多くの組織は、別の職場モデルを計画したり順応したりする時間がなく、リモートワークに適応したため、2020年にプレイブックを作り直す必要がありました。この移行を行う際に多くの企業が直面する障害は、対面式の会議を仮想環境に調整することです。
対面式の会議形式が仮想環境にうまく移行するとは限りません。ビデオ会議は対面式の会議に近いものですが、この形式で出席者の注意と関与を維持することは難しい場合がよくあります。遠隔地の職場では、対面式の会議の多くは必要性が低く、効果的ではありません。
リモートワークへの移行は、会議の戦略を検討するのに最適な時期です。オフィス環境では、会議がデフォルトになります。1時間メールをやり取りするよりも、同僚に15分間オフィスに立ち寄って何かを理解させる方が簡単です。仮想会議のスケジュールを立てるのは難しく、同僚のワークフローを中断しているかどうかを知るのも難しくなります。
意図的な思考と意図的な行動により、チームの会議の慣行を調整して、新しい仮想の通常に合わせることができます。開始する3つの方法は次のとおりです。
引っ越しをするときは、使わなくなった持ち物をすべて査定し、家を掃除する時間として利用します。同じことが会議にも当てはまります。最初にカットする必要がある会議は、参加するすべての人に価値を提供しない会議です。
特に遠隔地で、各会議の目的とそれが達成されているかどうかを考えると役立ちます。アイデアをブレインストーミングする必要がある場合、または中核企業の焦点について重要な議論を行う必要がある場合は、会議が最善の選択肢となる可能性があります。ただし、全員が参加するわけではない会議を開催する人が多すぎるため、話し合った情報が異なる方法で配布される可能性があります。
ズーム疲労は最近人気のある用語になりました。これには理由があります。人々は一日中ビデオ通話に参加するエネルギーがありません。基本的なルールとして、仮想会議はおそらく実際の半分の長さである必要があります。
会議を短くするのに役立ちますが、1人の人が長時間途切れることなく話していることがないようにすることも重要です。そうでなければ、それは会議ではなく、独白であり、従業員は必然的に聞くのをやめます。
同様に、マネージャーと直属の部下の間の会議の適切なリズムを検討することは有用です。オフィスでは、マネージャーが直属の部下に参加して、毎朝コーヒーを飲みながら15分間チェックインしたり、週に1回1時間の会議を開いたりする場合があります。仮想チームを率いるときは、これらの会議を削減して統合する方がよい場合があります。これは、プロジェクト時間の従業員のスケジュールをクリアし、ビデオハングアウトの疲労を増やさないようにするのに役立ちます。
ビデオ会議により、人々は仮想の職場で完全にインタラクティブな会議を開くことができます。ただし、それはまた、自己満足、誤解を招くマネージャー、およびリーダーを、直接会うアプローチを取り、単にオンラインに転送できると考えさせる可能性があります。
組織にとって最も時間を浪費する会議は「更新会議」です。更新会議は、多くの場合、メモや共有のPowerPointデッキから、1人または少数のスピーカーが大量の情報を読むときに行われます。これらの会議では、話し合いや双方向性はほとんどなく、特に遠隔地では、貴重な時間の無駄のように感じることがよくあります。
情報が重要である場合でも、更新会議では、チームメンバーが限定的な注意を払うような乾燥した方法でコンテンツが表示されます。チームを常に把握し、人々に説明責任を負わせるためのより良い方法があります。
これらの戦術の1つはメモシステムであり、最近ではAmazonCEOのJeffBezosによって普及しました。アマゾンでは、ベゾスはチームメンバーに各会議の前に書面によるメモを作成するように要求しています。このメモは、議論のための背景資料と関連情報を提供します。その後、会議の開始時にすべての参加者にメモが配布され、ディスカッションが始まる前に、全員が時間をかけて関連情報を個別に読みます。
このシステムをリモート環境向けに変更しました。会議の前にメモが送信され、従業員はメモについて話し合う準備ができて到着することが期待されます。このメモにより、会議に必要な時間が少なくとも半分に短縮され、生産性とエンゲージメントが大幅に向上します。
よりニュアンスが必要なトピックについては、会議を非同期または一方向のビデオに置き換えることを検討してください。複雑な質問に答えたり、同僚に詳細な説明をしたりする必要がある場合は、数分かけて、回答を確認したり、最新情報を共有したりする自分のビデオを録画することを検討してください。これはメールよりも個人的なものであるだけでなく、より明確です。トーンやボディランゲージなどの重要な事項が確実に返信に含まれるようにします。非同期ビデオは、送信者と受信者の両方にとって、会議よりも時間がかかりません。
真実は、仮想会議はまったく別のゲームです。ただし、不要な会議の制限、非同期ビデオの使用、メモシステムの試行、および開催中の会議の短縮に重点を置く場合は、リモート環境で世界クラスの会議を開催できます。