えることはお勧めできません。
それでも、劇的な変化なしに合理化する機会がしばしばあります。多くの会計士は完璧主義者です。彼らは実験よりも快適なルーチンを好みます。会計プロセスは非効率的で手動になる傾向があります。
ビジネスオーナーとして、経理スタッフと一緒に座って、彼らが何をしているのかを見ることができるかどうか尋ねることは洞察に満ちているかもしれません。あなたは会計について多くを学び、おそらく本当にプロセスを助けるでしょう。あなたが幼稚園にいると想像してみてください（おそらくあなたはふりをする必要さえありません！）そして彼らが各ステップに質問するのを元気よく助けます。特に時間のかかる手順を合理化するために必要なリソースを尋ねます。
財務分析と計画に費やされるお金は、一般的によく使われるお金です。非効率的なデータ入力に費やされたお金は単に無駄になります。
私は最近、この重要な点の2つの例を目撃しました。 1つ目は、最初に参照した会社で、適切な個別原価計算システムがないためにほとんど倒産しました。
もう1つの例は、逆風に直面し、お金を失い始めた、成功した製造/小売企業の組み合わせでした。過去には、彼らは良い原価計算システムなしで利益を上げていました。しかし、逆風が来たとき、彼らは確かな生産データを持っておらず、会社の製造側を閉鎖するという主観的な決定を下すことになりました。
彼らの気持ちが間違っていて、製造側が利益の中心だったとしたらどうでしょうか。その場合、良い報告の欠如は、何年にもわたる潜在的な利益を失うという悪い決定につながりました。植物が本当にお金を失っていたらどうなるでしょうか？その場合、適切な報告により、プラントはより早く閉鎖され、重大な損失を免れる可能性があります。
効果的なプロジェクトのコスト計算には、ソフトウェア以上のものが必要です。優れた原価計算手順は常に生産を遅らせます。つまり、トップマネジメントがイニシアチブをサポートする必要があります。一部の所有者/管理者は、適切な原価計算を求めていると主張していますが、それによって生産性が低下していることに気付くと、決意を失います。
優れたソフトウェアとともに優れた管理が鍵となります。ほとんどのティア1および2のERPシステム（特に業界固有のプラットフォーム）は、プロジェクトのコストを非常にうまく処理します。ただし、下位のソフトウェア層では、プロジェクトのコスト計算機能が不十分になる傾向があります。 WaveやFreshBooksのような広く使用されているプログラムの中には、プロジェクトのコストをまったく提供していないものがあります。他のプログラムはそれを提供すると主張していますが、機能は弱いです。
エントリーレベルの分野でプロジェクトの原価計算機能を探している場合は、次のプログラムを検討してください。
プロジェクトの原価計算を盲目的に実行することは、費用のかかる間違いです。プロジェクトや製造されたユニットのコストを知らない会社は、運命の企業である可能性が高いです。これは、会社が規模を拡大することを意図している場合に特に当てはまります。
私は、税務業務を最低コストで交渉しなければならない商品と見なしている事業主の数に驚いています。優れた税務専門家の価値を認識している事業主でさえ、大きな、さらには巨大な決定を下す前にアドバイスを求めることを忘れがちです。
私は税務申告者ではありませんが、以前はそうだったので、この点について少し知っています。確かに、サービスの正当性をほとんど提供していない高価な税務会社があります。これは、適度に収益性の高い、現金ベースの所有者タイプのビジネスに特に当てはまります。そのような場合に存在する計画の機会は、計画の高コストによって相殺される可能性があります。
しかし、ほとんどの企業は、税務顧問に投資しないことで自分自身を傷つけることになります。彼らはこの考え方に対して次の2つの方法のいずれかで支払います。
戦略を通じて付加価値を提供する税理士に割増料金を支払う用意があります。一部の起業家は、この追加の価値を望んでいますが、それに対してお金を払うことを望んでいません。余分なコストは信じられないほどの投資収益率になる可能性があるため、これは間違いです。少なくとも、銀行家、投資家、または将来の買い手が信頼できる正確な納税申告書がビジネスにあります。それだけでも大いに価値があります。
この点は、おそらく会計に最も多くのお金を直接浪費する最も簡単な方法です。私はこれを私の最初のソフトウェア移行の1つで難しい方法で学びました。移行は最終的に失敗し、ソフトウェアの償却額は20,000ドルになりました。総費用は、内部リソースの費用を追加して機会を失った場合の2倍になる可能性があります。
その経験は、いくつかに比べてマイナーです。失敗したERP実装に数百万ドルが浪費されたという話があります。私は、ERP実装訴訟に失敗したクライアントやソフトウェア会社を支援することに専念する部門を持っているコンサルティング会社を少なくとも1社知っています。
ERPシステムの図。出典：WayZコンサルティング
これらのホラーストーリーに共通するものは何ですか？計画の欠如。
適切な計画には、次のことを確認することが含まれます。
これらのポイントは、ティア1または2のERPシステムを実装している企業を対象としていますが、QuickBooks、Xero、Sageなどのエントリーレベルのパッケージにも適用できます。
決して、気まぐれで大きなソフトウェアの決定を下すことはありません。私が参加した中で最も成功した実装には、ソフトウェア選択コンサルタントが関与しました。このコンサルタントは、ソフトウェアの選択を支援するために25,000ドルを支払われました。 ERPシステムのために組織を準備します。これは、私の失敗例のソフトウェアの全コストを上回っています。しかし、最終的には、私が見たどの実装よりもおそらく目標を達成した実用的なソフトウェアができました。
この点を取り巻く「ハウツー」ステップは、この記事の範囲を超えています。しかし、はっきりさせておきます。信じられないほどの金額を浪費する最善の方法の1つは、ソフトウェアに関する迅速な意思決定を行い、事前の調査と計画を回避することです。
この点は若く見えるかもしれませんが、そうではない理由はここにあります。ほとんどの起業家は、ビジネスの運用面を非常によく理解しています。運用担当者がうまくいっていないときはすぐにわかります。
経理面では、それほど簡単ではありません。経理を理解していない場合、管理者または簿記係が有能でないかどうかをどのように判断できますか？
その上、会計状況にアプローチするためのいくつかの合法的な方法がしばしばあります。金融の専門家が他の専門家のやり方に批判的であるのはよくあることだと思います。多くの場合、その「物事のやり方」は完全に受け入れられますが、最初の専門家はそれを評価するのに十分なオープンマインドではありません。
では、起業家は会計士が有能かどうかをどのように判断できますか？
謙虚という言葉を強調します 。あなたのスタッフの外部の専門家の批評を持っていることは非常に敏感かもしれません。アウトソーシングされたCFOは、過失を見つけて自分の価値を証明する必要性を感じている人であってはなりません。また、CFOは、最高レベルのスタッフよりも明らかに経験豊富である必要があります。平等をもたらすことは単に機能しません。
レビューを行うCFOは、批評する前に、その操作を完全に理解している必要があります。私の最初の反応は、経理チームの非効率性と非効率性に対する不信感でしたが、さらに調査したところ、思ったほど遠くないことに気づきました。
私は、本が完全な災害であった小さな建設会社に簡単に相談しました。彼らはその仕事をするために簿記会社を雇い、明らかにチームの非常に貧しいメンバーを受け入れました。とてもひどいので、おそらく最善の選択肢は単に最初からやり直すことだと提案しました。
不幸な所有者は、無能な援助自体の費用、混乱を修正するための費用、および不正確な情報の機会費用を持っていました。残念ながら、所有者が自分に重大な問題があることに本当に気付いたかどうかはわかりません。
このアプローチでは、2つの方法でお金を無駄にします。
このポイントは、ポイント8のコンパニオンです。有能なヘルプを採用することの一部は、会計機能を尊重して扱うことです。あなたとあなたの経理チームがデータ入力を最小限に抑え（ポイント4を参照）、財務計画とデータ分析を最大限に活用することに興奮すると、利益センターの概念が活気づき、スタッフは力を与えられたと感じます。
先延ばしがお金を浪費する方法は少なくとも3つあります。
完璧な人は誰もいませんが、適切に実行されたオペレーションは、物事を時間通りに正しく行うためにリソースを割り当てます。一方、先延ばしをする人は、先延ばしの習慣を養うために実際のお金を支払います。
この記事は、会計とブロッコリーを比較することから始まりました。あなたにとっては良いことですが、ひどく不快です。
そのようにする必要はありません。会計に適切なアプローチをとる会社は、それが刺激的な利益の中心になり得ることに気付くでしょう。それが現実になると、会計の「あなたにとって良い」部分が良くなり、不快な部分がなくなります。
ブロッコリーでも同じことができる人がいたら教えてください！