ファイナンシャルアドバイザーとして、あなたはあなたのクライアントの信頼に依存しています。この信頼を維持するために、あなたは彼らの個人情報を安全に保つことができなければなりません。
残念ながら、サイバーセキュリティ攻撃が増加しています。 2017年には1670万人以上の個人情報詐欺の被害者が出ており、クライアントは自分の個人情報を悪意のある人の手に渡さないようにすることができるアドバイザーを評価する十分な理由があります。クライアントのデータを安全に保つことが可能です。ただし、慎重な計画と細部への注意が必要になります。
クライアントのデータを保護する1つの方法は、暗号化ソフトウェアを使用することです。ソフトウェアを使用して、電子メール、共有ファイル、およびその他の機密情報のソースを暗号化できます。
一部の州では、すでにファイナンシャルアドバイザーに暗号化ソフトウェアの使用を義務付けています。マサチューセッツ州、カリフォルニア州、ネバダ州は、現在、クライアントを特定できる個人情報を暗号化するようにファイナンシャルアドバイザーに要求している州のいくつかです。お住まいの州で個人を特定できる情報を暗号化する必要がない場合でも、暗号化することが重要です。
さまざまな理由で暗号化ソフトウェアを避けている可能性があります。テクノロジーに慣れていないか、古いクライアントを混乱させたくない場合があります。あるいは、暗号化のコストが高すぎるように思われるかもしれません。ただし、これらの理由が邪魔になることはありません。暗号化ソフトウェアは、過度に複雑にする必要はありません。自分でインストールする準備ができていない場合は、専門家を雇ってください。また、このサービスのコストが法外に高いと思われる場合は、データ侵害のコストを考えてみてください。最悪のシナリオが発生した場合、暗号化ソフトウェアをインストールするよりも、データ侵害をクリーンアップする方が時間と費用がかかることはほぼ間違いありません。
暗号化は、ハッカーの詮索好きな目から機密情報を隠すことによって機能します。通常、プレーンテキストデータを一見ランダムな文字に変換する複雑なアルゴリズムが含まれます。特別なキーがないと、復号化することはほとんど不可能です。ソフトウェアキーを持っているので、データは正常に表示されます。ただし、ソフトウェアキーを持っていない人は、データを解読できません。
今日の市場では、ほとんどの場合、データを保護するために少なくとも128ビットのキーを使用しています。 256ビットなどのより高度な暗号化を使用するものもあります。数値が大きいほど、提供される保護が強化されます。
多くの人が、暗号化のニーズのためにサードパーティが提供する安全なクライアントポータルに目を向けています。これにより、ハッカーが潜んでいることを恐れることなく、あなたとあなたのクライアントの両方がデータにアクセスするための安全な場所が作成されます。このルートを選択する前に、さまざまなベンダーを調査する必要があります。クライアントのニーズだけでなく、自分のニーズにも合ったソリューションを見つけてください。さまざまなサイバーセキュリティベンダーを調査するときは、セキュリティ対策について質問してください。提供できるセキュリティが高いほど、クライアントのデータはより適切に保護されます。
暗号化は、さまざまなデータソースを保護するために使用できます。あなたとあなたのクライアント、データ、電子メール、保存されたファイル、およびその他の個人情報のソースにアクセスするために使用されるブラウザとの間の通信を暗号化することを検討してください。基本的に、ファイルにクライアントのデータが含まれている場合は、暗号化を検討する必要があります。
暗号化は、ファイナンシャルアドバイザーにとって不可欠なツールです。ただし、データ収集を事前に検討することで、暗号化の必要性を減らすことができます。暗号化する回数が減ると、時間とお金を節約できる可能性があります。さらに、保護するデータが少ないほど、クライアントデータを悪意のある人から保護する負担が軽減されます。
クライアントの個人銀行口座のすべての詳細が必要になる可能性がありますが、実際に必要な他の情報について考えてみてください。一部の情報は役立つ場合がありますが、サービスを実行するために完全に必要なわけではありません。
現在クライアントから収集しているデータを見てください。リストを実行して、何かを削除できるかどうかを確認します。実際に使用するデータと、めったに使用しないデータについて考えてください。最初の情報収集プロセスからアイテムを削除しても、必要に応じて後日その情報を取得できないという意味ではありません。むしろ、近い将来に使用しないデータを保護する負担がないことを意味します。
データが将来的に関連するようになった場合は、後でいつでもデータを要求できることを忘れないでください。
データ保護の責任は、IT部門だけにあるわけではありません。適切な暗号化ソフトウェアをすべてインストールして定期的に更新している場合でも、データ侵害が発生する可能性があります。実際、多くのデータ侵害は人為的ミスの結果であり、暗号化の内訳ではありません。
2018年の調査によると、米国でのすべてのデータ侵害の25％以上は、不注意またはユーザーエラーが原因でした。クライアントのプライバシーを保護するための手順に関する従業員のトレーニングを通じて、これが発生するのを防ぐのに役立ちます。クライアント情報を安全に処理するために必要なツールを従業員に提供することが重要です。また、クライアント情報を正しく処理することが重要である理由を従業員に知らせることもお勧めします。データ漏えいのコストは、あなたとあなたのクライアントの両方にとって経済的に壊滅的なものになる可能性があります。
従業員に必須のトレーニングを作成することは、従業員を教育するための最良の方法です。会社のトレーニングプログラムを開発するときは、プライバシーとセキュリティの要件について幅広い知識を持つ従業員がクライアントデータをより適切に保護できることを考慮してください。より多くの知識があれば、侵害を防ぎ、システムの侵害を認識する準備が整います。また、クライアントデータとより緊密にやり取りする従業員向けのより専門的なトレーニングも検討する必要があります。
社内のデータ管理のベストプラクティスを従業員に教えます。暗号化キーを適切に処理するためのすべての手順を提供します。なりすまし犯罪者の詮索好きな目からクライアントデータを保護することがいかに重要であるかを彼らに知らせてください。暗号化ソフトウェアの基本を理解して、潜在的な侵害をすばやく発見できるようにします。各従業員がクライアントデータの保護に責任があることを彼らに思い出させてください。各従業員に個人的な責任感を植え付け、データ保護を成功させるために必要なツールを従業員に提供します。
また、トレーニング中に従業員が学んだことのマニュアルを作成して、必要に応じて参照できるようにすることもお勧めします。この情報のハードコピーは、従業員が仕事でデータ処理の質問に遭遇したときに貴重なリソースとして役立ちます。また、時間の経過とともに変化する可能性があるため、従業員がデータ処理の最良の方法について最新の状態に保つための定期的なトレーニングを検討してください。四半期または年次のトレーニングには、暗号化ソフトウェアの更新とデータ処理手順の変更を反映する必要があります。
どれだけ計画しても、データ侵害の可能性は常に存在します。暗号化ソフトウェアがより堅牢になるにつれて、犯罪者は進化し続けるサイバーセキュリティ慣行を弱体化させようと努めています。
データ泥棒には、その永続性の正当な理由があります。データは、市場で最も価値のある商品の1つです。盗まれた個人情報を使用すると、犯罪者は被害者の個人的な財政に大混乱をもたらす可能性があります。
残念ながら、データ侵害は毎日ますます一般的になっています。会社でデータ侵害が発生した場合にクライアントを保護できるように、緊急時の計画を立てることが重要です。
IT部門またはサイバーセキュリティ機関と協力して、盗まれたデータを回復および復元するための計画を立てます。この計画では、潜在的なデータ侵害を修正するためにすぐに行動できるようにする必要があります。データ回復手順の詳細、クライアントに違反を認識させる方法、および影響を受けるクライアントを補償するための手順を含める必要があります。また、サイバーセキュリティ保険への投資も検討する必要があります。補償範囲によっては、この保険プランは、クライアントの回復と補償の費用をカバーするのに役立つ可能性があります。サイバーセキュリティの大惨事の場合、緊急計画は会社を軌道に乗せるのに役立つ可能性があります。
データ漏えいは、ファイナンシャルアドバイザーにとって脅威です。暗号化、適切な従業員トレーニング、および緊急時計画の確立の重要性を過小評価することはできません。今日の企業に強力なサイバーセキュリティプロトコルを実装することで、クライアントのデータの長期的なセキュリティを確保するのに役立ちます。
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